Статті

«

«НОВИЙ БЮДЖЕТНИЙ ОБЛІК»:
Проводимо інвентаризацію — обліковуємо результати

Осінь — це не лише пора, коли милуються яскравими барвами природи, збирають урожай, готуються до зими, а й час, коли починають проводити річну інвентаризацію. Ця осінь, як і весь рік, дуже складна для нашої країни, тому і проведення інвентаризації викликає багато запитань. Тож пропонуємо пригадати правила проведення річної інвентаризації та визначитися з її нюансами під час воєнного стану.

02 грудня, 2022

Коли та як проводити інвентаризацію?

Головним нормативним документом, який регулює порядок проведення інвентаризації, є Положення № 879. У ньому зазначено, що перед складанням річної фінансової звітності проведення інвентаризації обов’язкове. Крім того, обов’язково проводять інвентаризацію в установах у разі:

  • зміни матеріально відповідальних осіб (МВО);
  • установлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником установи;
  • отримання судового рішення або належним чином оформленого документа органу, який відповідно до законодавства має право вимагати проведення інвентаризації;
  • техногенної аварії, пожежі, стихійного лиха (на день після закінчення явищ) в обсязі, визначеному керівником установи;
  • припинення установи.

Однак воєнний стан і бойові дії, які тривають в Україні, не завжди дають змогу провести обов’язкову інвентаризацію, тож унесено відповідні зміни в Положення № 879.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Установи на тимчасово окупованій території в Донецькій та Луганській областях, території проведення антитерористичної операції та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки та оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій та Луганській областях, та установи, які мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій1 у період дії воєнного стану, або установи, структурні підрозділи (відокремлене майно) яких розташовані на (в) таких територіях (районах), проводять інвентаризацію в разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, у яких відображені зобов’язання та власний капітал установ.

Райони проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану визначаються відповідно до законодавства.

Зазначені установи зобов’язані провести інвентаризацію станом на 1 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку (абз. 4 п. 8 розд. І Положення № 879).

Відповідальним за організацію та проведення інвентаризації в установі є керівник, на підставі наказу якого й починається вся процедура. В обов’язки керівника установи входять створення умов для проведення інвентаризації, визначення об’єктів, періодичності та строків проведення інвентаризації. Також саме керівник має затвердити склад інвентаризаційної комісії.

Мета проведення інвентаризації — забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності установи. Під час інвентаризації перевіряють і документально підтверджують наявність, стан, відповідність критеріям визнання й оцінку активів та зобов’язань установи. При цьому забезпечуються:

  • виявлення фактичної наявності активів та перевірка повноти відображення зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат майбутніх періодів;
  • установлення лишку або нестачі активів зіставленням фактичної їх наявності з даними бухгалтерського обліку;
  • виявлення активів, які частково втратили свою первісну якість і споживчу властивість, застарілих, матеріальних і нематеріальних активів, що не використовуються, невикористаних сум забезпечення;
  • виявлення активів та зобов’язань, які не відповідають критеріям визнання.

У разі виявлення будь-яких розбіжностей між документальними та фактичними даними в кожному конкретному випадку ухвалюють рішення про списання чи оприбуткування в бухобліку та вжиття подальших заходів щодо виявлених розбіжностей.

Положення № 879 визначає період, протягом якого проводять інвентаризацію активів та зобов’язань перед складанням річної фінансової звітності (табл. 1).

Таблиця 1. Строки та обсяг проведення інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності

Строк проведення

Об’єкти інвентаризації

Особливості для певних об’єктів

У період трьох місяців до дати балансу

Необоротні активи, запаси, поточні біологічні активи, дебіторська та кредиторська заборгованість, витрати й доходи майбутніх періодів, зобов’язання.

Крім незавершених капітальних інвестицій, об’єктів основних засобів, запасів, які на момент інвентаризації будуть поза установою.

Крім невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом і з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

Дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння, які містяться у приладах, обладнанні та інших виробах.

Інвентаризацію проводять одночасно з інвентаризацією відповідних активів, у яких містяться дорогоцінні метали та каміння.

У період двох місяців до дати балансу

Незавершені капітальні інвестиції, незавершене виробництво, фінансові інвестиції, грошові кошти, кошти цільового фінансування, зобов’язання в частині невикористаних забезпечень, розрахунки з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

 

До тимчасового вибуття

Об’єкти основних засобів та інші матеріальні цінності.

Якщо такі об’єкти на момент інвентаризації не перебуватимуть в установі.

Один раз на три роки

Земельні ділянки, будівлі, споруди, інші нерухомі об’єкти.

За рішенням керівника. Вимога не обов’язкова.

Інструменти, прилади, інвентар (меблі).

За рішенням керівника інвентаризацію можна проводити щороку в обсязі не менше ніж 30 % від усіх зазначених об’єктів. Вимога не обов’язкова, але обов’язково потрібно охопити інвентаризацією всі зазначені об’єкти протягом трьох років.

