Останні віяння: скорочуємо штат працівників — процедура, правила

Одним із заходів економії бюджетних коштів є скорочення кількості працівників. Найближчим часом мають скоротити чисельність працівників МВС, СБУ, УДО, органів прокуратури. Можливі скорочення чисельно­сті працівників центральних органів влади, місцевих держадміністрацій (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 15/2014, с. 4). Враховуючи такі тенденції, ми розповімо, як правильно здійснити процедуру скорочення чисельності працівників. Пам’ятайте про важливість дотримання процедури скорочення. Інакше вам не уникнути трудових спорів і подальших поновлень звільнених працівників.

ЩО РОБИТИ, КОЛИ ПОТРІБНО СКОРОТИТИ ШТАТНУ ЧИСЕЛЬНІСТЬ ПРАЦІВНИКІВ?

У кожної установи є свої документи, які послужили або послужать підставою для проведення процедури скорочення чисельності працівників.

У КЗпП для цього випадку передбачено окрему підставу для звільнення — п. 1 ст. 40. Згідно з цією нормою звільняють працівників у разі змін організації виробництва і праці, у тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників.

Звільнення на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП кваліфікується як звільнення з ініціативи роботодавця.Тому воно мало кого з працівників втішить. Безумовно, більшість працівників будуть не згодні з тим, що саме їх хочуть позбавити роботи. А тому не виключено, що будуть такі, які оскаржать це рішення в суді. Тому вам важливо чітко дотриматись усіх вимог законодавства, щоб потім не було трудових спорів зі звільненими працівниками.

Кожен крок оформлюйте письмово. Не лінуйтеся скласти зайвий документ, який фіксуватиме ваші законні дії при такому звільненні. Є смішний, але актуальний для даного випадку вислів: «Без папірця ти  — комашка».

Радимо в такій ситуації чітко дотримуватися вимог законодавства і кожен свій крок підкріплювати документальними свідченнями.

ЕТАП 2. СКЛАДІТЬ СПИСОК ПРАЦІВНИКІВ, ЯКИХ ПЛАНУЄТЕ ЗВІЛЬНИТИ

На цьому етапі необхідно відібрати конкретних людей, яких плануєте звільнити у зв’язку зі скороченням чисельності. Тут ви виходите зі змісту розпорядчих документів вищого органу (якщо вони є) та цілей і завдань вашої установи. Але перш ніж звільняти конкретних працівників, вампотрібно врахувати такі важливі моменти (див. на рис. 2, с. 22):

Момент 1 — деякі категорії громадян у цій ситуації взагалі не можна звільняти.

Момент 2 — при однакових умовах є працівники, яким ви повинні віддати перевагу і саме їх залишити працювати.

Пам’ятайте, що осіб молодших 18 років можна звільнити тільки за наявності згоди районної(міської) служби у справах дітей і з обов’язковим праце­влаштуванням (ст. 198 КЗпП).

 ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Роботодавець має право в ме­жах однорідних професій і посад провести перестановку (перегрупування) працівників. Це допускається виключно для збереження більш кваліфікованого працівника, посада якого скорочується. Його можна перевести за його згодою на іншу посаду. При цьому ви звільняєте з такої посади менш кваліфікованого працівника на підставіп. 1 ст. 40 КЗпП (ч. 4 п. 19 постанови № 9).

ЕТАП 3. ПЕРСОНАЛЬНЕ ПОВІДОМЛЕННЯ ПРАЦІВНИКА ПРО МАЙБУТНЄ ЗВІЛЬНЕННЯ

Не пізніше ніж за 2 місяці до звільнення (можна раніше) ви зобов’язані персональноповідомити кожного працівника про звільнення (ч. 1 ст. 492 КЗпП). Наша порада зробити це письмово, наприклад, так:

• оформіть наказ (розпорядження) або окремий документ, назвавши його повідомленням про майбутнє звільнення (приклад див. на рис. 3, с. 23);
• ознайомте з таким документом працівника під розпис.

