«НОВИЙ БЮДЖЕТНИЙ ОБЛІК»:
Розрахунки з підзвітними особами: здійснюємо та обліковуємо

Лідія Безкоровайна, експертка газети

Законодавче регулювання

Розрахунки з підзвітними особами здійснюють у межах правового поля, регламентованого:

• КЗпП — у частині регулювання трудових відносин із працівником, який відряджається;
• ПКУ — у частині відображення витрат на відрядження;
• Інструкцією № 59, наказом № 841, постановою № 98 та іншими нормативно-правовими актами, пов’язаними зі службовими відрядженнями в межах України та за кордон;
• Порядком № 372, Планом рахунків № 1203, Типовою кореспонденцією — у частині унормування бухобліку розрахунків з підзвітними особами.

Перш ніж розглянути особливості організації обліку розрахунків з підзвітними особами, слід визначитися з основними поняттями.

ЦИТАТА. «Підзвітна особа — працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків».

(абз. 14 п. 1.2 Порядку № 372)

«Підзвітна сума — кошти, видані працівникові установи на витрати, пов’язані зі службовими відрядженнями, та/або на адміністративно-господарські витрати».

(абз. 15 п. 1.2 Порядку № 372)

«Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника державного органу (поїздка державного службовця — за розпорядженням керівника державної служби), підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства)».

(п. 1 розд. І Інструкції № 59)

КЕКВ Підзвітні суми мають цільове призначення й мають витрачатися з метою, на яку вони видані, згідно з кодами економічної класифікації видатків (п. 3.3 розд. ІІІ Порядку № 372).

Оплачують службові відрядження за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження». Придбавати матеріальні цінності підзвітна особа може за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

Бухоблік розрахунків з підзвітними особами ведуть за КЕКВ і в розрізі підзвітних осіб за виданими з каси установи (зарахованими на картковий рахунок) сумами, за якими оплату видатків у безготівковій формі неможливо або недоцільно проводити.

Розрахунки з підзвітними особами

Кому можна видавати кошти під звіт? Згідно зі ст. 21 КЗпП працівник, який уклав трудовий договір із роботодавцем, зобов’язаний виконувати роботу, визначену цим договором, і підпорядковуватися внутрішньому трудовому розпорядку. Так, якщо посадовими обов’язками (посадовою інструкцією) передбачено здійснення від імені роботодавця діяльності за операціями з переданими йому цінностями, то працівник виконуватиме поставлені завдання роботодавця в межах господарської діяльності установи.

Перед видачею коштів під звіт слід переконатися, що працівник відзвітував за попередньо виданий йому аванс.

На яку мету? У бюджетних установах потреба видати кошти фізичній особі під звіт найчастіше виникає у зв’язку зі службовим відрядженням (згідно із ч. 2 ст. 121 КЗпП існує обов’язок роботодавця виплачувати аванс на відрядження); для придбання ТМЦ та послуг, якщо готівковий розрахунок більш доцільний, аніж безготівковий. Окремо можна виділити ще два напрями, для яких можуть видавати кошти підзвітним особам: закупівля сільськогосподарської продукції та закупівля брухту чорних і кольорових металів. Окремо виділяємо їх тому, що вони мають свої особливості оформлення та звітування. Однак слід зазначити, що ці напрями не часто трапляються в бюджетних установах.

Як видати гроші? Видати кошти під звіт працівникові можна за наказом (розпорядженням) керівника або за усною домовленістю. Кошти можна видавати готівкою за видатковим касовим ордером; перерахуванням на поточний рахунок працівника (операції з яким можуть здійснювати з використанням платіжних карток); на корпоративну банківську картку. У двох останніх варіантах підтвердженням перерахування коштів буде слугувати виписка з рахунку. Кошти вважають виданими на момент платежу з корпоративної картки або на момент зарахування коштів на поточний рахунок працівника установи.

Адміністративно-господарські потреби

Забезпечення адміністративно-господарських потреб установи з допомогою підзвітної особи передбачає здійснення таких операцій:

1) формулювання завдання підзвітній особі;

2) виплата грошового авансу для оплати витрат, пов’язаних із виконанням завдання;

3) отримання матеріальних цінностей, які придбала підзвітна особа, із супровідними документами до них;

4) надання до бухгалтерії звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт).