Тож оптимальними строками проведення інвентаризації, коли, вже не озираючись, перевіркою можна охопити всі об’єкти, є листопад-грудень. У наказі про проведення інвентаризації, зокрема, слід прописати терміни, у які планують проведення перевірок. Наприклад, для запасів визначаємо термін із 2 по 13 листопада, для основних засобів — з 19 по 27 листопада, а для об’єктів незавершеного будівництва — із 16 по 18 листопада тощо.

Якщо в установі виникає потреба провести інвентаризацію через зміну матеріально відповідальної особи, то проводять у день приймання-передання справ. У разі виявлення крадіжки, зловживання чи псування цінностей інвентаризацію проводять на день виявлення таких фактів. Якщо сталася пожежа чи стихійне лихо, інвентаризацію проводять у день закінчення цих обставин. Під час припинення установи інвентаризацію проводять перед складанням ліквідаційної звітності.

Організація проведення інвентаризації

Для проведення інвентаризації створюють інвентаризаційну комісію, яку очолює керівник установи (його заступник) або керівник структурного підрозділу. До складу комісії входять (п. 1 розд. II Положення № 879):

  • голова комісії;
  • представник апарату;
  • представник бухгалтерської служби;
  • досвідчені працівники установи, що безпосередньо працюють із певними об’єктами (механік, інженер, економіст тощо).

Призначати керівника установи членом інвентаризаційної комісії не можна, оскільки норми Положення № 879 не містять такого дозволу. Якщо керівник входить до складу комісії, то його місія чітко визначена: незалежно від того, інвентаризаційною є комісія чи робочою, він може її тільки очолити, тобто бути призначеним лише як голова.

В установі, де великий обсяг робіт, створюють робочу інвентаризаційну комісію, до складу якої можуть входити ті самі працівники, що є членами основної комісії.

У разі створення в установі робочих комісій їм передають певну частину повноважень інвентаризаційної комісії, а остання організовує процедуру загалом. Якщо ж робочі комісії не створюють, то всі повноваження «лягають» на інвентаризаційну комісію. Розподіл повноважень інвентаризаційної комісії та робочої інвентаризаційної комісії наведено нижче.

Інвентаризаційна комісія:

  • організовує проведення інвентаризацій та інструктує членів робочих інвентаризаційних комісій;
  • здійснює контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації активів і зобов’язань за рішенням керівника установи;
  • перевіряє правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей в усіх місцях їх зберігання;
  • у разі установлення серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках проводить за рішенням керівника установи повторну інвентаризацію.

Робочі інвентаризаційні комісії:

  • здійснюють інвентаризацію активів у місцях зберігання;
  • разом із бухгалтерською службою беруть участь у визначенні результатів інвентаризації та розробляють пропозиції щодо заліку нестач і лишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку;
  • оформлюють протокол, у якому наводять інформацію, що вимагається для складання протоколу інвентаризаційної комісії.

До повноважень комісій обох видів належать також розгляд причин виявлених нестач і втрат від псування активів, формування пропозицій щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин і вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам та відображення відповідної інформації у протоколах.

ВАЖЛИВО! Інвентаризацію проводять повним складом комісії та в присутності МВО, як того вимагає абз. 5 п. 1 розд. II Положення № 879. Згідно з пп. 2.4 п. 2 розд. II цього Положення МВО не включаються до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що перебувають у них на відповідальному зберіганні. Тож виходить, що МВО не може бути й членом інвентаризаційної комісії, адже, як член комісії, матиме перевіряти майно, що перебуває в її «віданні».

МВО відсутня Присутність МВО під час перевірки є обов’язковою вимогою. Та досить часто трапляються випадки, коли така особа не може брати участь у проведенні заходу за певних обставин. Тож що ж робити, коли розпорядчий документ уже підписано й терміни перевірки вже визначено? Відштовхуватися треба від причини, а це може бути хвороба, відпустка, тимчасове переміщення під час воєнного стану та навіть звільнення.

Ухвалення рішення про доцільність змінити МВО належить до компетенції керівника установи. Такий висновок робимо з аналізу норм ст. 8 Закону про бухоблік. Тож, якщо МВО оформлює відпустку, а саме в цей час необхідно провести інвентаризацію, слід дотримуватися такого порядку:

1) наказом керівника необхідно покласти виконання обов’язків тимчасово відсутньої МВО на іншого працівника, що відповідає вимогам для укладення договору про повну матеріальну відповідальність;

2) укласти на строк відсутності попередньої МВО договір про повну матеріальну відповідальність із новою МВО;

3) провести інвентаризацію у присутності обох МВО. Працівник, який передає активи на зберігання, підписується про передання активів, а працівник, який отримує, — про їх отримання (п. 18 розд. ІІ Положення № 879);

4) після повернення МВО з відпустки знову слід провести інвентаризацію.

