Налоговая накладная-2021: шпаргалка для заполнения

Большинство субъектов хозяйствования тесно дружат с НДС. Это значит, что с составлением и регистрацией НН они знакомы не понаслышке.
В материале мы обобщили правила составления НН.

Версия для печати

26 января, 2021

Тема:

Статья взята из газеты "Профессиональный бухгалтер" № 5/2021

С учетом последних изменнений советуем прочитать статью "Налоговые обновки: Минфин «подарил» бухгалтерам к весне новые формы налоговой накладной и отчетности по НДС"

Топ основных правил заполнения

Правило № 1: дата	В соответствии с п. 201.1 НКУ НН составляется на дату возникновения НО. Дата возникновения НО, в свою очередь, определяется согласно нормам ст. 187 НКУ. В общем случае (п. 187.1 НКУ) это дата «первого события» (отгрузка товара/предоставления услуги или получения оплаты). Однако существуют другие варианты (пп. 187.2–187.10, отдельные положения подразд. 2 разд. ХХ НКУ). Например, при поставке товаров/услуг с оплатой за счет бюджетных средств НО возникают на дату зачисления оплаты на банковский счет плательщика налога или дату получения соответствующей компенсации в любой другой форме (п. 187.7 НКУ). Также сводные НН позволяют составлять концом отчетного периода. Кроме того, отдельные плательщики НДС ведут учет по «кассовому» методу. НА ЗАМЕТКУ. Дата составления НН заполняется цифрами в такой последовательности: день месяца (две цифры), месяц (две цифры), год (четыре цифры). При этом точки, запятые и другие знаки препинаний в дате составления НН не проставляются.
Правило № 2: язык	НН заполняются на украинском языке (абз. 1 п. 4 Порядка № 1307 1). Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом МФУ от 31.12.2015 г. № 1307. ИСКЛЮЧЕНИЕ. При невозможности перевода с иностранного языка торговой марки или наименования товара на государственный язык и с целью сохранения идентификации такого товара в налоговой накладной в графе 2 «Опис (номенклатура) товарів/послуг постачальника (продавця)» допускается указывать название торговой марки и в виде аббревиатуры — номенклатуру товара без перевода его на государственный язык (категория 101.16 ЗIР).
Правило № 3: равнение на первичку	Наполнение НН должно коррелировать с содержимым первичных документов и договоров. Как минимум это следует из п. 44.1 НКУ
Правило № 4: стоимостные показатели	Все графы налоговой накладной, имеющие стоимостные показатели, заполняются в гривнях с копейками (абз. 2 п. 4 Порядка № 1307). Но! В соответствии с п.п. 9 п. 16 Порядка № 1307 графа 11 «Сума податку на додану вартість» заполняется в гривнях с копейками с указанием после запятой до 6-го знака включительно. Кроме того, в графе 7 цены на товары/услуги, подлежащие госрегулированию, указываются с более чем двумя знаками после запятой. Заметим: налоговики в целом не против указания большого количества знаков после запятой в ценовых графах (категория 101.16 ЗIР)
Правило № 5: порядковый номер	Порядковый номер НН должен содержать только цифровые значения (не должен содержать букв или других символов) и не может начинаться на «0». Внимание! Не допускается составление плательщиком НДС одной датой НН с одинаковым порядковым номером

Левое верхнее поле налоговой накладной

В поле «Зведена податкова накладна» следует проставить соответствующий код признака:

«1» — при начислении НО в соответствии с п. 198.5 НКУ;
«2» — при начислении НО в соответствии с п. 199.1 НКУ;
«3» — при составлении сводных НН, особенности заполнения которых изложены в п. 15 Порядка № 1307 (НН на сумму превышения минбазы над фактической ценой поставки);
«4» — при составлении сводных НН, особенности заполнения которых изложены в п. 19 Порядка № 1307 (НН на ритмичные поставки).

Для операций, которые облагаются налогом или освобождены от налогообложения, составляются отдельные НН, т. е. при одновременной поставке одному получателю (покупателю) как налогооблагаемых товаров/услуг, так и освобожденных от налогообложения, поставщик (продавец) составляет отдельные НН. В НН, составленной на операции по поставке товаров/услуг, освобождаемых от обложения НДС, в графе «Складена на операції, звільнені від оподаткування» верхней левой части делается пометка «Без ПДВ».

В НН, не предоставляемой покупателю, в поле «Не підлягає наданню отримувачу (покупцю) з причини (зазначається відповідний тип причини)» следует проставить отметку «Х» и указать соответствующий тип причины (табл. 1).