Відрядження

Відрядження в межах України Для того щоб відрядити працівника установи, необхідно правильно оформити відповідні документи. Направляє працівника установи у відрядження керівник установи або його заступник (державного службовця — керівник державної служби) та оформлює наказом (розпорядженням), у якому зазначають мету виїзду, завдання (за потреби), пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджають працівника), строк (дату вибуття у відрядження й дату прибуття з відрядження), джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження, а також за потреби інші ключові моменти (вид транспорту, інформацію про додаткові обмеження щодо сум і цілей використання коштів, наданих на відрядження, якщо керівник їх установив), після затвердження кошторису витрат. Якщо працівника установи направляють у службове відрядження за запрошенням, подають його копію та за наявності програму заходів (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59).

Зверніть увагу, що наказ про відрядження в межах України видають після затвердження кошторису витрат.

Відрядження за кордон Відрядження за кордон здійснюють відповідно до наказу (розпорядження) керівника установи (у разі відрядження державного службовця — відповідно до наказу керівника державної служби), у якому зазначають мету виїзду, завдання (за потреби), пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджають працівника), строк (дату вибуття у відрядження й дату прибуття з відрядження), джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження, а також за потреби інші ключові моменти (вид транспорту та маршрут поїздки в разі відрядження на службовому автомобілі, інформацію про додаткові обмеження щодо сум і цілей використання коштів, наданих на відрядження, якщо керівник їх установив), після затвердження технічного завдання (за потреби) та кошторису витрат. Якщо працівника установи направляють у службове відрядження за кордон за запрошенням, подають його копію з перекладом та за наявності програму заходів.

Отже, на сьогодні кошторис має бути затверджений і на відрядження в межах України, і на закордонне відрядження. При цьому затвердженої форми кошторису немає. Тому установи складають кошторис у довільній формі, включивши всі витрати, відомі на момент направлення працівника у відрядження. Серед таких витрат обов’язково будуть добові, вартість проживання та проїзду тощо.

Строк одного відрядження визначається керівником установи, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон — 60 календарних днів, крім випадків, зазначених в абз. 2–15 п. 6 постанови № 98.

Зауважимо, що постановою № 710 установлено специфічні заходи щодо економії державних коштів. Зокрема, згідно з п. 18 згаданого документа має бути забезпечено мінімізацію витрат на службові відрядження оптимізацією кількісного складу відряджених працівників та строку їх перебування за кордоном, зменшенням витрат на оплату проїзду, наймання житла та інших витрат, пов’язаних із відрядженням, а також упровадженням пропозицій, що відображені у звіті про закордонні відрядження, у сфері діяльності відповідного органу. Тож відряджати працівника є сенс лише за обґрунтованої необхідності.

Одним з обов’язкових пунктів, що має міститись у наказі про відрядження, є джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження. Такими джерелами можуть бути:

• кошти загального фонду;
• кошти спеціального фонду (благодійні внески, гранти міжнародних фондів тощо);
• кошти сторони, яка приймає.

У наказі може бути відображена й інша важлива інформація, а саме керівник установи може ввести додаткові обмеження за сумами коштів, що їх видають відрядженому працівникові (у межах установлених норм), а також цілями їх використання. Також у наказі може бути зазначено, що працівник направляється у відрядження спеціально для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні або має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання тощо.

Після того як наказ оформили, його копію надають працівникові, що їде у відрядження, адже вона слугуватиме підставою для того, щоб у рахунок за проживання в готелі за місцем відрядження не був уключений туристичний збір. Оскільки відповідно до пп. 268.2.2 ПКУ платниками туристичного збору не є, зокрема, особи, що прибули у відрядження.

Аванс на відрядження в межах України Відповідно до п. 4 розд. І Інструкції № 59 установа, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). На сьогодні виплачувати аванс відрядженому працівнику можуть такими способами:

• перерахування коштів на поточний рахунок працівника, операції за яким можна здійснювати з використанням платіжних карток;
• перерахування коштів на рахунок установи, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можна здійснювати з використанням корпоративних платіжних карток.

Однак є й виняток! Так, аванс можна видавати готівкою працівникам, яких у відрядження направляють державні органи та військові формування, утворені ними у визначеному порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання та повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

Як правило, суму авансу установа визначає самостійно з урахуванням переліку витрат, наведених у кошторисі на відрядження.

У разі відрядження в межах України аванс перераховують у національній валюті.