Якщо МВО перебуває на лікарняному або відсутня з інших поважних причин (тимчасове переміщення й робота віддалено), то знову вирішення ситуації щодо відсутності МВО покладається на керівника. У цьому випадку комісія може провести інвентаризацію без участі МВО в порядку, установленому керівником. Зокрема, передання може здійснити інвентаризаційна комісія, а на інвентаризаційних описах у такому разі необхідно зробити позначку про причини відсутності МВО й завірити її підписами членів комісії. Аргументом за можливість такої ситуації є норма, зазначена в абз. 4 п. 45 Положення № 148, про те, що цінності, передані касиру під відповідальність, у разі його відсутності перераховує інший касир, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником установи.

А що ж робити, якщо МВО звільнилась? Як ми зазначили, під час проведення інвентаризації в разі зміни МВО необхідна присутність обох осіб: тієї, що передає, та тієї, що приймає матеріальні цінності. Проте на одну посаду не може бути одночасно оформлено 2 різних працівників, а з працівником, з яким не укладено трудового договору, не може бути укладено й договору про повну матеріальну відповідальність. Ситуація здається безвихідною, але це тільки на перший погляд. Мінсоцполітики в листі від 24.07.2013 № 8117/0/14-13/06 надало варіант вирішення проблеми.

Крок 1. Наказом керівника тимчасово призначають працівника установи для виконання такої роботи серед осіб у межах тієї ж категорії персоналу.

Крок 2. Укладаємо з таким працівником договір про повну матеріальну відповідальність.

Крок 3. Такий тимчасово призначений працівник бере участь в інвентаризації.

Крок 4. У перший робочий день нової МВО знову проводять інвентаризацію й так званий МВО-посередник передає їй матеріальні цінності.

Отже, як бачимо, клопоту із цими МВО виникає ціла купа. Тож інвентаризацію без МВО проводьте лише у крайньому випадку, адже навіть якщо інвентаризаційна комісія все-таки здійснила інвентаризацію матеріальних цінностей без участі МВО, висунути їй будь-які звинувачення буде складно, оскільки ця ж комісія порушила одну з основних умов проведення інвентаризації майна — присутність МВО.

Етапи інвентаризації

Загальний порядок проведення інвентаризації наведено в табл. 2. Про особливості інвентаризації певних об’єктів та документальне оформлення результатів інвентаризації читайте на с. 13 цього номера.

Таблиця 2. Етапи проведення інвентаризації

Етапи

Зміст етапів

І. Підготовка

До початку проведення інвентаризації слід:

  • перевірити справність усіх ваговимірювальних приладів, що будуть використовуватися для визначення фактичної наявності активів;
  • завершити опрацювання всіх документів щодо руху активів та сформувати останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів або звіти про рух активів;
  • визначити залишки на дату інвентаризації;
  • згрупувати, розсортувати та розкласти активи за назвами, сортами, розмірами в порядку, зручному для підрахунку.

Голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), зазначаючи «До інвентаризації на (дата)».

МВО дає в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здано до бухгалтерії, що всі цінності, які надійшли під її відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано.

ІІ. Інвентаризація

У процесі інвентаризації слід:

  • послідовно проводити її за місцями зберігання;
  • установити наявність активів способом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру, які проводять у порядку розміщення активів у приміщеннях, де їх зберігають;
  • опечатувати приміщення, де інвентаризацію активів уже завершено;
  • зберігати інвентаризаційні описи в закритому приміщенні, де проводять інвентаризацію;
  • активи, що вибули або надійшли під час інвентаризації, заносити до окремого інвентаризаційного опису (якщо їх ще не було внесено до інвентаризаційного опису).

ІІІ. Відображення результатів

Відображення результатів інвентаризації комісією передбачає врахування таких нюансів:

  • у процесі роботи комісії складають інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості. Усі матеріали інвентаризації складають не менш ніж у двох екземплярах;
  • оформлені документи потрібно передати до бухгалтерської служби, яка зобов’язана перевірити правильність унесених описів.

Відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку полягає у:

  • складанні звіряльних відомостей, у яких відображають розбіжності між даними бухобліку та інвентаризаційних описів. Звіряльні відомості складають, навіть якщо розбіжностей між даними бухобліку та фактичною наявністю активів не виявлено;
  • відображенні виявлених розбіжностей на рахунках бухобліку.

Якщо під час війни пошкодили майно та документи

Якщо внаслідок воєнних дій майно установи пошкоджено, то потрібно зафіксувати завдані збитки. Для цього проводять інвентаризацію, як тільки буде змога безперешкодно потрапити на відповідний об’єкт.

Керівник установи створює наказ про проведення інвентаризації в межах зруйнованих / пошкоджених об’єктів. На можливість проведення інвентаризації зруйнованого чи пошкодженого майна вказано в абз. 3 п. 8 розд. І Положення № 879. Там зазначено, що керівники установ, які розміщені в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану, у разі установлення фактів викрадення (розкрадання), нестачі, знищення (псування) майна можуть ухвалити рішення про проведення інвентаризації такого окремо визначеного майна на день установлення таких фактів.