Таблица 1. Типы причин, по которым НН не предоставляется покупателю

Код	Ситуация
01	Увеличение компенсации стоимости поставленных товаров/услуг. Пояснение: такую НН составляют, если после поставки товаров/услуг покупателю — плательщику НДС происходит увеличение суммы компенсации их стоимости, при этом на дату такого увеличения у покупателя аннулирована регистрация плательщика НДС
02	Поставка неплательщику налога. Пояснение: с целью составления НН с типом причины «02» принадлежность покупателя к юрлицам, ФЛП или обычным физическим лицам не является важной. Роль играет только его статус НЕплательщика НДС
03	Поставка товаров/услуг в счет оплаты труда физическим лицам, состоящим в трудовых отношениях с плательщиком НДС
04	Поставка в пределах баланса для непроизводственного использования
05	Ликвидация ОС по самостоятельному решению плательщика НДС
06	Перевод производственных ОС в состав непроизводственных
07	Вывоз товаров за пределы таможенной территории Украины
08	Поставки для операций, не являющихся объектом обложения НДС 2 Заметим: здесь речь идет о НН, составляемых на основании п. 198.5 и ст. 199 НКУ. При осуществлении необъектных операций НН вообще не составляются. А вот при освобожденных поставках НН предоставляется покупателю (поэтому указанные графы не заполняются); если же покупатель является неплательщиком НДС, то по общему правилу следует выбрать тип причины «02»
09	Поставки для операций, освобожденных от обложения НДС 3 Заметим: здесь речь идет о НН, составляемых на основании п. 198.5 и ст. 199 НКУ. При осуществлении необъектных операций НН вообще не составляются. А вот при освобожденных поставках НН предоставляется покупателю (поэтому указанные графы не заполняются); если же покупатель является неплательщиком НДС, то по общему правилу следует выбрать тип причины «02»
10	НН составлена при аннулировании регистрации плательщика налога с целью определения НО по товарам/услугам, необоротным активам, суммы налога по которым были включены в состав НК и не были использованы в налогооблагаемых операциях в рамках хоздеятельности
11	НН составлена по ежедневному итогу операций
12	НН составлена на поставку неплательщику, и в ней указывается название покупателя. Пояснение. Этот код ставят в случае поставки: для собственных нужд дипломатических миссий в Украине, а также для использования лицами из числа дипперсонала и членами их семей, проживающими вместе с такими лицами, товаров с оплатой в безналичной форме и услуг, операции поставки которых в соответствии с п. 197.2 НКУ освобождаются от обложения НДС; лицу, не зарегистрированному в качестве плательщика НДС, товаров/услуг, поставка которых в соответствии со ст. 211 НКУ осуществляется в льготном режиме и которые будут получаться за средства международной технической помощи по проекту (программе) в рамках проведения операций, связанных с выполнением работ по подготовке к снятию и снятию энергоблоков Чернобыльской АЭС с эксплуатации и преобразования объекта «Укрытия» в экологически безопасную систему; лицу, не зарегистрированному в качестве плательщика НДС, товаров/услуг, операции поставки которых освобождены от обложения НДС в соответствии с п. 26 подразд. 2 разд. ХХ НКУ и которые оплачиваются за счет грантов (субгрантов), предоставленных в соответствии с программами Глобального фонда для борьбы со СПИДом, туберкулезом и малярией в Украине
13	Использование производственных или непроизводственных средств, прочих товаров/услуг не в хозяйственной деятельности
14	НН составлена получателем (покупателем) услуг от нерезидента
15	НН выписаны на превышение минбазы НДС над фактической стоимостью поставки

Текстовое поле перед табличной частью

Если оба контрагента являются плательщиками НДС, то в полях, предусмотренных для заполнения информации о продавце/покупателе, проставляются их данные в соответствии с регистрационными документами:

наименование юрлица/ФИО ФЛП. Заметим: аббревиатуру «ФЛП» указывать не нужно. Однако при ее наличии в НН не считаем это существенной ошибкой;
индивидуальный налоговый номер;
номер филиала (при необходимости);
налоговый номер или серия (при наличии) и номер паспорта.

Однако в отдельных случаях данное поле требует особого заполнения (см. табл. 2 и 3).

