Що вважається оригіналом електронного документа (листа, довідки, запиту, тощо), отриманого СГ в електронному вигляді через Електронний кабінет

Що вважається оригіналом електронного документа (листа, довідки, запиту, тощо), отриманого СГ в електронному вигляді через Електронний кабінет, та чи буде роздрукований документ в паперовому вигляді також вважатись оригіналом?

     Статтею 5 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» із змінами та доповненнями (далі – Закон № 851) визначено, що електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. 

     Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. 

     Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. 

     Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

     Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (частина друга ст. 6 Закону № 851).

     Законом України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155) регулюються відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів (частина третя ст. 6 Закону № 851).

     Водночас ст. 7 Закону № 851 встановлено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155.

     У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. 

     Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. 

     Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. 

     Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене відповідно до Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 року № 680 (далі – Порядок).

     Разом з тим, ст. 8 Закону № 851 передбачено, що електронний документ не може бути застосовано як оригінал: 

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів; 

3) в інших випадках, передбачених законом. 

     Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.

     Одним із обов’язкових реквізитів електронного документа є електронна позначка часу.

     Електронна позначка часу – електронні дані, які пов’язують інші електронні дані з конкретним моментом часу для засвідчення наявності цих електронних даних на цей момент часу (абзац третій п. 2 Порядку). 

     Час, який використовується в електронній позначці часу, встановлюється акредитованим центром сертифікації ключів та центром сертифікації ключів за київським часом на момент її формування та синхронізований із Всесвітнім координованим часом (UTC) з точністю до однієї секунди (п. 4 Порядку).

     Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису (ст. 12 Закону № 851).

     Таким чином, оригіналом електронного документа (листа, довідки, запиту тощо), отриманого суб’єктом господарювання в електронному вигляді через Електронний кабінет, вважається електронний примірник такого документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з кваліфікованим електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису та з електронною позначкою часу. Роздрукований електронний примірник такого документа в паперовому вигляді не вважається оригіналом.