Ухваливши таке рішення, керівник установи створює інвентаризаційну комісію за загальними правилами. Комісія проводить інвентаризацію та фіксує фактичний стан активів установи:

  • стосовно запасів складають інвентаризаційні описи, окремо виділяючи опис непридатних запасів, у якому вказують найменування, кількість, причини, ступінь і характер псування, також надають рекомендації стосовно списання запасів;
  • за необоротними активами складають окремі описи на основні засоби, нематеріальні активи, інші необоротні матеріальні активи, які зазнали пошкодження, вказуючи причини та ступінь пошкодження. Окремо складають описи активів, які стали непридатними для експлуатації, надаючи рекомендації щодо їх списання.

Якщо в установі пошкоджено або знищено первинні документи та облікові регістри, комісія повинна в довільній формі скласти опис усіх утрачених документів.

По завершенню фіксації всіх фактів пошкодження чи знищення майна установи комісія складає звіряльні відомості, у яких відображає всі розбіжності між даними бухобліку та результатами інвентаризації. У протоколі інвентаризаційної комісії наводять підсумки про пошкоджене та втрачене майно й документи, надають рекомендації щодо подальшого використання майна або його списання. Далі протокол передають керівнику установи.

Ну і, звісно, не забудьте подати відповідні заяви до правоохоронних органів щодо пошкодження чи знищення майна установи. Це дасть змогу розраховувати на відшкодування заподіяної шкоди.

За результатами проведеної інвентаризації керівник установи повинен ухвалити рішення про списання не придатного для подальшого використання майна.

Якщо внаслідок воєнних дій було знищено документи установи, то, як тільки стане можливо, слід повідомити про це контролюючі органи. Повідомлення складають у довільній формі, зазначаючи обставини, що призвели до втрати або неможливості вивезення первинних документів та облікових регістрів. Його мають підписати керівник установи та головний бухгалтер. Детально про те, як діяти бюджетній установі в разі втрати документів під час бойових дій, читайте в газеті «Новий бюджетний облік», № 8/2022, с. 13.

Визначення розміру збитків від нестач

Якщо інвентаризаційна комісія виявила нестачу активів, чи то необоротних, чи то оборотних, потрібно правильно оцінити розмір збитків від такої нестачі. Керуватися при цьому слід Порядком № 116, у п. 2 якого зазначено, що розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначають проведенням незалежної оцінки відповідно до національних стандартів оцінки. Розмір збитків, що призвели до завдання майнової шкоди державітериторіальній громаді або суб’єкту господарювання з державною (комунальною) часткою у статутному капіталі, визначають відповідно до Методики № 1891.

Згідно із зазначеною Методикою для визначення розміру збитків, завданих бюджетній установі, переважно здійснюють незалежну оцінку. Для цього обирають виконавця такої оцінки й укладають із ним договір про проведення оцінки. Вихідними даними для оцінювання майна є матеріали інвентаризації, документи з бухгалтерського обліку, оцінки пошкодженого майна, проєктно-кошторисна документація, документи бюро технічної інвентаризації на нерухоме майно, документи з відомостями про технічний стан і технічні характеристики майна, фінансова звітність, а також інші документи. За результатами незалежної оцінки складають звіт про оцінку збитків, на підставі якого керівник установи ухвалює рішення про розмір збитків.

Однак установа замість незалежної оцінки може здійснити стандартизовану оцінку. Її застосовують у таких випадках:

  • немає вихідних даних, що містять інформацію про пошкоджене майно до та після його розкрадання, нестачі, знищення, псування, крім даних бухгалтерського обліку;
  • виконавець оцінки не може особисто оглянути пошкоджене майно, що не дає йому змоги отримати відомості про стан майна до та після розкрадання, нестачі, знищення, псування;
  • завдано майнової шкоди внаслідок неправомірних дій з грошовими коштами.

Результат проведеної оцінки відображають в акті оцінки збитків.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо виявлено нестачу дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей, то розмір цих збитків визначають відповідно до Закону № 217.

Отже, суму, визначену у звіті (акті) про оцінку збитків, має відшкодувати винна особа, якщо таку визначили. Відповідно до п. 10 Порядку № 116 із сум, стягнутих із винної особи, відшкодовують збитки, завдані установі, з урахуванням фактичних витрат установи на відновлення пошкоджених або придбання нових матеріальних цінностей та вартості робіт з їх відновлення.

Матеріальна відповідальність Якщо у процесі інвентаризації виявлено нестачу, визначено її розмір, то наступним етапом буде установлення винної в нестачі особи. Якщо така особа є, то її притягають до відповідальності. Передбачена ця відповідальність ст. 130–138 КЗпП. Згідно зі ст. 130 КЗпП працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну установі внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків. Матеріально відповідальна особа відповідає лише за пряму дійсну шкоду, лише в межах і порядку, передбачених законодавством, і за умови, коли таку шкоду заподіяно установі протиправними діями (бездіяльністю) працівника.

Однак варто пам’ятати, що для виконання трудових обов’язків належним чином і повного збереження майна в установі мають бути створені відповідні умови. Відповідальність за це покладено на власника або уповноваженого ним органу (ст. 131 КЗпП). Тож, якщо такі умови не створено, матеріально відповідальна особа може оскаржити свою відповідальність за нестачі, що виявлені інвентаризацією.