Порада: якщо працівник відмовляється знайомитися з таким повідомленням і не бажає ставити свій підпис у наказі чи повідомленні, складіть акт про відмову від підпису. Акт складається у довільній формі. Його мають підписати кілька людей, які стали свідками того, що працівник відмовляється ставити свій підпис на підтвердження того, що його повідомили про майбутнє звільнення. Приклад див. на рис. 4 (с. 23).

У двомісячний строк до дати звільнення ви можете звільнити працівника з інших підстав, якщо для цього будуть причини. Наприклад, працівник сам знайде роботу і вирішить звільнитися за власним бажанням на підставі ст. 38 КЗпП. Також можна звільнити працівника й з інших підстав, наприклад за прогул на підставі п. 4 ст. 40 КЗпП. Можна звільнити працівника і у зв’язку з переведенням (п. 5 ст. 36 КЗпП), за угодою сторін на підставі п. 1 ст. 36 КЗпП (лист Мінсоцполітики від 15.02.2012 р. № 18/06/186-12).

Крім того, можна скоротити двомісячний строк для попередження. Але це можливо тільки у випадку, коли працівник напише вам заяву з проханням скоротити строк попередження про майбутнє звільнення. Двомісячний термін обов’язковий лише для адміністрації (лист Мінсоцполітикивід 15.02.2012 р. № 18/06/186-12).

ЗА 2 МІСЯЦІ ПОДАЙТЕ ЗВІТ ДО ЦЕНТРУ ЗАЙНЯТОСТІ (ТІЛЬКИ ПРИ МАСОВОМУ ВИВІЛЬНЕННІ)

Якщо у вас відбувається масове вивільнення працівників у зв’язку зі скороченням їх чисельності, не пізніше ніж за 2 місяці до вивільнення необхідно повідомити про це центр зайнятості.

Для цього ви складаєте і подаєте форму № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці» (наказ № 317).

 ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Звіт вам потрібно подати не в будь-якому випадку звільнення згідно з п. 1 ст. 40 КЗпП, а лише тоді, коли мова йде про масове вивільнення працівників.

 ЦИТАТА: «Стаття 48. Масове вивільнення працівників з ініціативи роботодавця

1. Масовим вивільненням з ініціативи роботодавця (крім випадку ліквідації юридичної особи) є одноразове або протягом:

1) одного місяця:

вивільнення 10 і більше працівників на підприємстві, в установі та організації з чисельністю від 20 до 100 працівників;

вивільнення 10 і більше відсотків працівників на підприємстві, в установі та організації з чисельністю від 101 до 300 працівників;

2) трьох місяців — вивільнення 20 і більше відсот­ків працівників на підприємстві, в установі та організації незалежно від чисельності працівників.»

(витяг з ст. 48 Закону про зайнятість)

Якщо не подасте такий звіт або подасте його несвоє­часно, на установу може бути накладеноштраф у розмірі 4 мінзарплат на момент виявлення порушення.

ЕТАП 4. ПРОПОНУЙТЕ ПРАЦІВНИКУ ПІДХОДЯЩУ РОБОТУ

Одночасно з попередженням про звільнення (за 2 місяці) необхідно підшукати ізапропонувати працівнику іншу роботу у вашому ж закладі (ч. 2 ст. 40 КЗпП).

У зв’язку з цим у вас може виникнути багато запитань. А чи можна працівнику пропонувати будь-яку роботу? Чи потрібно пропонувати тільки ту роботу, яка відповідає кваліфікації працівника?

Щоб відчувати себе в безпеці та й працівника не образити, вам потрібно поступити так. Спочатку проаналізуйте наявні в установі незаповнені посади (вільні вакансії) за відповідною професією (спеціальністю), що й у працівника, якого плануєте скорочувати.

Якщо таких посад немає, пропонуйте працівнику будь-яку іншу роботу, яка є в установі.

Працівник може погодитись або ж не погодитись на таку роботу.

Якщо працівник згоден, то ви видаєте наказ (розпорядження) про переведення його на таку посаду. Все! Такого працівника ви не звільняєте. Але потрібно внести запис до трудової книжки працівника на нову посаду.