Таблица 2. Особенности заполнения данных о поставщике и получателе в отдельных НН

Ситуация	Что указывают в НН:
	в поле «Отримувач (покупець)»	в поле с ИНН покупателя	в поле «Постачальник (продавець)»	в поле с ИНН продавца
1. Составляются сводные НН на «компенсирующие» НО согласно пп. 198.5 и 199.1 НКУ (п. 11 Порядка № 1307)	Собственное наименование, ФИО (продавца)	Условный ИНН «600000000000»	Собственное наименование, ФИО (продавца)	Собственный ИНН
2. НН, составленная на операции (абз. 4 п. 12 Порядка № 1307): по ликвидации ОС по самостоятельному решению плательщика налога; перевод производственных ОС в состав непроизводственных; по поставке товаров/услуг в счет оплаты труда физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком налога		Условный ИНН «400000000000»
НЮАНС. Будьте внимательны при переводе производственных ОС в состав непроизводственных. Такую операцию можно как оформить обычной НН с условным ИНН «400000000000», так и включить в сводную — в таком случае условный ИНН будет «600000000000».
3. НН составлена на поставку товаров/услуг неплательщику НДС (абз. 1 п. 12 Порядка № 1307)	«Неплатник»	Условный ИНН «100000000000»	Собственное наименование, ФИО (продавца)	Собственный ИНН
4. НН составлена по ежедневным итогам операций (абз. 5 п. 14 Порядка № 1307)
5. После поставки товаров/услуг покупателю — плательщику НДС происходит увеличение суммы компенсации их стоимости, в то же время на дату такого увеличения у покупателя аннулирована регистрация плательщика НДС (п. 13 Порядка № 1307)
6. НН составлена на операции по вывозу товаров за пределы таможенной территории Украины (абз. 2 п. 12 Порядка № 1307)	Наименование (ФИО) нерезидента и через запятую — страна, в которой зарегистрирован покупатель (нерезидент)	Условный ИНН «300000000000»
7. НН составлена получателем (покупателем) услуг от нерезидента, место поставки которых расположено на таможенной территории Украины (абз. 3 п. 12 Порядка № 1307)	В строках, отведенных для заполнения данных покупателя, получатель (покупатель) указывает собственные данные		Проставляют наименование (ФИО) нерезидента и через запятую — страну, в которой зарегистрирован продавец (нерезидент)	Условный ИНН «500000000000»
8. НН составлена на сумму превышения: цены приобретения товаров/услуг над суммой их поставки; обычной цены самостоятельно изготовленных товаров/услуг над суммой их поставки; балансовой (остаточной) стоимости необоротных активов над суммой их поставки (п. 15 Порядка № 1307)	Во всех графах продавец указывает собственные данные

Примечание Также специфические правила заполнения НН, например при поставке дипломатическим миссиям в Украине, предусматривает п. 10 Порядка № 1307. Условный ИНН для покупателя в таком случае будет «200000000000». Однако поскольку это единичные операции в жизни плательщиков НДС, то подробно на этом не останавливаемся.

Таблица 3. Особенности заполнения поля «Податковий номер платника податку <…>»

Контрагент	Поле заполняют:	Поле остается пустым:
Указание данных о покупателе	при поставке товаров/услуг плательщику НДС; при составлении налоговой накладной в соответствии с п. 10 Порядка № 1307	в сводных НН, составленных на основании пп. 198.5 и 199.1 НКУ; в НН, составленных на неплательщика, в том числе в НН по ежедневному итогу операций; в экспортных НН; в НН по операциям по ликвидации ОС, переводу ОС в состав непроизводственных, осуществлению операций по поставке товаров/услуг в счет оплаты труда физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком НДС; в НН на увеличение НО, если покупатель утратил статус плательщика НДС.
Указание данных о продавце	Постоянно, независимо от того, по какой операции составляется НН/РК, за исключением НН на услуги от нерезидента	В НН на полученные от нерезидента услуги
НЮАНС. Также заполняя этот реквизит, нужно учесть следующие моменты: если покупателем/поставщиком является филиал, в НН проставляют данные главного предприятия — плательщика НДС, а на то, что идет речь о филиале, указывают данные в поле «номер філії»; в НН с минбазы указывают собственные данные продавца; в НН на услуги от нерезидента в строках, отведенных для заполнения данных покупателя, получатель (покупатель) указывает собственные данные.

Раздел Б табличной части

Рассмотрим, как заполнять раздел Б табличной части НН (см. табл. 4). Заметим: в ячейках, не подлежащих заполнению, никакие символы, в том числе скрытые (абзацное отступление, пробел), нули и прочерки не проставляют. Впоследствии при необходимости зарегистрировать РК к такой НН у вас могут возникнуть проблемы.