Матеріально відповідальні особи несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну установі, під час виконання трудових обов’язків у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше від свого середнього місячного заробітку.

Працівник, який заподіяв шкоду, може добровільно покрити її повністю або частково. За згодою роботодавця працівник може передати для покриття заподіяної шкоди рівноцінне майно або полагодити пошкоджене (ч. 5 ст. 130 КЗпП).

Відображення результатів інвентаризації в обліку

Звісно, ідеальною є ситуація, коли в результаті проведеної інвентаризації фактична наявність активів та зобов’язань відповідає даним бухобліку. Та на практиці не завжди так буває. Інколи виникають лишки, а інколи — нестачі. Як же правильно відобразити їх в обліку? Усе залежить від виду активу та інших нюансів, які далі розглянемо.

Якщо в результаті інвентаризації виявили активи, що не відображені в обліку установи, то їх слід оприбуткувати як лишки. У п. 4 розд. IV Положення № 879 зазначено, що основні засоби, нематеріальні активи, які виявлені в лишках, підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходів спеціального фонду бюджетної установи. Те саме стосується й оприбуткування лишків грошових коштів та інших оборотних активів.

Лишки запасів Якщо в результаті інвентаризації виявлено лишки запасів, то слід визначити причини їх виникнення. Однією з причин може бути неоприбуткування запасів. Якщо ці запаси надійшли в установу в поточному звітному періоді та є первинні документи, які це підтверджують, то слід оприбуткувати їх такою кореспонденцією рахунків: Дт 151, 1812 — Кт 6211.

Під час складання первинних документів на використання запасів може бути допущена помилка й запаси списані на завищену суму. Якщо під час інвентаризації цю помилку виявили, то її слід виправити. Спосіб виправлення буде залежати від того, у якому звітному періоді цієї помилки припустилися. Якщо запаси надмірно списали в поточному звітному періоді, то потрібно скласти кореспонденцію рахунків Дт 8013, 8113 — Кт 151, 1812 методом «червоне сторно».

Якщо ж виявлено надмірно списані запаси минулих звітних періодів, то кореспонденція рахунків має бути такою: Дт 151, 1812 — Кт 5512. Тобто в цьому випадку треба скоригувати накопичені фінансові результати виконання кошторису.

В інших випадках лишки запасів слід оприбуткувати з одночасним відображенням доходу. Для цього застосовують субрахунок 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі» або 7211 «Дохід від реалізації активів».

Коли на виявлені матеріальні цінності не знайдено первинних документів, то їх оприбуткування є надходженням у натуральній формі, тож потрібно подати до Казначейства довідку про надходження в натуральній формі та внести зміни в планові показники кошторису щодо доходів спецфонду.

На прикладі розглянемо, як відобразити в бухобліку оприбуткування лишків запасів.

Приклад 1. У бюджетній установі (неплатник ПДВ) провели інвентаризацію, в результаті якої комісія виявила лишки продуктів харчування, надходження яких не підтверджено первинними документами. За оцінкою можливого використання вартість продуктів харчування, визначена комісією установи, становить 945,00 грн. Продукти планують використовувати в установі.

Також було виявлено неоприбутковані будівельні матеріали (будівельна суміш) на суму 240,00 грн, щодо яких були первинні документи, що підтверджують їх придбання в поточному місяці. Бухгалтер не склав своєчасно кореспонденції рахунків щодо їх оприбуткування.

У бухобліку ці господарські операції будуть відображені кореспонденцією рахунків, наведеною в табл. 3.

Таблиця 3. Бухоблік лишків запасів

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн

Меморіальний ордер

дебет

кредит

1. Оприбутковано лишки продуктів харчування

1511

2117, 6211, 6415

945,00

№ 4 або № 6

2. Відображено дохід і касові надходження

2313

7112

945,00

№ 3 та № 14

3. Відображено касові витрати

2117, 6211, 6415

2313

945,00

№ 3 та № 4 або № 6

4. Відображено оприбуткування будівельних матеріалів

1513

6211

240,00

№ 6

Лишки основних засобів Відображення в бухобліку неоприбуткованого основного засобу також буде залежати від причини такого неоприбуткування. Якщо виявлено основний засіб, який було придбано в поточному звітному періоді, що підтверджено відповідними первинними документами, то потрібно скласти таку кореспонденцію рахунків:

  • Дт 1311 — Кт 6211;
  • Дт 101 — Кт 1311.

Якщо об’єкт основних засобів мали б зарахувати на баланс у попередньому звітному періоді, але цього не зробили, то це потрібно зробити, відобразивши такою ж кореспонденцією рахунків. Однак амортизацію за весь період експлуатації об’єкта основних засобів слід нарахувати, відобразивши кореспонденцією рахунків Дт 5512 — Кт 1411.

