Термін повернення коштів, виданих на відрядження, в разі якщо відрядження не відбулося

Податківці у свіжому роз’ясненні в категорії 103.17 ЗІР пояснили, що, в разі коли відрядження не відбулося, працівник протягом трьох банківських днів із дня ухвалення рішення про скасування поїздки має повернути кошти, видані на відрядження або під звіт, на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства в разі отримання авансу готівкою). Контролери аргументували цей висновок так.

Відповідно до п.п. 170.9.3 ПКУ документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків із використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розраховано згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ, платник податку здійснює до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.

Водночас основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59). Проте інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ. Так, п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59 передбачено, що коли працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він має протягом трьох банківських днів із дня ухвалення рішення про скасування поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства в разі отримання авансу готівкою).

Оскільки нормами законодавства не передбачено додаткових строків для повернення коштів, отриманих як аванс на відрядження, у випадках якщо відрядження не відбулося через поважні причини (зокрема й у разі хвороби працівника), кошти, отримані на відрядження, яке не відбулося, працівник має повернути протягом трьох банківських днів із дня ухвалення рішення про скасування поїздки.