Таблица 4. Заполнение разд. Б табличной части НН: строка за строкой

Графа/строка	Комментарий
Графа 2 «Номенклатура товарів/послуг продавця»	Существует несколько вариантов заполнения этой графы в зависимости от вида составляемой НН. Так: в обычных НН указывают номенклатуру товаров/услуг, поставляемых в соответствии с первичными документами и договорами; в НН с минбазы проставляют номенклатуру товаров/услуг и в скобках «перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст. 188 і 189 ПКУ, над фактичною ціною постачання»; в сводных НН, составленных по пп. 198.5 и 199.1 НКУ, указывают даты составления и порядковые номера входящих НН, составленных при поставке товаров/услуг, необоротных активов, которые используются в операциях, определенных пп. 198.5 и 199.1 НКУ; в НН, составленной в рамках выполнения многостороннего соглашения о распределении продукции оператором инвестору в соответствии с п.п. «а» п. 337.4 НКУ, указывают: «розподіл сум податкового кредиту за багатосторонньою угодою про розподіл продукції»
Графа 3 «Код»
Графа 3.1 «товару згідно з УКТ ЗЕД»	Приводят код товара согласно УКТ ВЭД (заполняют при поставке товара). Причем код товара по УКТ ВЭД указывают сплошным порядком без любых знаков препинания (пробелов, точек и т. п.). НА ЗАМЕТКУ. По товарам, коды которых отсутствуют в классификаторе, ГФС определяет условные коды товаров. Актуальный Справочник условных кодов товаров доступен на официальном веб-портале ГНС (tax.gov.ua), также см. табл. 5. Кроме того, плательщик НДС должен обязательно помнить, что код УКТ ВЭД для подакцизных и импортных товаров (на всех этапах поставки) следует приводить полностью, т. е. указывать 10 цифр. В свою очередь, коды отечественной неподакцизки можно указывать на уровне первых 4 цифр. Этим послаблением советуем пользоваться, с целью минимизации ошибок
Графа 3.2 «ознака імпортованого товару3»	Проставляют отметку «Х» при поставке импортного товара. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Эту отметку проставляют на всех этапах поставки импортного товара.
Графа 3.3 «послуги згідно з ДКПП»	Приводят код услуги согласно ГКПУ (заполняют при поставке услуги). Код указывают сплошным порядком с точками. При этом достаточно только первых 4 цифр кода. Заметим: на уровне первых 4 цифр код услуги по ГКПУ совпадает с видом деятельности по КВЭД-2010
«Одиниця виміру товару/послуги»:
Графа 4 «умовне позначення (українське)»	Графы 4 и 5 заполняют в соответствии с КСПОВО, действующего на дату составления НН. В гр. 4 указывают условное обозначение соответствующего названия единицы измерения/учета (украинское), указанной в КСПОВО. В гр. 5 — код соответствующей единицы измерения/учета, указанный в КСПОВО. В случае, если поставляемый товар/услуга имеет единицу учета, отсутствующую в КСПОВО, в гр. 4 указывают условное обозначение единицы измерения такого товара/услуги, которое используется для учета и отражается в первичных документах. В то же время гр. 5 в таком случае не заполняют. Определиться с единицами измерения вам помогут первичные документы. НЮАНС. В НН, составленных на основании пп. 198.5 и 199.1 НКУ, в гр. 4 указывают условное обозначение «грн», а гр. 5 не заполняют.
Графа 5 «код»
Графа 6 «Кількість (об’єм, обсяг)»	Указывают количество (объем) поставки товаров/услуг
Графа 7 «Ціна постачання одиниці товару/послуги без урахування податку на додану вартість»	Указывают цену поставки единицы товара/услуги без учета НДС
Графа 8 «Код ставки»	Указывают код ставки: «20» — при осуществлении операций по поставке товаров/услуг, подлежащих обложению по основной ставке, — 20 %; «7» — при осуществлении операций по поставке товаров/услуг, подлежащих налогообложению по ставке 7 %; «901» — при осуществлении операций по вывозу товаров за пределы таможенной территории Украины, подлежащих налогообложению по ставке 0 %; «902» — при осуществлении операций из поставки на таможенной территории Украины товаров/услуг, которые подлежат налогообложению по ставке 0 %; «903» — при осуществлении операций из поставки товаров/услуг, которые освобождены от налогообложения Заметим: благодаря закопроекту от 15.06.2020 г. № 3656 (находится на подписи у Президента) должна появиться также ставка 14 %. Ждем незначительных изменений к разд. А налоговой накладной
Графа 9 «Код пільги4»	Заполняют при осуществлении операций по поставке товаров/услуг, освобожденных от обложения НДС. Код льготы определяют согласно Справочникам налоговых льгот (Справочник налоговых льгот, являющихся потерями доходов бюджета, или Справочник прочих налоговых льгот), которые утверждены ГНС по состоянию на дату составления НН. При осуществлении льготных операций, которые не внесены в Справочники налоговых льгот (в связи с введением новой льготы) по состоянию на дату составления НН, в гр. 9 проставляют условный код «99999999», а в отведенном поле в примечании 3 в НН указывают соответствующие пункты (подпункты), статьи, подразделы, разделы НКУ и/или международного договора (соглашения), которыми предусмотрено освобождение от обложения НДС
Графа 10 «Обсяги постачання (база оподаткування) без урахування податку на додану вартість»	Указывают общий объем поставки без НДС. В сводных НН по пп. 198.5 и 199.1 НКУ указывают стоимость (часть стоимости) товара/услуги, необоротного актива, на которую начисляется НДС по ставке 20 или 7 %. В минбазной НН сюда, соответственно, попадет общая сумма превышения минбазы над ценой поставки
Графа 11 «Сума податку на додану вартість»	Заполняют во всех случаях, когда по осуществленной операции начисляется сумма НДС по ставке 20 или 7 %. В свою очередь, эта графа остается пустой при осуществлении: операций, подлежащих налогообложению по нулевой ставке (в гр. 8 разд. Б НН должен проставляться код ставки «901» или «902»); операций, освобожденных от налогообложения (в гр. 8 разд. Б НН, соответственно, должен указываться код ставки «903», а в гр. 9 разд. Б НН должен быть указан код соответствующей льготы по НДС согласно Справочникам налоговых льгот)
Графа 12 «Код виду діяльності сільськогосподарського товаровиробника»	Заполняют исключительно плательщики НДС — сельхозтоваропроизводители при осуществлении ими операций по поставке произведенных собственными силами товаров, полученных по результатам видов деятельности, определенных п. 161.3 ст. 161 Закона № 1877 4. В этой графе будет указываться код вида деятельности в соответствии с пп. 161.3.1–161.3.16 ст. 161 Закона № 1877, по результатам которой изготовлен поставляемый товар, в формате: 701, 702, 703, 704, 705, 706, 707, 708, 709, 710, 711, 712, 713, 714, 715, 716, которые тождественны приведенным выше подпунктам Закон Украины ««О государственной поддержке сельского хозяйства Украины» от 24.06.2004 г. № 1877-IV.

