Облік дипломів: як правильно?

Альона Кісєльова, консультант газети «Бухгалтерія: бюджет»

Загальні питання замовлення документів про освіту

Питання нашого читача непоодиноке і ґрунтується на невизначеності щодо бухобліку документів про освіту, що своєю чергою дає підстави для аудиторів вимагати від закладів ведення обліку атестатів і дипломів суто у відповідно до точки зору перевіряльника. І тут надаються рекомендації, як то кажуть, хто на що здатен: одні вимагають ведення обліку поза балансом на рахунку 081 «Бланки документів суворої звітності розпорядників бюджетних коштів», інші намагаються довести, що то є грошові документи. Хоча ні тим, ні іншим дипломи не є.

Тож сподіваємося, що цей матеріал допоможе закладам освіти правильно організувати облік документів про освіту, а також надасть аргументи для відстоювання своєї точки зору перед аудиторами, тим паче що у нас є офіційна думка Мінфіну щодо цього питання.

Спершу коротко розглянемо механізм замовлення, виготовлення, видачі та обліку документів про вищу освіту, який регламентований Порядком № 2491.

Інформація, що відтворюється в документах (дублікатах документів) про вищу освіту, формується з ЄДЕБО на підставі відповідних замовлень закладів освіти на формування інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту; повторної інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту; інформації, що відтворюється в дублікатах документів про вищу освіту, відповідно до Переліку2.

Дублікат документа про вищу освіту виготовляє та видає заклад освіти за письмовою заявою особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, що подається нею особисто або через уповноваженого представника до закладу освіти (відокремленого структурного підрозділу), що видав документ про освіту.

Видача документів про вищу освіту (дублікатів документів) здійснюється на підставі наказу керівника закладу освіти та засвідчується в журналі реєстрації виданих документів про вищу освіту підписами як особи, яка видала такий документ, так і особи, яка його отримала. Відповідальна особа закладу освіти вносить до ЄДЕБО інформацію про видачу документа про вищу освіту протягом п’яти робочих днів від дати його видачі, що вказана в документі про вищу освіту. У разі якщо документ не буде виданий в указану вище дату з не залежних від закладу освіти причин, інформація про видачу документа про освіту вноситься в ЄДЕБО відповідальною особою закладу освіти протягом п’яти робочих днів від дати його фактичної видачі (п. 8 розд. VIII Порядку № 249).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Відповідно до п. 11 розд. VIII Порядку № 249 облік документів (дублікатів документів) про вищу освіту, крім тих, що видані вищими військовими навчальними закладами (закладами вищої освіти зі специфічними умовами навчання), здійснюється в Реєстрі документів про освіту (https://info.edbo.gov.ua/edu-documents/).

За чий кошт Відповідно до ч. 7 ст. 7 Закону про вищу освіту3 документи про вищу освіту для осіб, які навчаються за державним замовленням, виготовляються закладами вищої освіти й видаються за кошти державного бюджету, а для осіб, які навчаються за кошти фізичних або юридичних осіб, вартість документів про вищу освіту включається у вартість навчання.

ДО ВІДОМА. Якщо людина загубила або зіпсувала свої документи про вищу освіту, вона має декілька варіантів, як їх відновити: власне у закладі, через МОН, через додаток «Дія» або через суд, якщо диплом був виданий до 2000 року і даних про нього в електронному реєстрі немає. У будь-якому разі ця послуга є платною.

Бухоблік документів про освіту

Навряд чи фахівці бухгалтерської служби займаються замовленням документів про здобуття освіти, втім, саме на їхні плечі лягають обов’язки обліку дипломів.

КЕКВ Придбання та виготовлення установами бланків дипломів, свідоцтв, посвідчень планують у кошторисах за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар», на це чітко вказує п.п. 2 п. 2.2.1 Інструкції № 3334.

Баланс чи позабаланс? Для того щоб розібратися з порядком обліку бланків документів про здобуття освіти, слід відповісти на декілька запитань щодо суті такого досить специфічного активу. Так, бланки свідоцтв і дипломів, безумовно, є активами, тому підлягають балансовому обліку у складі запасів відповідно до вимог НС 1235. Пояснимо.

Свого часу Мінфін у листі від 11.11.2013 № 31-13020-10-27/32800 роз’яснював, що віднесення бланків документів до бланків суворої звітності здійснюється законодавчими актами. Тож якщо нормативно-правовий акт, який регулює випуск, обіг, застосування певного виду документів, прямо говорить про «суворий» статус, то ці документи належать до бланків суворої звітності. Якщо ж «профільний» нормативно-правовий акт не містить такої чіткої норми, то підстав вважати документ «суворим» немає. Підкреслимо: в Порядку № 249 (або іншому нормативному документі) немає ані слова про те, що дипломи є бланками суворої звітності. Тому ще у 2012 році Мінфін у листі від 21.12.2012 № 31-13020-04-10/30564 пояснював, що бланки дипломів не є бланками суворої звітності і їх облік слід вести у складі запасів. Щодо цієї частини роз’яснення, наведені в листі, є й досі актуальними.