Аванс на відрядження за кордон Що стосується закордонних відряджень, то відповідно до абз. 1 п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59 аванс може бути перерахований працівнику, що їде у відрядження:

• у національній валюті держави, до якої відряджають працівника;
• або в доларах США / євро;
• або в гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, установленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Під час виплати авансу в національній валюті держави, до якої відряджають працівника, перерахунок граничної суми добових витрат, установленої в доларах США, у валюту держави відрядження здійснюють за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним банком валютним (обмінним) курсом нацвалюти держави перебування до валюти держави відрядження та долара США на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 16.3 розд. ІІІ Інструкції № 59).

До речі, повертати невикористаний залишок авансу працівник повинен у грошових одиницях, у яких було надано аванс, на відповідний рахунок установи, що надала ці кошти, в установленому законодавством порядку.

У зв’язку з браком коштів установи на практиці повсякчас не дотримуються норми щодо обов’язковості видачі авансу. Однак вкотре наголосимо, що це порушення гарантій працівника.

Документальне підтвердження витрат Серед витрат, які може здійснювати підзвітна особа у відрядженні, можна виділити такі:

• на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження й назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
• оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях;
• на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання в місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 % сум добових витрат для держави, до якої відряджають працівника, визначених у додатку 1 до постанови № 98, за всі дні проживання;
• на бронювання місць у готелях (мотелях) у розмірах не більш як 50 % вартості місця за добу;
• на користування постільними речами в поїздах;
• оформлення закордонних паспортів;
• оформлення дозволів на в’їзд (віз);
• на оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я відрядженого працівника або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу) за наявності оригіналу такого поліса з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджають працівника, або держав, територією яких відбувається транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування;
• на обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження;
• на оплату службових телефонних розмов (пп. 1 п. 7 постанови № 98).

Також відрядженому працівникові відшкодовують комісійні витрати в разі обміну валюти, комісійні винагороди за надані банком послуги (пп. 2 п. 7 постанови № 98).

Усі зазначені вище витрати установа може відшкодувати лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.

Зверніть увагу, що відповідно до п. 13 розд. ІІ, абз. 4 п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59 також підлягають відшкодуванню підтверджені витрати та добові витрати супровіднику (не більше ніж одному) відрядженого працівника, якщо він має інвалідність І групи внаслідок порушення опорно-рухового апарату та зору (як у разі відрядження по Україні, так і в разі закордонних відряджень).

Підтвердними документами, що засвідчують вартість здійснених у зв’язку з відрядженням по Україні витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО та ПКУ. Такими документами є касовий, товарний чеки, які дають змогу ідентифікувати продавця товару (надавача послуг), рахунки з готелів, проїзні документи (квитки на поїзд, авіаквитки, квитки на автобус міжміського сполучення, на транспорт громадського користування внутрішньоміського сполучення тощо). Однак на сьогодні, окрім цих документів, підтвердними також можна вважати документи, визначені Інструкцією № 59, про що зазначено в п. 14 розд. І цього документа. Отже, документи, які визначені деякими нормами Інструкції № 59, також можна вважати підтвердними, хоча вони не є розрахунковими!

У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість здійснених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюють згідно із законодавством відповідної держави.

Добові Відповідно до п. 15 розд. І Інструкції № 59 визначено, що окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати.

Для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, які повністю або частково фінансуються за бюджетні кошти, згідно з постановою № 98 у разі відрядження в межах України розмір добових витрат (за кожен день) становить 300 грн; гранична сума витрат на наймання житла за добу — 900 грн.

Для відрядження за кордон суми добових і граничні суми витрат на наймання житлового приміщення визначені в додатку 1 до постанови № 98.

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачують відрядженим працівникам за рахунок добових витрат (абз. 3 п. 2 постанови № 98). У цьому випадку сума добових витрат становитиме:

• 80 % — за одноразового харчування;
• 55 % — дворазового;
• 35 % — триразового (абз. 1 п. 2 постанови № 98).

Звітування

Строки подання Звіту та повернення підзвітних сум урегульовано в пп. 170.9.2, 170.9.3 ПКУ та в Порядку № 841.

За наявності надміру витрачених коштів таку суму платник податку зараховує на банківський рахунок установи або повертає в касу установи, що їх видала, до або під час подання Звіту (пп. 170.9.2 ПКУ, абз. 2 п. 3 Порядку № 841).