Якщо працівник не погоджується із запропонованою йому роботою, ви можете його звільнити. Найкраще, якщо працівник напише письмову відмову від запропонованої роботи (у довільній формі). Якщо працівник не бажає цього робити, на наш погляд, допустимо скласти письмовий акт про відмову працівника від запропонованої роботи. За основу можна взяти форму, яка наведена на рис. 4.

 ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Для того щоб звільнити працівника, достатньо щоб він один раз відмовився від запропонованої роботи. Законодавство не містить вимоги до кількості разів запропонованої роботи. Також немає в законодавстві вимоги пропонувати одночасно кілька місць роботи на вибір працівника.

Ще раз нагадаємо: щоб у майбутньому уникнути спорів, кожну пропозицію роботи і відмову працівника від неї оформляйте письмово.

Якщо ніяких вакансій немає і запропонувати працівникові нічого, ви звільняєте працівника.Дійсно, на сьогодні з виконанням даного етапу можуть виникнути проблеми. Справа в тому, що скорочення чисельності працівників, яке проводиться зараз, передбачає, що практично завжди незаповнених вакансій в установі не буде. Причому їх не буде не тільки на посадах, які відповідають професії (спеціальності), але їх взагалі може не бути... Як наслідок  — працівнику фактично нічого запропонувати. У цій ситуації радимо скласти письмове повідомлення, в якому викладіть ситуацію з робочими місцями (точніше з їх відсутністю). Не забудьте отримати письмове підтвердження того, що працівник ознайомлений з таким документом.

До того ж є ще п. 15 Заходів № 65, що взагалі передбачає тимчасове незаповнення вакантних посад для органів держвлади і для створених ними підприємств та установ (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 11/2014, с. 3). Для органів і установ, які фінансуються з місцевого бюджету, їх рішеннями також могла бути введена така норма (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 12–13/2014, с. 24).

ЕТАП 5. ПОГОДЖУЄТЕ СКОРОЧЕННЯ ЧИСЕЛЬНОСТІ З ПРОФСПІЛКОЮ

Далі, керуючись ст. 43 КЗпП, вам потрібно погодити звільнення з профорганізацією, членом якої є працівник. Не погоджуєте звільнення працівників лише у разі:

• якщо працівник не членом профорганізації;
• в установі немає профспілкової організації (ч. 7 ст. 431 КЗпП).

Процедура погодження описана в ст. 43 КЗпП:

1) установа складає обґрунтоване письмове подання про скорочення чисельності працівників (у довільній формі у вигляді листа на бланку установи);

2) установа подає подання до виборного органу первинної профспілкової організації, членом якої є працівник. Якщо в установі немає виборного органу первинної профорганізації, згоду на розір­вання трудового договору надає профспілковий представник, уповноважений на представництво інтересів членів профспілки;

3) профорганізація розглядає подання протягом 15 днів. Це має відбуватися в присутності працівника, на якого складено подання. Без присутності працівника допускається розгляд, тільки якщо є письмова заява працівника. Інтереси працівника від його імені може представляти інша особа (у тому числі адвокат). Якщо працівник (представник) не прийшов на засідання, розгляд заяви відкладається до наступного засідання у межах 15-денного терміну. У разі повторної неявки без поважних причин подання може розглядатися за відсутності працівника;

4) профорганізація оформляє рішення у письмовій формі і повідомляє установу протягом 3 днів після його прийняття.

Пам’ятайте: якщо профорганізація пропустить цей термін, вважається, що профспілка дала згоду на розірвання трудового договору.

 ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Рішення профспілки про відмову у наданні згоди на розірвання трудового договору має бути обґрунтованим. Якщо такого обґрунтування в рішенні немає, установа має право звільнити працівника без згоди профспілки.

Важливо: установа має право розірвати трудовий договір не пізніше ніж через місяць з дня отримання згоди профспілки.

ЕТАП 6. ЗАПОВНЮЄТЕ ДОКУМЕНТИ НА ЗВІЛЬНЕННЯ

Про звільнення працівника необхідно заповнити наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту). Його можна складати як у довільній формі, так і за типовою формою № П-5.

