«Відпустка для матусі»: заповнюємо форму №Д4 без проблем

Заповнювати та подавати щомісячний звіт за формою № Д4 мають страхувальники. Серед них багато роботодавців, у яких особи працюють за трудовим договором. Допомогу по вагітності та пологах і період такої відпустки в такому разі вони вказують у таблицях 1, 5 і 6. Водночас про нараховані декретні мають звітувати також і військові частини та органи, які виплачують грошове забезпечення, — для цього вони запов­нюють таблиці 4, 5 і 6. Подамо цю інформацію на рис. 1.

На практиці найбільше запитань виникає із заповненням персоніфікованих даних щодо працівниці-декретниці, які ви відображаєте в таблицях 5 і 6.

Тому далі розповімо про їх заповнення більш докладно.

Заповнюємо таблицю 5

У таблиці 5 форми № Д4 ви показуєте період початку або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

У місяці виходу в декрет У місяці, в якому працівниця йде у відпустку у зв’язку з вагітністюта пологами, заповнюєте один рядок. У ньому зазначаєте:

• у графі 10 «дата початку» — перший день відпустки.

У місяці закінчення декретної відпустки 

У місяці, в якому у працівниці закінчується відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (минув 126, 140, 180 день відпустки з урахуванням листка непрацездатності, виданого на продовження відпустки), заповнюєте на працівницю один рядок. У ньому зазначаєте:

• у графі 7 — «5»;
• у графі 10 «дата закінчення» — дату останнього дня відпустки.

Якщо працівниця після цього виходить на роботу або використовує дні щорічної відпустки, то в таблиці 5 більше інших рядків не заповнюємо.

А ось якщо працівниця відразу піде у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (далі — відпустка до 3 років), необхідно заповнити ще один рядок:

• у графі 7 — «6» («особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»);
• у графі 10 «дата початку» — перший день відпустки до 3 років.

Інформацію про закінчення відпустки до 3 років вам потрібно показати в таблиці 5 форми № Д4 за місяць, на який припадає останній день цієї відпустки. Для цього заповніть окремий рядок, у графі 7 якого вкажіть «6», а у графі 10 «дата закінчення» — дату останнього дня відпустки до 3 років (день триріччя дитини, якщо працівник його повністю використав).

Аналогічно заповнюєте таблицю 5 і у випадку, якщо працівник використовує відпустку для догляду за дитиною до досягнення 6 років за медичним висновком. Але в такому разі у графі 7 вказуєте не «6», а «4» («особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку»).

 Приклад 1. Працівниця принесла листок непрацездатності, що підтверджує декретну відпустку на 126 календарних днів з 06.01.2014 р. по 11.05.2014 р. У травні 2014 року вона принесла ще один листок непрацездатності на продовження періоду декретної відпустки на 14 календарних днів (з 12.05.2014 р. по 25.05.2014 р.). Також у травні працівниця написала заяву з проханням надати їй відпустку до 3 років з 26 травня 2014 року.

У цій ситуації вам необхідно відобразити інформацію про працівницю в таблиці 5 за січень (рис. 2) і травень 2014 року (рис. 3).

ЗАПОВНЮЄМО ТАБЛИЦЮ 6

Заповнюєте кілька рядків 

У таблиці 6 форми № Д4 допомогу по вагітності та пологахрозбиваєте за місяцями, на які вона припадає. Для цього необхідно керуватися п.п. 1 п. 4.3 Інструкції № 455. І потім заповнюєте стільки рядків, на скільки місяців припадає відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами.

Крім цього, у звіті окремим рядком ви маєте відобразити зарплату та/або лікарняні за місяць, у якому працівниці надано декретну відпустку (якщо працівниця перед відпусткою працювала та/або хворіла).

Графа 9 У графу 9 вписуєте код з додатку 2 до Порядку № 454.

 Таблиця 1. Коди для заповнення  графи 9 у рядках з декретними

Код для графи 9	Характеристика декретниці
42	Якщо працівник підприємства, установи — неінвалід
43	Працівник підприємства, установи єінвалідом
44	Працівники всеукраїнських організацій інвалідів (УТОГ, УТОС)
45	Працівники-інвалідив громадських організаціяхінвалідів

Графи 10, 13, 14 у рядках з допомогою по вагітності та пологах не заповнюєте.