Тобто граничні строки повернення надміру виданих із каси коштів збігаються зі строками подання Звіту (табл. 1).

Таблиця 1. Строки повернення невикористаних (надміру виданих із каси) коштів на відрядження

Призначення виданих підзвітних коштів	Строки повернення невикористаних (надміру виданих із каси) підзвітних коштів	Нормативне регулювання	Санкції за порушення строків повернення надміру виданих із каси коштів
Відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії	У разі розрахунку готівкою	Підпункт 170.9.2 ПКУ, абз. 1 п. 3 Порядку № 841	Сума неповернених коштів вважається доходом працівника, тому оподатковується за ставкою 18 % (п. 167.1 ПКУ)
	до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження
	У разі розрахунку готівкою, знятою з платіжної картки	Підпункт «а» пп. 170.9.3 ПКУ, абз. 4 п. 3 Порядку № 841
	до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження
	У разі розрахунку платіжною карткою	Підпункт «б» пп. 170.9.3 ПКУ, абз. 4 п. 3 Порядку № 841
	не пізніше 10 банківських днів після завершення відрядження. Може бути продовжено до 20 банківських днів за наявності поважних причин

Зразок заповненого Звіту, яким звітують про витрачені кошти на придбання ТМЦ, наведемо на рис. 1, а на відрядження — на рис. 2.

На підставі Звіту, який складає підзвітна особа, що отримала такі кошти, здійснюють остаточний розрахунок із нею.

Остаточний розрахунок із підзвітною особою

Після виконання підзвітною особою відповідного завдання визначають, чи покрила сума авансу фактичні витрати підзвітної особи. І тут можливі три варіанти. Перший, ідеальний і малоймовірний, коли сума виданого авансу точно відповідає сумі фактичних витрат і потрібно лише відзвітувати, а розрахунки здійснювати не потрібно. Другий — коли сума авансу використана не повністю й підзвітна особа має повернути невикористані кошти установі. Третій — коли сума авансу не покрила всіх витрат і установа має здійснити доплату підзвітній особі.

Повернення авансу Якщо йдеться про повернення невикористаного авансу, виданого готівкою для придбання ТМЦ чи послуг, то його вносять готівкою до каси установи.

Стосовно повернення невикористаного авансу, наданого на відрядження, слід зазначити, що згідно з нормами Інструкції № 59, які діють на сьогодні, усі працівники повертають невикористаний залишок авансу тільки на рахунок установи, а працівники розвідки, контррозвідки та оперативно-розшукової діяльності, які отримали аванс готівкою, повертають невикористаний аванс до каси установи (абз. 1 п. 11 розд. ІІ, абз. 1 п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59).

За наявності надміру виданих коштів на відрядження таку суму підзвітна особа повертає в касу або зараховує на банківський рахунок установи, що їх видала, до або під час подання Звіту (абз. 2 п. 3 Порядку № 841).

Така сама схема здійснення остаточного розрахунку має дотримуватись і в разі скасування відрядження. Якщо відрядження було скасовано, то підзвітна особа має повернути аванс установі протягом трьох банківських днів (абз. 5 п. 11 розд. ІІ, абз. 1 п. 18 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Доплата Якщо виданого авансу не вистачило на покриття всіх витрат підзвітної особи, установа мусить після затвердження керівником Звіту виплатити працівнику додаткові кошти. Таку доплату доцільно здійснити, дотримуючись загальної логіки документа, безготівковим розрахунком, за винятком тих категорій, для яких передбачена виплата сум на відрядження готівкою. Якщо ж ідеться про покриття надмірних витрат, пов’язаних із придбанням ТМЦ і послуг, то таку доплату можна здійснювати як готівкою, так і безготівково.

Для здійснення остаточного розрахунку з працівником установи, який повернувся із закордонного відрядження, під час складання Звіту перерахунок здійснених витрат необхідно провести відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком. Якщо установа має здійснити доплату працівнику за таке відрядження, то таку виплату здійснюють у гривні за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником Звіту. Виплатити (перерахувати) зазначені кошти установа повинна до закінчення третього банківського дня після затвердження Звіту керівником (абз. 2 п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Бухоблік

Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведуть за кодами бюджетної класифікації та в розрізі підзвітних осіб за виданими з каси установи (зарахованими на картковий рахунок) сумами, за якими оплату видатків у безготівковій формі неможливо або недоцільно проводити (абз. 1 п. 3.3 розд. ІІІ Порядку № 372).

