«БУХГАЛТЕРІЯ: БЮДЖЕТ»:
Працівник (водій) їде у відрядження на службовому автомобілі: чи відшкодовувати добові?

Працівник їде у відрядження на службовому автомобілі. Чи потрібно йому відшкодовувати добові? У зв'язку зі змінами в порядку оподаткування витрат на відрядження як підтвердити фактичну кількість днів перебування у відрядженні? Якщо проїзних документів у цьому випадку немає, чеків на придбання пального також немає, бо пальне водій отримує в установі перед початком відрядження.

Інструкція № 59 Усі особливості добових витрат під час службового відрядженні визначає Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). Відповідно до п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59 добові виплачуються за кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі. При цьому сума добових визначається згідно з наказом (розпорядженням) керівника та відповідними первинними документами (абз. 4 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59). Враховуючи абз. 1 п. 14 розд. І Інструкції № 59, розуміємо, що йдеться про підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.

При цьому згідно з абз. 2 п. 7 розд. І Інструкції № 59 дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Отже і раніше в разі відрядження на службовому авто були питання, адже в абз. 4 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59 йдеться не тільки про наявність наказу, а ще і про відповідні первинні документи (яких при відрядженні на службовому авто може не бути).

Зміни до ПКУ Законом України від 12.01.2023 р. № 2888-IX було внесено зміни до п. 170.9 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ), які набрали чинності 01.04.2023 р. (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 11/2023, с. 3). Нагадаємо, що п. 170.9 ПКУ визначає не порядок виплати добових чи відшкодування витрат, а питання оподаткування ПДФО доходів у вигляді коштів, отриманих на службове відрядження.

Згідно з абз. 3 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Погодимось, норма прописана неоднозначно. Тим більше у разі відрядження на службовому авто (і його заправляють в установі, тобто пальне не придбавається в поїздці). Але зазначимо таке.

По-перше, якщо відбувається поїздка в службових справах (не важливо — до іншого населеного пункту чи за місцем роботи) на службовому авто протягом робочого дня, то такі поїздки, на наш погляд, можна оформляти як службові (робочі) поїздки, а не відрядження. А тому оформлюють подорожній лист та за потреби формують маршрутний лист переміщень. І питання із застосуванням п.п. 170.9.1 ПКУ не виникає взагалі. При цьому витрати на паливно-мастильні матеріали — це не що інше, як витрати на господарські потреби — на утримання (обслуговування) такого службового авто.

Хочете оформити саме службове відрядження при поїздці протягом дня? Тоді складніше з підтвердними документами. Для водія, вважаємо, підтвердним документом може бути подорожній лист. А от якщо у відрядження їде керівник (водій за кермом), то для нього є проблема. Звісно, ви можете реанімувати і такий документ, як посвідчення на відрядження, але не завжди є можливість проставити в ньому відмітки.

По-друге, якщо поїздка в інший населений пункт вже на 2 дні та більше, то в такому разі слід оформлювати відрядження. Але ж тоді будуть і підтвердні документи, за якими можна визначити фактичну кількість днів відрядження, наприклад, це рахунки на проживання.

Пальне А як компенсувати вартість пального, див. у консультації «Працівник їде у відрядження на власному авто: чи можна компенсувати вартість пального?» у газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 16/2021, с. 26.

Людмила Балла, експерт газети