Графа 11 Вкажіть місяць, на який припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами після поділу згідно з п.п. 1 п. 4.3 Інструкції № 455.

Графа 15 Показуєте календарні дні трудових відносин з роботодавцем. При заповнен­ні цієї графи пам’ятайте про такі постулати:

• якщо у звітному місяці на працівника, крім рядків з декретними виплатами, є ще рядок із зарплатою, то графу 15 заповнюєте один раз за рядком із зарплатою (приклад див. на рис. 4);
• якщо за місяць нараховано лише лікарняні та допомогу по вагітності та пологах, то графу 15 заповнюємо один раз за рядком лікарняних;
• якщо за місяць нараховано зарплату, лікарняні та допомогу по вагітності та пологах, то графу 15 заповнюємо один раз за рядком зарплати;
• якщо за місяць нараховано тільки допомогу по вагітності та пологах, то графу 15 заповнюємо за рядком допомоги. У такому разі графа 15 = графа 16. Аналогічно й щодо рядків з допомогою за майбутні місяці відпустки — зазначайте кількість днів відпустки (графа 15 = графа 16).

Графа 16 Вкажіть календарні дні декретної відпустки. У рядках з допомогою за майбутні місяці відпустки графа 15 = графа 16.

Графа 17 Впишіть суму допомоги за кожен місяць після того, як розділите за місяцями згідно з п.п. 1 п. 4.3 Інструкції № 455 без застосування максимальної величини доходу (17 ПМПО).

Графа 18 Вкажіть суму допомоги, наведену у графі 17, але в межах максимальної величини доходу — 17 ПМПО. Розмір 17 ПМПО у 2014 році становить:

у січні — лютому — 20 706 грн;

у липні — вересні — 21250 грн;

у жовтні — грудні — 22117 грн.

При заповненні цього рядка не забудьте:

• максимальну величину при нарахуванні єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ) до допомоги застосовуєте окремо за кожний місяць (після того, як її розподілили між місяцями, на які припадають дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами);
• враховуйте черговість включення виплат у межах максимальної величини. А тому, якщо за місяць, зазначений у графі 11, нараховано не тільки декретні, а й (1) зарплату та/або (2) винагороду за договорами цивільно-правового характеру, та/або (3) допомогу у зв’язку з хворобою, то декретні в цьому ланцюжку включайте в останню чергу. Якщо за місяць нараховано суму допомоги з тимчасової непрацездатності та допомогу по вагітності та пологах, то спочатку ЄСВ нараховується на допомогу з тимчасової непрацездатності і тільки після в межах 17 ПМПО — на декретні.

Графа 19 Вказуйте утриманий з суми допомоги ЄСВ за ставкою 2 %.

Графа 20 Впишіть «1», якщо працівниця працює у вас на основному місці роботи, і  «0» — якщо вона сумісник.

Графа 21 Впишіть «1», якщо працівниця працює у вас на посаді зі спецстажем. У цьому випадку на неї ще потрібно заповнити таблицю 7. В інших випадках тут проставляється «0».

Графа 22 Впишіть «1», якщо працівниця працює у вас на новому робочому місці. В інших випадках тут проставляється «0».

 Приклад 2. Продовжуючи приклад 1 (с. 34), покажемо, як заповнити таблицю 6 за січень (рис. 4) і травень 2014 року (рис. 5).

 Дані для заповнення таблиці 6 наведено в табл. 2. У січні 2014 року, крім допомоги працівниці, нараховано зарплату в сумі 200 грн, з якої утримано ЄСВ в розмірі 7,2 грн.

Головнi тези

• Із 01.07.2013 р. на суму допомоги по вагітності та пологах нараховуйте ЄСВ.
• У формі № Д4 інформацію про відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами і суму допомоги необхідно відображати в таблицях 1, 5 і 6. А якщо нарахування здійснює військова частина (інші органи, що виплачують грошове забезпечення), вони заповнюють таблиці 4, 5 і 6.
• У таблиці 5 відображаєте дату початку або дату закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
• У таблиці 6 у місяці виходу у відпустку суму допомоги вказуйте в розрізі місяців, на які припадає відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. Якщо відпустка буде продовжена на 14 календарних днів, відображаєте таке нарахування в таблиці 6 за місяць, коли працівниця надала другий листок непрацездатності.