Для обліку розрахунків з підзвітними особами Планом рахунків № 1203 передбачено субрахунок 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами». Відповідно до Порядку № 1219 на цьому субрахунку ведуть облік за розрахунками з працівниками суб’єкта державного сектору за виданий аванс на господарські потреби або видатки на відрядження. Видачу коштів на господарські потреби або видатки на відрядження підзвітним особам відображають як збільшення заборгованості. Прийняття авансового звіту про витрачені підзвітні суми та повернення підзвітною особою залишку авансу в касу відображають як зменшення такої заборгованості.

Кореспонденцію рахунків для відображення розрахунків з підзвітними особами містить Типова кореспонденція (табл. 2).

Таблиця 2. Типова кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами

№ пункту	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
		дебет	кредит
5.15	Видано готівку з каси	2116	2211
	Прийнято авансовий звіт про витрачені підзвітні суми	15, 1812, 1816, 8411	2116
5.16	Видано під звіт іноземну валюту	2116	2212
	Прийнято та затверджено звіт про використаний аванс в іноземній валюті	8411	2116
	Підзвітна особа повернула залишок авансу в касу в іноземній валюті	2212	2116
	Відшкодовано перевитрату понад виданий аванс	2116	2212

На прикладах розглянемо відображення в бухобліку розрахунків з підзвітними особами.

Приклад 1. Із каси установи (неплатника ПДВ) видали підзвітній особі (водію) кошти в сумі 1 000,00 грн для придбання пального для автомобіля. Водій придбав на всю суму пальне й надав до бухгалтерії чек, що підтверджує вартість придбаного пального, та Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, на суму 1 020,00 грн. З каси установи було відшкодовано перевитрати підзвітної особи.

Відображення в обліку розрахунків з підзвітною особою наведено в табл. 3.

Таблиця 3. Бухоблік розрахунків з підзвітною особою за придбання матеріальних цінностей за рахунок отриманого авансу

Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн
	дебет	кредит
1. Виплачено аванс працівнику готівкою	2116	2211	1 000,00
2. Підзвітна особа придбала пальне	1514	2116	1 020,00
3. Відшкодовано працівникові суму перевитрат	2116	2211	20,00

Використовуючи умову прикладу 1, припустимо, що підзвітній особі суму авансу не було видано, а пальне вона придбала за власні кошти. Відобразимо в обліку розрахунки з підзвітною особою в табл. 4.

Таблиця 4. Бухоблік розрахунків з підзвітною особою за придбання матеріальних цінностей без отримання авансу

Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн
	дебет	кредит
1. Підзвітна особа придбала пальне	1514	2116	1 020,00
2. Відшкодовано працівникові суму витрат на придбання пального	2116	2211	1 020,00

Приклад 2. Працівнику установи перерахували аванс на відрядження в сумі 1 900,00 грн. Повернувшись із відрядження, працівник надав Звіт і документи, що підтверджують витрати на суму 1 735,00 грн. Невикористані кошти працівник повернув на рахунок установи.

У бухобліку ці господарські операції будуть відображені кореспонденцією рахунків, наведеною в табл. 5.

Таблиця 5. Бухоблік розрахунків з підзвітною особою за відрядження (сума авансу більша, ніж сума витрат)

Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн
	дебет	кредит
1. Перераховано аванс працівнику	2116	2313	1 900,00
2. Керівник затвердив Звіт	8411	2116	1 735,00
3. Працівник повернув невикористаний аванс на рахунок установи (1 900,00 – 1 735,00 = 165,00 грн)	2313	2116	165,00

Приклад 3. Працівнику установи перерахували аванс на відрядження в сумі 2 000,00 грн. Повернувшись із відрядження, працівник надав Звіт і документи, що підтверджують витрати на суму 2 215,00 грн. Установа повернула працівникові надміру витрачені кошти.

У бухобліку ці господарські операції будуть відображені кореспонденцією рахунків, наведеною в табл. 6.