Якщо ж інвентаризаційна комісія виявить лишки у формі основного засобу, що не має первинних документів, які пояснюють його надходження в установу, слід оприбуткувати такий об’єкт з одночасним збільшенням доходів.

На прикладі розглянемо оприбуткування лишків основних засобів.

Приклад 2. Під час проведення інвентаризації в установі виявлено неоприбутковані необоротні активи:

  • комп’ютер, який був в експлуатації, але не був зарахований на баланс установи та не мав первинних документів, що підтверджують його походження;
  • генератор вартістю 21 780,00 грн (є первинні документи, що підтверджують його вартість).

Інвентаризаційна комісія визначила справедливу вартість комп’ютера в сумі 13 100,00 грн. Його зарахували на баланс установи та нарахували амортизацію в сумі 6 550,00 грн (50 % первісної вартості).

У бухобліку ці господарські операції будуть відображені кореспонденцією рахунків, наведеною в табл. 4.

Таблиця 4. Бухоблік лишків основних засобів

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн

Меморіальний ордер

дебет

кредит

1. Оприбутковано комп’ютер (відповідно до вартісного критерію є малоцінним необоротним матеріальним активом)

1113

7112

13 100,00

№ 14

2. Одночасно відображено зміни в капіталі

7112

5111

13 100,00

№ 14

3. Нараховано амортизацію в місяці передання в експлуатацію

8014, 8114

1412

6 550,00

№ 17

4. Оприбутковано генератор

1014

7112

21 780,00

№ 14

5. Одночасно відображено зміни в капіталі

7112

5111

21 780,00

№ 14

Отже, виявлені лишки активів, як правило, збільшують доходи установи. Зовсім інша річ — нестачі: їх списують на витрати. Та не поспішайте: якщо в установі виявили нестачі запасів, то спочатку потрібно визначитись, можливо, є лишки інших запасів і можна провести взаємозалік лишків і нестач. Тож далі поговоримо про пересортицю.

Пересортиця У п. 5 розд. IV Положення № 879 зазначено, що взаємний залік лишків і нестач унаслідок пересортиці допускається тільки щодо запасів однакового найменування та в тотожній кількості за умови, що лишки й нестачі утворилися за один і той самий період, який перевіряють, та в однієї матеріально відповідальної особи. Важливо упевнитися, що лишки й нестачі утворилися через плутанину, а не умисно, через зловживання службовим положенням.

Зверніть увагу, що інколи причиною невідповідності залишків запасів може бути бухгалтерська помилка. У такому разі слід у бухобліку виправити помилку, а не відображати пересортицю.

Ідеальною є ситуація, коли вартість нестачі запасів збігається з вартістю лишків запасів. Однак це не завжди так. Як відображати в бухобліку різниці, які виникають під час пересортиці, вказано в п. 5 розд. IV Положення № 879.

Так, у разі взаємозаліку нестач і лишків унаслідок пересортиці, коли вартість запасів, що виявились у нестачі, більша за вартість запасів, що виявились у надлишку, різницю вартості слід віднести на винних осіб.

Якщо осіб, винних у пересортиці, не встановлено, то сумові різниці розглядають як нестачі цінностей понад норми природного убутку з віднесенням їх до складу витрат.

Для обліку таких витрат передбачено субрахунок 8013 «Матеріальні витрати». Суму нестачі слід обліковувати на позабалансовому субрахунку 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів» до моменту виявлення винних осіб.

За такими сумовими різницями в протоколах інвентаризаційної комісії необхідно навести причини, з яких різниці не можуть бути віднесені на винних осіб. Коли винну в пересортиці особу установлено, від’ємна різниця вартості має бути віднесена на неї. У бухобліку це відображають кореспонденцією рахунків Дт 2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» — Кт 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)».

Перевищення вартості запасів, що виявились у лишку, порівняно з вартістю запасів, що виявились у нестачі, унаслідок пересортиці відноситься на збільшення даних обліку відповідних запасів та доходів. Такі доходи обліковують на субрахунку 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)».

Однак ми вважаємо, що врегулювати сумові різниці від пересортиці можна й іншим методом. Якщо можна точно установити, де припустилися помилки, тобто які запаси списали на яку статтю витрат помилково, то достатньо просто виправити помилку та скоригувати неправильно відображені витрати.

Далі на прикладі розглянемо порядок відображення в бухобліку пересортиці.

Приклад 3. Під час інвентаризації канцтоварів у бюджетній установі виявлено:

1) нестачу олівців ТМ «Optima» на загальну суму 91,60 грн і надлишок олівців ТМ «First» на загальну суму 91,60 грн;

2) нестачу папок для документів ТМ «Median» у кількості 4 шт. на суму 170,00 грн і лишки папок для документів ТМ «Pack» у кількості 4 шт. на суму 90,00 грн. Винною особою є старша медсестра, яка відшкодувала різницю між нестачею та надлишком грошовими коштами в касу установи;

3) нестачу паперу офісного ТМ «Білосніжка» (1 упаковка) на суму 192,00 грн і лишки паперу офісного ТМ «POST» (1 упаковка) на суму 214,00 грн.