На підставі наказу внесіть запис до трудової книжки працівника. Приклад заповнення див. на рис. 5 (с.  25).

Не забудьте в останній день роботи звільнюваному видати на руки під розпис оформлену трудову книжку і копію наказу про звільнення (ст. 47 КЗпП).

Також працівник може попросити оформити йому довідку про його заробіток для подання в центр зайнятості з метою реєстрації безробітним.

Увага! За несвоєчасну видачу трудової книжки установа повинна буде виплатити середній заробіток за час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП).

Ще зверніть увагу на такий нюанс. Ви не можете звільнити працівника, який потрапив під скорочення, у період його хвороби, а також у період його відпустки (ч. 3 ст. 40 КЗпП). У такому разі останнім днем роботи буде останній день хвороби або відпустки.

Якщо працівника немає в день звільнення на роботі з інших причин (наприклад, виконання державних і громадських обов’язків, без поважної причини), ви звільняєте працівника саме в той день, як раніше і планували.

ЕТАП 7. ВИПЛАЧУЄТЕ ПРАЦІВНИКУ ОСТАТОЧНИЙ РОЗРАХУНОК

У день звільнення, який є останнім робочим днем, працівнику потрібно виплатити всі належні йому суми (ст. 116 КЗпП). Зазвичай це такі виплати:

• зарплата за дні у місяці звільнення;
• компенсація за невикористані щорічні та додаткові відпустки, відпустки «на дітей»;
• оплату перших 5 днів хвороби за рахунок роботодавця;
• допомогу з Фонду з тимчасової втрати праце­здатності — якщо Фонд уже перерахував на рахунок роботодавця. Якщо гроші від Фонду поки що не надійшли, то затримка виплати такої суми не є порушенням терміну остаточного розрахунку (листи Фонду від 21.03.2011 р. № 01-16-590 і від01.04.2011 р. № 03-28-738);
• вихідна допомога у зв’язку з припиненням трудового договору за скороченням чисельності працівників у сумі не менше середньомісячної зарплати. Колективним договором може бути встановлений і більший розмір вихідної допомоги, ніж передбачений ст. 44 КЗпП. Також для чорнобильців категорії 1, 2 та учасників ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, які належать до категорії 3, вихідна допомога виплачується в розмірі трикратної середньомісячної заробітноїплати.

Якщо працівник у день звільнення не працював, ці суми необхідно виплатити не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок. При безготівковому перерахуванні зарплати розрахуватися потрібно не пізніше дня звільнення.

 ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Роботодавець повинен письмово повідомити працівника про нараховані йому суми до виплати.

Увага, відповідальність! Якщо ви не виплатите розрахункові у день звільнення, то зобов’язані нарахувати та виплатити середню зарплату за затримку остаточного розрахунку (ст. 117 КЗпП).

ГОЛОВНІ ТЕЗИ

• Звільнення на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП кваліфікується як звільнення з ініціативи роботодавця.
• Щоб у майбутньому уникнути трудових спорів, важливо чітко слідувати вимогам КЗпП для такого звільнення.
• Працівника необхідно персонально повідомити про наступне вивільнення не пізніше ніж за 2 місяці.
• Працівнику потрібно запропонувати іншу роботу в установі. Спочатку за його фахом, потім — з  тих, що є вакантними. У разі відмови працівника від запропонованої роботи, звільняєте працівника. Якщо немає ніякої вакантної посади, також звільняєте працівника.
• Якщо працівник є членом профспілки, потрібно погодити його звільнення з профорганізацією.

ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ

КЗпП —Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. Закон про зайнятість —Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 р. № 5067-VI. Наказ № 317 — наказ Мінсоцполітики «Про затвердження форми звітності № 4-ПН “Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці” та Порядку її подання» від 31.05.2013 р. № 317.

Заходи № 65 — Заходи щодо економного та раціонального використання державних коштів, передбачених для утримання органів державної влади та інших державних органів, утворених органами державної влади підприємств, установ та організацій, які використовують кошти державного бюджету, наведені у додатку до постанови КМУ від 01.03.2014 р. № 65. Постанова № 9 —постанова Пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 р. № 9.