Таблиця 6. Бухоблік розрахунків з підзвітною особою за відрядження (сума авансу менша, ніж сума витрат)

Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн
	дебет	кредит
1. Перераховано аванс працівнику	2116	2313	2 000,00
2. Керівник затвердив Звіт	8411	2116	2 215,00
3. Відшкодовано працівнику суму перевитрат (2 215,00 – 2 000,00 = 215,00 грн)	2116	2313	215,00

Приклад 4. Працівнику установи перерахували аванс на відрядження в сумі 2 500,00 грн. Повернувшись із відрядження, працівник надав Звіт і документи, що підтверджують витрати на суму 2 120,00 грн. Залишок невикористаного авансу працівник не повернув установі. Суму заборгованості підзвітної особи утримали із заробітної плати.

У бухгалтерському обліку ці господарські операції будуть відображені кореспонденцією рахунків, наведеною в табл. 7.

Таблиця 7. Бухоблік розрахунків з підзвітною особою за відрядження (залишок невикористаного авансу не повернено)

Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн
	дебет	кредит
1. Перераховано аванс працівнику	2116	2313	2 500,00
2. Керівник затвердив Звіт	8411	2116	2 120,00
3. Нараховано податок на доходи фізичних осіб на суму неповерненого залишку (380,00 × 1,21951 1 × 18 % = 83,41 грн)	6511	6311	83,41
4. Нараховано військовий збір (380,00 × 1,5 % = 5,70 грн)	6511	6311	5,70
5. Утримано із заробітної плати підзвітної особи заборгованість	6511	2116	380,00
1. Коефіцієнт розраховують відповідно до п. 164.5 ПКУ.

Меморіальний ордер № 8

Меморіальний ордер № 8 є регістром обліку, у якому відображають інформацію з касових ордерів, платіжних доручень, звітів про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, а також про інші операції, які відображають за субрахунком 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами».

У Порядку № 755 зазначено, що операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюють за кошти спецфонду, ведуть в окремому ордері. Тож, якщо в установі кошти підзвітним особам видають і за загальним фондом, і за спеціальним, слід вести окремі меморіальні ордери.

Якщо в установі проводять розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті, доречно такі операції накопичувати в окремому меморіальному ордері № 8. У ньому також доцільно групувати інформацію за підзвітними особами та КЕКВ.

У кожному меморіальному ордері, відкритому установою, слід відображати суми окремо за кожною підзвітною особою та за КЕКВ. До меморіального ордера № 8 заносять записи про: видачу грошових коштів під звіт (готівку або перерахування на картку); авансові суми, які підзвітні особи не використали й повернули в касу або на рахунок установи; витрачені суми авансу й затверджені суми витрат згідно зі Звітом.

Суму оборотів за меморіальним ордером у формі відповідної кореспонденції субрахунків переносять до книги «Журнал-головна».

Як заповнити меморіальний ордер № 8 (див. рис. 3), розглянемо на наступному прикладі.

Приклад 5. У бюджетній установі протягом місяця здійснено такі господарські операції, пов’язані з розрахунками з підзвітними особами:

• 13.05.2022 перераховано на картку працівника установи Коваленка М. П. аванс на відрядження в сумі 2 840,00 грн;
• 18.05.2022 затверджено Звіт № 21 Коваленка М. П. про витрачені під час відрядження кошти в сумі 2 780,00 грн. Залишок невикористаних коштів він перерахував на рахунок установи;
• 25.05.2022 видано з каси кошти водію установи Столяренку С. А. в сумі 800,00 грн для придбання пального. Цього ж дня працівник надав Звіт № 22 та підтвердні документи на придбання бензину на суму 820,00 грн. Суму перевитрат виплатили працівнику готівкою 26.05.2022.

Якщо протягом звітного періоду в установі відбулося багато господарських операцій, пов’язаних зі здійсненням розрахунків з підзвітними особами й уся інформація не може розміститись на одній сторінці меморіального ордера № 8, то потрібно заповнювати другу та наступні сторінки. При цьому на них верхню титульну частину не розміщують, а також не підбивають підсумок. Показники «Усього» та «Суми оборотів за меморіальним ордером» і підписи зазначають наприкінці документа.

Фінансова звітність

Оскільки розрахунки з підзвітними особами є частиною поточної дебіторської заборгованості установи, то відображають залишки за розрахунками з підзвітними особами у формі № 1-дс «Баланс», у рядку 1150 «Інша поточна дебіторська заборгованість». Крім того, інформацію про залишок поточної дебіторської заборгованості відображають у формі № 5-дс «Примітки до річної фінансової звітності», у розділі VII «Дебіторська заборгованість», у рядку 660.