А ви правильно документуєте прогул?.. Вчимося робити це професійно

Вікторія Змієнко, головний редактор

 

Дуже важливо належним чином задокументувати прогул! Щоб звільнити працівника, самого факту прогулу недостатньо. Роботодавцю слід запастися необхідними доказами, які підтверджують відсутність працівника на роботі протягом певного періоду часу (більше 3 годин). Тож важливо правильно і належним чином усе зафіксувати — так би мовити, зафільмувати.

У статті «Звільнення за прогул: робочі нюанси» на с. 28 ми детально розглянули процедурні питання звільнення за прогул. Підставою для такого звільнення є п. 4 ст. 40 КЗпП*. Саме на цю норму посилайтеся у наказі про звільнення (див. дію 3) та у трудовій книжці (див. дію  5 та рис. 6).

Покроково покажемо, як задокументувати прогул та за необхідності довести таке порушення до звільнення за п. 4 ст. 40 КЗпП.

Дія 1 — виявіть та зафіксуйте факт відсутності Такі обставини зазвичай можна документувати у:

• доповідній записці (службовій записці), яку складе безпосередній начальник працівника на ім’я керівника підприємства (установи, організації) про те, що працівника немає на роботі (на території підприємства, установи) (див. рис. 1);
• акті про відсутність працівника на роботі (див. рис. 2). Для його складення рекомендуємо створити комісію у складі не менше 3 осіб. Залучіть до неї безпосереднього начальника працівника, кадровика та інших осіб.

До цих документів можна долучити інші докази прогулу. Наприклад, дані з журналу, у якому працівник фіксує час свого приходу на роботу і виходу з неї (дані електрон­ної систему пропуску). Також можуть бути долучені дані сторонніх організацій (авіакомпаній, залізниці тощо).

Дія 2 — коли з’явиться працівник, затребуйте у нього пояснення Нехай працівник письмово пояснить причину своєї відсутності (опише ситуацію у довільній формі). Якщо він відмовляється це зробити, то:

по-перше, зверніться до нього письмово з проханням надати пояснення — нехай комісія чи особисто кадровик складе повідомлення (прохання) надати письмові пояснення про причину відсутності на роботі ( див. рис. 3);

по-друге, задокументуйте те, що працівник не хоче давати письмові пояснення, — нехай комісія складе акт про ненадання працівником письмових пояснень. Якщо при цьому прогульник усно пояснює, чому він не був на роботі, — занесіть ці причини до акта (див. рис. 4).

Дія 3 — керівник приймає рішення про дисциплінарне стягнення за прогул Оцінивши причину прогулу поважною, керівник може винести працівнику догану або звільнити його за п. 4 ст. 40 КЗпП. Таке рішення оформляйте наказом (розпорядженням) керівника. У наказі про звільнення обов’язково вкажіть дату, коли здійснено прогул, час і докази, що підтверджують це. За необхідності погодьте звільнення з профспілкою та іншими органами (див. с. 28). Наказ про звільнення можна скласти як у довільній формі, так і за типовою формою № П-4.

Дія 4 — зафіксуйте прогул у табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5) Досить часто на практиці кадровики припускаються помилки і не проставляють пропущений час у табелі — відображають його як фактично відпрацьований, а бухгалтерія за цей час нараховує зарплату. А потім при розбиранні діла у суді виявляють таку помилку. І вона може бути використана при розгляді справи судом для обґрунтування того, що прогулу насправді не було, а значить, — звільнення незаконне! Тож будьте уважні — не нехтуйте цим етапом.

Табелюйте час прогулу (години та хвилини) познач­кою «ПР» (24). Приклад див. на рис. 5.

Дія 5 — у день звільнення видайте працівникові трудову книжку Як заповнити її у разі звільнення за прогул показано на рис. 6.