«ЗАРПЛАТА ТА КАДРОВА СПРАВА»:
Електронний лікарняний на хворобу під час щорічної відпустки — коли приймати рішення про перенесення/продовження відпустки?

Версія для друку

11 серпня, 2023

Тема: Відпустки Лікарняні, декретні, інші виплати з соцфондів

Вікторія Змієнко, головний редактор газети «Зарплата та кадрова справа»

Якщо працівник захворів під час щорічної відпустки (і основної, і додаткових), у нього є право:

• на перенесення невикористаних днів на інший період;
• на продовження цієї відпустки на невикористані дні.

Це передбачено п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки:

ЦИТАТА. «Щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена в разі:

1) тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку».

(п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки)

Як бачите, ця норма зобов’язує переносити чи продовжувати відпустку, яка є щорічною (стосується і щорічної основної, і щорічної додаткової відпусток), якщо тимчасова непрацездатність засвідчена в установленому порядку. Тож у цьому випадку слід визначитися з тим, що є «засвідченням в установленому порядку» тимчасової непрацездатності.

Як підтверджує непрацездатність е-лікарняний? У випадку, що розглядається, йдеться про електронний листок непрацездатності. Тож розглянемо, коли е-лікарняний фактично буде документом, який підтверджує хворобу з 1 по 10 серпня 2023 року. Для цього звернімося до Порядку № 12341.

Зокрема, відповідно до абз. 1 п. 2 розд. ІІ Порядку № 1234 е-лікарняний формується в Електронному реєстрі листків непрацездатності на підставі інформації про медичний висновок (медичні висновки) у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Далі сформований листок непрацездатності надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах (за основним місцем роботи та за сумісництвом) через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ (абз. 6 п. 2 розд. ІІ Порядку № 1234).

І нарешті, відповідно до другого речення абз. 1 п. 3 розд. ІІ Порядку № 12342 листок непрацездатності через 7 днів після дати його закриття вважається виданим та набуває статусу «готовий до сплати (виданий)».

ЦИТАТА. «3. Дати відкриття та закриття листка непрацездатності відповідають датам початку строку дії та закінчення строку дії медичного висновку, на підставі якого сформований цей листок непрацездатності. Листок непрацездатності вважається виданим через сім днів після дати закриття листка непрацездатності та набуває статусу «готовий до сплати (виданий)».

(абз. 1 п. 3 розділу ІІ Порядку № 1234)

Тобто виходячи з цих норм робимо висновок, що не раніше ніж на 8-й день після останнього дня хвороби, вказаної у такому е-лікарняному, в уповноважених осіб страхувальника з’являється право:

• розглядати його;
• приймати рішення, що робити з не використаними через хворобу днями відпустки.

Отже, у ситуації, що розглядається, останнім днем хвороби є 10.08.2023 р. Тому не раніше 18.08.2023 р. (7 к. дн.: 11, 12, 13, 14, 15, 16 та 17 серпня) може буде прийнято рішення про продовження відпустки на 10 к. дн. на період з 21 по 30 серпня 2023 року.

Своє бажання продовжити відпустку працівник має озвучити, наприклад, у формі заяви у довільній формі. А після цього роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження) про продовження (перенесення) відпустки. Логічно, що заява та наказ (розпорядження) мають бути датовані також не раніше 18.08.2023 р., адже фактично саме в цей день ми вже маємо підтвердження про те, що з 1 по 10 серпня працівник був тимчасово непрацездатним.

Якщо працівник продовжує хворіти, то формально лише після настання 8-го дня після закриття кожного е-лікарняного за одним страховим випадком у роботодавця разом з працівником є право приймати рішення про продовження чи перенесення певної кількості днів невикористаної відпустки на підставі «узаконеного» е-лікарняного. Чекати закриття усіх е-лікарняних за одним страховим випадком, на нашу думку, не потрібно.

Нюанси кадрового обліку Працівник відділу кадрів (інша особа, уповноважена вести кадровий облік) вносить:

• зміни до графіка відпусток відповідно до виданого наказу (розпорядження);
• коригування до Табеля обліку використання робочого часу за місяць, у якому хвороба збіглася з відпусткою. Оскільки в ситуації, що розглядається, маємо справу з нововиявленими обставинами, вважаємо допустимим скласти додаток до Табеля з уточненими показниками на працівника, який захворів у відпустці. Замість днів відпустки («В» — основна щорічна відпустка) треба проставити оплачувані дні хвороби працівника відповідно до даних е-лікарняного («ТН»). Навпроти рядка з даними на такого працівника зробіть запис про дані додатка до Табеля (якщо він складається в паперовому вигляді).

Оплатні нюанси Також у цьому випадку необхідно переобчислити суму належних працівнику відпускних. Річ у тім, що в описаній ситуації відпустка подовжується і дата першого дня відпустки після хвороби припадає на інший місяць (серпень 2023 року), аніж дата початку такої відпустки (червень 2023 року).

Якщо нарахування відпускних уже відображене на рахунках бухобліку (наприклад, уся сумі відпускних була нарахована в місяці виплати відпускних — у червні 2023 року), то суму відпускних за 10 не використаних у зв’язку з хворобою днів відпустки сторнуйте.

Далі для оплати невикористаних днів відпустки у зазначених вище випадках треба розрахувати нову середньоденну зарплату згідно з Порядком № 100.

У бухобліку необхідно провести сторнувальні записи та записи із нарахування відпускних за дні, що припали на різні місяці. Також у серпні 2023 року будуть нараховані лікарняні.

НЮАНС. Продовжити чи перенести відпустку, на нашу думку, слід і у випадку неоплачуваної тимчасової непрацездатності. Ми про це для сумісників писали у газеті «Зарплата та кадрова справа», № 12/2023, с. 22.