«БУХГАЛТЕРІЯ: БЮДЖЕТ»:
Типові форми для запасів: нове чи добре забуте старе?

Версія для друку

03 лютого, 2023

Тема: Облік запасів

Любов Крута, експерт газети «Бухгалтерія: бюджет»

Які зміни?

Раніше форми для обліку запасів були затверджені наказом ДКУ від 18.12.2000 р. № 130, але вони втратили чинність ще 02.02.2021 р. І майже два роки бухгалтери користувалися довільними формами для обліку запасів.

Цей етап минув, адже під кінець 2022 року Мінфін коментованим наказом № 431 затвердив:

• добірку типових форм для обліку та списання запасів;
• Порядок складання типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору (далі — Порядок № 431).

Також одразу Мінфін наказом № 2 трохи підкоригував ці документи (правки незначні, пов’язані з правилами оформлення). Обидва накази набрали чинності 20.01.2023 р.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Ознайомитися з новими формами та завантажити їх собі для подальшої роботи ви можете на нашому сайті за адресою: «Головна — Сервіси — Бланки» (https://ibuhgalter.net/forms).

Кому застосовувати Форми є обов’язковими до застосування (п. 1 Порядку № 431):

• розпорядниками бюджетних коштів, тобто всіма бюджетниками незалежно від бюджету, з якого фінансуються;
• органами ДКСУ;
• фондами загальнообов’язкового державного соціального і пенсійного страхування.

Інші юридичні особи, представництва іноземних суб’єктів можуть використовувати ці форми за власним бажанням (п. 9 Порядку № 431). Тож, наприклад, місцева рада може рекомендувати своїм комунальним підприємствам також використовувати такі форми.

Чи переписувати старі? Під час змін типових форм часто-густо постає запитання: чи потрібно переписувати наявні в установі регістри за новими формами? Відповідь однозначна: ні, переписувати не треба! Пояснення просте: нормативні акти не мають зворотної сили в часі та поширюються лише на наступні після їх прийняття події.

Отже, застосовувати нові форми слід, якщо подія, у зв’язку з якою складається документ, настала після дати набрання чинності коментованими наказами, тобто після 20.01.2023 р. Наприклад, старі матеріальні ярлики перероблювати не потрібно. А лімітно-забірні картки, які затверджені до 20.01.2023 р., будуть актуальні до закінчення місяця або до повного вичерпання ресурсів згідно з відповідною карткою.

Що змінилося?

Що це за форми Є такі, які претендують на роль первинного документа, а також облікові регістри. Затверджено такі форми:

• Акт приймання-передачі запасів;
• Акт про приймання запасів;
• Прибутковий ордер;
• Акт списання запасів;
• Накладна (вимога);
• Меню-вимога на видачу продуктів харчування;
• Лімітно-забірна картка;
• Картка (книга) складського обліку запасів;
• Журнал реєстрації битого посуду;
• Відомість з надходження продуктів харчування;
• Відомість з витрачання продуктів харчування;
• Матеріальний ярлик.

Звісно, це не вичерпний перелік документів, які необхідні установам для обліку запасів. Так, наприклад, наказом № 431 затверджено форми відомостей з надходження/витрачання продуктів харчування. Тоді як установі може бути необхідно так детально відстежувати рух медикаментів.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Тож все, що потрібно додатково, установа розробляє самостійно і так, як їй зручно. Але при розробці таких довільних форм слід звертати увагу на норми Порядку № 431 (якщо є таке, що відповідає вашій ситуації), Положення № 881 і Закону про бухоблік2.

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.1995 р. № 88.

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV.

Крім того, пп. 4–8 Порядку № 431 визначають ще низку документів, які установа може оформлювати, якщо бачить у тому потребу:

• Товарно-транспортна накладна (далі — ТТН);
• Реєстр первинних документів з надходження та вибуття запасів;
• Матеріальний звіт;
• Опис карток з обліку запасів.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Щодо модифікації вже затверджених форм підкреслюємо таке. Коментований наказ № 431 визначає форми як типові. Тож за аналогією з абз. 4 ч. 4 ст. 179 ГКУ3 радимо використовувати їх як основу, в яку можна додавати власні реквізити за потреби, але з якої не можна видаляти нічого, що затверджено Мінфіном.

Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.

ТТН Правила № 3634 визначають ТТН як єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи. За визначенням з Правил № 393 і за пп. 4, 5 Порядку № 431, ТТН є одним із документів, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухобліку. Зазвичай її використовують логістичні компанії. Адже виникає необхідність фіксувати факт передачі товарів субпідряднику-перевізнику і далі приймання товарів отримувачем. Втім, коли доставка виконується власними силами постачальника або отримувача, але вантажним транспортом, то також складають ТТН. Річ у тім, що ст. 48 Закону про автотранспорт5 вимагає від водія мати в наявності документ на вантаж, і ТТН прекрасно справляється з цією функцією.

Але, якщо йдеться про невеликі покупки, то можна обійтись і без ТТН, а скласти більш просту накладну. Або ж ТТН можна знехтувати, коли ви складаєте інший документ на вантаж. Наприклад, при внутрішньовідомчій передачі достатньо акта приймання-передачі за формою, затвердженою коментованим наказом.

Загалом форма ТТН довільна, у додатку 7 до Правил № 393 визначено лише орієнтир, яким можна цілком знехтувати з огляду на п.п. 11.1 Правил № 393. Але незалежно від форми представлення в ТТН слід наводити обов’язкові реквізити, перелічені в ст. 48 Закону про автотранспорт, п.п. 11.1 Правил № 393, а також дотримуватися вимог її оформлення, наведених у пп. 11.1–11.7 Правил № 393.

Реєстри довільної форми Коментованим наказом № 431 не тільки затверджено форми документів, а й запропоновано установам низку регістрів для упорядкування первинки, які можна вести в довільній формі. Так, ідеться про:

• Реєстр первинних документів з надходження та вибуття запасів (п. 6 Порядку № 431). Це регістр для реєстрації первинних документів з надходження та вибуття запасів. Його ведення пропонується доручити матеріально відповідальній особі (далі — МВО);
• Матеріальний звіт (п. 7 Порядку № 431). Це регістр для збору інформації про залишок запасів у місцях зберігання на початок і кінець місяця, про їх надходження та витрачання в кількісному вимірі на підставі первинних документів про наявність та рух запасів. Його ведення також пропонується доручити МВО;
• Опис карток з обліку запасів (п. 8 Порядку № 431). Форма такого регістру раніше була затверджена наказом ДКУ від 18.12.2000 р. № 130, який втратив чинність 02.02.2021 р. За бажанням можна адаптувати стару форму.

Зауважимо, що формулювання наказу № 431 не зобов’язує вести Реєстр первинних документів з надходження та вибуття запасів та опис карток з обліку запасів, а лише пропонує. Тож установа має самостійно визначитися з порядком реєстрації первинки щодо запасів, і, якщо необхідно, то передбачити ці документи в графіку документообігу установи.

А от формулювання щодо матеріального звіту більш жорсткі. З п. 7 Порядку № 431 вбачається, що складати Матеріальний звіт обов’язково, але його форму і строки подання установа визначає самостійно.

У таблиці на с. 5–6 розглянемо порядок застосування нових форм.

Типові форми для обліку і списання запасів