Ухвалено рішення зарахувати лишки й нестачі як пересортицю. Причина — помилки під час використання для надання медичних послуг.

У бухобліку ці господарські операції будуть відображені кореспонденцією рахунків, наведеною в табл. 5.

Таблиця 5. Бухоблік пересортиці

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн

Меморіальний ордер

дебет

кредит

Вартість лишків дорівнює вартості нестач

1. Відображено взаємозалік олівців унаслідок пересортиці

1812/лишки

1812/нестача

91,60

Вартість нестач перевищує вартість лишків

1. Відображено взаємозалік папок для документів унаслідок пересортиці

1812/лишки

1812/нестача

90,00

2. Списано на витрати суму від’ємної різниці (170,00 – 90,00 = 80,00 грн)

8013

1812/нестача

80,00

№ 10

3. Від’ємну різницю віднесли на заборгованість винної особи

2115

7111

80,00

№ 14

4. Винна особа відшкодувала нестачу

2211

2115

80,00

№ 1

Вартість лишків перевищує вартість нестач

1. Відображено взаємозалік паперу унаслідок пересортиці

1812/лишки

1812/нестача

192,00

2. Зараховано лишки паперу на баланс (214,00 – 192,00 = 22,00 грн)

1812/лишки

2117

22,00

№ 4

3. Відображено збільшення доходів

2313

7111

22,00

№ 3 та № 14

4. Відображено касові видатки

2117

2313

22,00

№ 4 та № 3

Якщо в результаті проведеної інвентаризації виявили нестачі активів і підстав для відображення пересортиці немає, то слід відобразити в обліку нестачу відповідних активів, урахувавши їх вид і причини нестачі.

Нестача запасів Стосовно відображення нестачі запасів, виявлених у результаті інвентаризації, у п. 4 розд. IV Положення № 879 зазначено, що:

  • нестачу запасів у межах установлених норм природного убутку, виявлену під час інвентаризації, списують за розпорядженням керівника підприємства на витрати;
  • нестачу цінностей понад норми природного убутку, а також витрати від псування цінностей списують з балансу та відносять на рахунок винних осіб у розмірі, визначеному відповідно до законодавства (на підставі проведеної оцінки). Якщо винні особи не встановлені, втрати зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту установлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством.

У п. 10 МР з обліку запасів зазначено:

  • нестачі та втрати запасів, у межах установлених норм природного убутку під час транспортування, відносять на збільшення первісної вартості оприбуткованих запасів такого найменування, групи, видів;
  • нестачі та втрати запасів у межах установлених норм природного убутку під час зберігання, а також нестачі та втрати запасів понад норми природного убутку визнають витратами звітного періоду;
  • одночасно суми нестач і втрат від псування запасів понад норми природного убутку до ухвалення рішення про конкретних винуватців відображають на позабалансовому рахунку;
  • після установлення осіб, які мають відшкодувати втрати запасів понад норми природного убутку, належну до відшкодування суму зараховують до складу дебіторської заборгованості та доходів (на суму фактичних витрат на відновлення (придбання) запасів) і розрахунків з бюджетом (на різницю між сумою, що має бути відшкодована винним, і сумою фактичних витрат на відновлення (придбання) запасів) одночасно зі списанням сум, що відображені на позабалансовому рахунку.

Списання запасів унаслідок нестачі, у тому числі в межах установлених норм, відображають відповідно до Типової кореспонденції (табл. 6).

Таблиця 6. Бухоблік нестачі запасів

Номер пункту

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

дебет

кредит

3.19

Відображено списання запасів унаслідок нестачі, у тому числі в межах установлених норм, а також нестач і втрат від псування матеріальних цінностей, віднесених на рахунок установи, придбаних у поточному році, у минулих роках за розрахунками з внутрішньовідомчого передання запасів

8013, 8113, 5512, 2711

15, 18

3.20

Якщо установлено винних осіб, відображено суму вартості відшкодування збитків, яка віднесена на рахунок винних осіб у частині:

  • витрат на відновлення (придбання)

2115

7111

  • перевищення, що підлягає перерахуванню до відповідного бюджету

2115

6312

Якщо винні особи не установлені, відображено суму нестачі матеріальних цінностей

073

Далі на прикладі розглянемо, як відображати в бухобліку нестачу запасів.

Приклад 4. У бюджетній установі було проведено інвентаризацію, в результаті якої виявлено нестачу талонів на пальне (обліковувались на аналітичному субрахунку 1514/талони) на суму 950,00 грн. Винним у нестачі визнали водія, який погодився відшкодувати нестачу та написав заяву на утримання суми відшкодування з його заробітної плати.

Крім того, виявили нестачу засобів індивідуального захисту (обліковувались на субрахунку 1812) на суму 250,00 грн, винну в нестачі особу на цей час не установлено.

У бухобліку ці господарські операції будуть відображені кореспонденцією рахунків, наведеною в табл. 7.

