«БУХГАЛТЕРІЯ: БЮДЖЕТ»:
Відрядження на один день на службовому (власному) авто: проблема з оподаткуванням добових. Що кажуть податківці

Версія для друку

23 червня, 2023

Тема: Відрядження

Алла Головко, експерт газети «Бухгалтерія: бюджет»

Про що мова?

У газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 19/2023, с. 21 ми вже коментували ІПК від 03.05.2023 № 1083/ІПК/99-00-24-03-03-06, присвячену новим правилам визначення фактичної кількості днів перебування в службовому відрядженні з метою оподаткування добових (зміни набрали чинності 01.04.2023). У ній розглядалося питання документального підтвердження фактичної кількості днів перебування у відрядженні, якщо підприємство забезпечує працівників своїми транспортом та приміщенням для ночівлі.

У сьогоднішній ІПК ситуація така: директор поїхав у відрядження на один день на власному автомобілі (авто не службове, не претендує на відшкодування витрат). Звісно, виникає питання: які документи повинні бути в наявності для документального доказу перебування особи у відрядженні для визначення фактичної кількості днів перебування у відрядженні з метою оподаткування добових?

НАГАДАЄМО. Щодо виплати добових, то Інструкція № 591 загалом передбачає можливість їх виплати (якщо відрядження відбувається на службовому або власному авто один день) тільки на підставі наказу про відрядження. Втім, згідно з абз. 2 п. 1 розд. І Інструкції № 59 повинні бути документи, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю установи. Це питання ми детально розглянули в газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 19/2023, с. 21, коментуючи ІПК від 03.05.2023 № 1083/ІПК/99-00-24-03-03-06.

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 № 59.

А що з оподаткуванням? Як і минулого разу, у коментованій ІПК податківці непорушні і наполягають, що фактичне перебування працівників в одноденному відрядженні на службовому (власному) авто повинно бути підтверджено первинними документами. А якими саме, пропонують дізнатися в Мінфіна. Аргументують:

• абз. 3 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ2, де зазначено, що фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні;
• абз. 18–21 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, де сказано, що сума добових визначається в разі відрядження в межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Як бути?

Наші рекомендації залишаються такими ж.

Робоча поїздка Якщо відбувається поїздка в службових справах (не важливо — до іншого населеного пункту чи за місцем роботи) на службовому авто протягом робочого дня, то такі поїздки, на наш погляд, можна оформляти як службові (робочі) поїздки, а не відрядження. А тому оформлюють подорожній лист та за потреби формують маршрутний лист переміщень.

І питання із застосуванням п.п. 170.9.1 ПКУ не виникає взагалі. При цьому витрати на паливно-мастильні матеріали — це не що інше, як витрати на господарські потреби — на утримання (обслуговування) такого службового авто. Звісно, добові не виплачують, бо службове відрядження не оформлюють.

ДО ВІДОМА. Якщо працівник їде на власному авто і не претендує на відшкодування витрат на паливно-мастильні матеріали, то ще простіше. Тоді це його звичайний робочий день і він виконує певне завдання поза межами робочого місця, за що отримує зарплату за такий день у загальному порядку. Звісно, добові не виплачують, бо службове відрядження не оформлюють.

Відрядження Якщо хочете оформити саме службове відрядження, тоді в разі направлення у відрядження на службовому авто (керівник сам за кермом) для керівника, вважаємо, підтвердним документом може бути подорожній лист, адже він є первинним документом.

Згідно з постановою № 8483 легкові автомобілі використовуються тільки для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб. Після кожної поїздки посадова особа, у розпорядження якої надано автомобіль, в подорожньому листі водія підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування. Підкреслимо: якщо на службовому авто у відрядження направлено декілька осіб, то всі вони розписуються в подорожньому листі і він для них буде документальним підтвердженням перебування у відрядженні.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Складніше, коли працівник вирішив поїхати у відрядження на власному авто. Адже, звісно, про оформлення подорожнього листа тут не йдеться. Тоді на час відрядження працівника його власне авто можна зробити службовим — оформити договір позички. Втім, складність у тому, що такий договір підлягає нотаріальному посвідченню (детальніше див. у газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 16/2021, с. 26). Ну тут доведеться вибирати — все ж таки не оформлювати відрядження або ж оформити договір позички.

Звісно, ви також можете реанімувати і такий документ, як посвідчення на відрядження, але річ у тім, що він не є первинним документом (та й можливість проставити в ньому відмітки є не завжди).