Подання повідомлення про неможливість вивезення / втрату первинних документів

У ЗІР1 ДПС зазначила, що відповідно до пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI (далі — ПКУ) до платників податків / податкових агентів (далі — платники податків), які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України й не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюють облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень ст. 44 ПКУ застосовують спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.

Підставами неможливості пред’явити первинні документи є втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або розміщення їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України, якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, що їх установили органи влади.

У разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів платник податків подає до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезти первинні документи, яке підписують керівник підприємства та головний бухгалтер і в якому зазначають: обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості — із зазначенням реквізитів).

Дані й показники податкової звітності платника податків за податкові (звітні) періоди, зазначені в повідомленні, не можуть бути піддані сумніву лише на підставі відсутності первинних документів. Подане повідомлення є також підставою для збереження податкового кредиту з податку на додану вартість та/або суми від’ємного значення податку на додану вартість минулих податкових (звітних) періодів без наявності договірних, розрахункових, платіжних та інших первинних документів, обов’язковість ведення та зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку та нарахування податку.

Після подання до контролюючого органу повідомлення про неможливість вивезти первинні документи у зв’язку з їх розміщенням на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України, запроваджують мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів.

Якщо після подання повідомлення про неможливість вивезти первинні документи платнику податків стане відомо про втрату таких документів, він зобов’язаний подати до контролюючого органу повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати.

Платників податків, які подали повідомлення про втрату первинних документів відповідно до пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ, контролюючий орган не перевіряє щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у тому числі після завершення дії воєнного стану.

Втрата документів, що не пов’язана з проведенням на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України бойових дій, не надає права платнику податків застосовувати положення пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ.

Обов’язок доведення, що немає підстав для застосування положень пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ, покладається на контролюючий орган. Платник податків, який безпідставно застосував положення пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ, вважається таким, що ухиляється від сплати податків, та несе відповідальність, передбачену ПКУ та іншими законами України.

У разі відмови в застосуванні положень пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ контролюючий орган не пізніше одного місяця з дати отримання відповідного повідомлення від платника податків видає вмотивоване рішення із зазначенням підстави та доказів такої відмови.

Рішення контролюючого органу може бути оскаржено в адміністративному чи судовому порядку. До ухвалення остаточного рішення у справі контролюючий орган не може піддавати сумніву показники податкової звітності, а також ініціювати проведення будь-якої перевірки платника податків щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у відповідному повідомленні.

У податкових (звітних) періодах, зазначених у відповідному повідомленні, не може бути переглянуто в бік збільшення суми податкових зобов’язань із податків і зборів, задекларовані в податкових деклараціях за зазначені податкові (звітні) періоди, у бік збільшення суми бюджетного відшкодування податку на додану вартість, заявлені в податкових деклараціях за зазначені звітні періоди.

Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих російською федерацією (далі — Перелік територій), визначають у встановленому Кабінетом Міністрів України порядку.

Перелік територій затверджено наказом Мінрозвитку громад та територій від 28.02.2025 № 376.

Листування платників податків та контролюючих органів визначено ст. 42 ПКУ.

Відповідно до абз. 1 і 2 п. 42.4 ПКУ платники податків, які подають звітність в електронній формі та/або пройшли електронну ідентифікацію онлайн в електронному кабінеті, можуть листуватися з контролюючими органами засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-ІV (далі — Закон № 851) та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII (далі — Закон № 2155).

Контролюючі органи листуються з платниками податків, зазначеними в абз. 1 п. 42.4 ПКУ, які подали заяву про бажання отримувати документи через електронний кабінет, а також із фінансовими агентами у випадках, визначених ПКУ, засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів № 851 і № 2155 шляхом надіслання документа в електронний кабінет з одночасним надісланням платнику податків на його електронну адресу (адреси) інформації про вид документа, дату та час його надіслання в електронний кабінет.

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до ПКУ, законів № 851 і № 2155 без укладення відповідного договору (абз. 1 п. 42.6 ПКУ).

Платник податків стає суб’єктом електронного документообігу після надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа в установленому форматі з дотриманням вимог законів № 851 і № 2155 (абз. 3 п. 42.6 ПКУ).

В умовах дії правового воєнного режиму, керуючись наказом ДПС України від 28.03.2022 № 173 «Про забезпечення безперебійної роботи територіальних органів ДПС» (зі змінами), центри обслуговування платників (далі — ЦОП) здійснюють сервісне обслуговування платників податків (платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — єдиний внесок)), зокрема надають адміністративні послуги, інші функції сервісного обслуговування незалежно від місця обліку платника податків.

Отже, враховуючи положення пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ та ст. 42 ПКУ повідомлення про неможливість вивезення / втрату первинних документів (далі — Повідомлення) у довільній формі платник податків подає до:

• контролюючого органу за основним місцем обліку платника податків — в електронному вигляді за допомогою меню «Листування з ДПС» приватної частини електронного кабінету; або
• будь-якого ЦОП — на паперових носіях (особисто / уповноваженою на це особою або поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення). При цьому Повідомлення адресується контролюючому органу за основним місцем обліку платника податків.