Ба більше, аналогічної точки зору Мінфін дотримується і зараз, що випливає з листа від 25.12.2024 № 41020-07/В-547/8/2368, що є відповіддю на запит нашої редакції стосовно обліку бланків документів про освіту.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Так, у листі Мінфін надає посилання на норми розд. ІІ НС 123 в частині того, що матеріальні цінності, придбані (отримані) установою, які утримуються суб’єктом державного сектору з метою подальшого розподілу, передання, продажу, включаються до складу запасів.

Слід зазначити, що за часів старого плану рахунків окремого обліку для запасів, що підлягають переданню, не передбачалося, і обліковувалися вони вкупі з господарськими матеріалами і канцелярським приладдям.

Наразі ж роз’яснення Мінфіну, наведені в листі від 25.12.2024 № 41020-07/В-547/8/2368, вказують не тільки на те, що документ про здобуття освіти є запасом, а ще й визначають субрахунок для обліку таких активів. Так, відповідно до Порядку застосування Плану рахунків6 це має бути субрахунок 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу». Такий вибір балансового запису є цілком виправданим. Погодьтеся, дипломи виготовляються закладом освіти на замовлення з метою подальшого передання особам, які здобули відповідну освіту, і по суті є іменними документами, оскільки містять особисті дані випускника або студента.

Отже, наведені аргументи повністю заперечують вимоги вести позабалансовий облік документів про здобуття освіти у складі бланків суворої звітності, а також виключають можливість зарахування таких активів до складу грошових документів на кшталт поштових марок (в описі до субрахунку 2213, наведеному в Порядку застосування Плану рахунків, документи про освіту не згадуються).

Вибуття Списання з обліку документів про здобуття освіти відбувається виключно за фактом їх видачі особам, для яких вони власне й замовлялися. Підтвердженням видачі є дані Журналів реєстрації виданих документів, що їх ведуть усі заклади освіти, уповноважені видавати документи про здобуття освіти. Обліковий запис про вибуття документів про освіту здійснюється на підставі оформленого комісійно акта списання запасів, форму якого визначено Порядком № 4317.

Списання виданих документів про освіту, як і будь яких інших активів, що остаточно передаються, відносять на фактичні витрати — субрахунок 8013, 8113 «Матеріальні витрати».

Якщо, наприклад, студенти-випускники не отримали документи про освіту вчасно, то такі документи не можуть бути списані в загальному порядку. Зазвичай внутрішніми регламентами закладів такі випадки передбачені, що дозволяє передавати дипломи з додатками на зберігання до архіву закладу освіти. Таке передання оформлюють актом приймання-передачі запасів (форма затверджена Порядком № 431).

Щодо облікових нюансів передання дипломів з додатками з одного підрозділу закладу до іншого (наприклад, з навчальної частини до архіву), то доцільним буде введення аналітики до субрахунку 1815, оскільки інших рахунків просто не передбачено Порядком застосування Плану рахунків. Отже, в обліковій політиці (положенні про ведення бухобліку) закладу можна, наприклад, прописати, що:

• субрахунок 1815 застосовується для документів про здобуття освіти, зокрема дипломів з додатками, що придбані, видаються і зберігаються в навчальній частині;
• субрахунок 1815/1 застосовується для обліку документів про освіту, що передані для зберігання в архів закладу освіти.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! При переданні дипломів з додатками з одного підрозділу до іншого відбувається зміна матеріально-відповідальної особи. Відповідні моменти заздалегідь слід передбачити при складанні посадових обов’язків кожного з фахівців, які приймають, видають і зберігають документи. Також не буде зайвим визначення порядку щодо того, хто і як буде видавати диплом, що зберігається в архіві, якщо студент все ж звернеться до закладу за документом.

Приклад 1. Університет замовив 321 диплом з додатком для студентів-випускників. З них 178 оплачені за кошти бюджетного фінансування і 143 — за кошти доходів від платних послуг. Вартість виготовлення кожного диплому становить 95,00 грн. 32 дипломи із загальної кількості не були вчасно отримані студентами і передані для зберігання в архів.

Проведення наведені в таблиці.

Облік документів про здобуття вищої освіти

Зміст операції	Бухгалтерський облік		Меморіальний ордер	Підстава для запису	Сума, грн
	дебет рахунку	кредит рахунку
1. Оприбутковано дипломи з додатками до навчальної частини (321 шт. × 95,00 грн)	1815	6211	6	Накладна	30 495,00
2. Отримано бюджетне фінансування за КЕКВ 2210 (178 шт. × 95,00 грн)	2313	7011	2	Виписка банку	16 910,00
3. Перераховано виконавцю за друк дипломів (за рахунок бюджетних коштів)	6211	2313	6 та 2	Платіжна інструкція	16 910,00
4. Перераховано виконавцю (за рахунок доходів від платних послуг) (143 шт. × 95,00 грн)	6211	2313	6 та 3	Платіжна інструкція	13 585,00
5. Списано дипломи з додатками, видані студентам випускникам, які навчалися за бюджетні кошти (171 шт. × 95,00 грн)	8013	1815	13	Акт списання запасів	16 245,00
6. Видано дипломи студентам-контрактникам (118 шт. × 95,00 грн)	8113	1815	13	Акт списання запасів	11 210,00
7. Передано не видані дипломи з навчальної частини в архів (32 шт. × 95,00 грн)	1815/1	1815	17	Акт приймання-передачі запасів	3 040,00