Таблиця 7. Бухоблік нестачі запасів

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн

Меморіальний ордер

дебет

кредит

1. Відображено суму нестачі талонів на пальне

8013

1514/талони

950,00

№ 13

2. Відображено суму відшкодування збитків винною особою

2115

7111

950,00

№ 14

3. Утримано із зарплати винної особи суму відшкодування збитків

6511

2115

950,00

№ 5

4. Відображено нестачу засобів індивідуального захисту

8013

1812

250,00

№ 13

5. Відображено суму нестачі засобів індивідуального захисту на позабалансовому субрахунку

073

250,00

№ 16

Нестача основних засобів Як відображати в бухобліку нестачі основних засобів, виявлені в результаті інвентаризації, ні в НС 121 «Основні засоби», ні в МР з обліку ОЗ не зазначено. А ось відображення нестачі основних засобів на рахунках обліку можемо знайти в Типовій кореспонденції (табл. 8).

Таблиця 8. Бухоблік нестачі основних засобів

Номер пункту

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

дебет

кредит

1.31

Відображено вибуття об’єктів основних засобів у випадках, передбачених законодавством, та списання внаслідок нестачі, установленої під час інвентаризації:

  • сума зносу об’єкта основних засобів

1411, 1412, 1414

10, 11

  • залишкова вартість об’єкта основних засобів

8411

10, 11

Відображено суми дооцінки об’єкта основних засобів у разі його вибуття (на дату вибуття об’єкта субрахунок 5311 має кредитове сальдо за конкретним об’єктом (ідентифіковане сальдо) на основі записів з початку експлуатації об’єкта про зміну балансової вартості основних засобів у картках інвентарного обліку (інших регістрах аналітичного обліку) об’єктів основних засобів)

5311

5512

1.32

Відображено віднесення до накопичених фінансових результатів первісної вартості основних засобів, які були придбані або безоплатно отримані за операціями з внутрішнього переміщення в межах органу, уповноваженого управляти об’єктами державної (комунальної) власності, під час їх списання

51

5512

1.33

Якщо установлено винних осіб, за нестачі, установлені під час інвентаризації, водночас проводять записи на суму вартості відшкодування збитків, яка віднесена на рахунок винних осіб у частині:

  • витрат на відновлення (придбання)

2115

7111

  • перевищення, що підлягає перерахуванню до відповідного бюджету

2115

6312

Якщо винні особи не установлені, відображено на позабалансовому рахунку суму нестач основних засобів

073

На наступному прикладі розглянемо відображення в бухобліку нестачі основного засобу.

Приклад 5. У бюджетній установі провели інвентаризацію та виявили нестачу обладнання, первісна вартість якого — 37 500,00 грн, сума нарахованого зносу — 21 200,00 грн. Інвентаризаційна комісія дійшла висновку, що нестача стала наслідком крадіжки, у зв’язку із чим установа звернулася до правоохоронних органів з відповідною заявою. Списання обладнання з балансу установи засвідчено Актом списання основних засобів. На момент списання основного засобу особи, винні в нестачі, не установлені.

Ці господарські операції будуть відображені в обліку кореспонденцією рахунків, наведеною в табл. 9.

Таблиця 9. Бухоблік нестачі основного засобу

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн

Меморіальний ордер

дебет

кредит

1. Списано суму зносу обладнання, щодо якого виявили нестачу

1411

1014

21 200,00

№ 9

2. Списано залишкову вартість обладнання (37 500,00 – 21 200,00 = 16 300,00 грн)

8411

1014

16 300,00

№ 9

3. Відображено зміни в капіталі

5111

5512

37 500,00

№ 17

4. Відображено суму нестачі на позабалансовому рахунку

073

16 300,00

№ 16

Відповідальність за непроведення

Оскільки проводити інвентаризацію перед складанням річної фінансової звітності слід обов’язково, звітність, не підтверджена інвентаризацією, може бути кваліфікована як неправильна та недостовірна. Що, своєю чергою, загрожує штрафом у розмірі від 10 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 170 грн до 255 грн (ст. 186 3 КУпАП).

Окрему відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник установи, який згідно з п. 4 розд. І Положення № 879 повинен створити необхідні умови для її проведення, визначити об’єкти, періодичність і строки проведення інвентаризації.

Так, відповідно до ст. 164 2 КУпАП за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей передбачено відповідальність у формі штрафу в розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 грн до 255 грн). У разі повторного порушення протягом року — від 170 грн до 340 грн.

Справи про адміністративні правопорушення, пов’язані з порушенням законодавства з фінансових питань, передбачених ст. 164 2 КУпАП, розглядаються фіскальними органами, які й ухвалюють рішення про притягнення винних осіб до адміністративної відповідальності.

Календар

На цьому тижні
подій немає

Вверх
Закрыть
Замовити зворотній дзвінок
Буде виконано оформлення передплати на обране видання
Телефон
Оформити
Повернутися
Закрыть
Вибачте, на обраний вами період передплата не здійснюється. Для того щоб задати своє питання телефонуйте на наші контактні телефони або скористайтеся формою зворотного зв'язку