Примечание 1 В НН, составленных на НО по пп. 198.5 и 199.1 НКУ, гр. 3.1, 3.2, 3.3, 5–9, 11 не заполняют.

Примечание 2 В НН с минбазы гр. 3.1, 3.2, 3.3, 4, 5, 11 не заполняют.

Таблица 5. Условные коды товаров для заполнения графы 3.1 НН

Условный код	Название
00101	Жилой дом
00102	Здание
00103	Квартира
00104	Жилое помещение
00105	Садовый дом
00106	Дачный дом
00107	Домовладение
00108	Жилое здание
00109	Дом
00110	Гараж
00111	Комната
00112	Комплекс
00113	Нежилое помещение
00114	Нежилое здание
00115	Нежилое помещение
00116	Сооружение
00117	Помещение
00118	Единый имущественный комплекс
00119	Целостный имущественный комплекс
00120	Прочее
00201	Объект незавершенного строительства
00301	Земельный участок
00401	Тепловая энергия
00402	Пар
00403	Воздух охлажденный
00404	Воздух кондиционированный
00405	Вода, кроме воды, классифицируемой в товарных позициях 2201, 2202 УКТ ВЭД
00502	Программная продукция

Раздел А табличной части

В раздел А НН (стр. I–X) вносят обобщающие данные по операциям, на которые составляется такая НН, а именно:

в стр. I указывают общую сумму средств, подлежащих уплате с учетом НДС;
в стр. II–IV проставляют суммы НДС, начисленные с учетом объемов поставки, указанных в стр. V и VI;
в стр. V–IX указывают общие объемы поставки товаров/услуг в разрезе кодов ставок, указанных в гр. 8 разд. Б НН.

В то же время следует учитывать такие особенности:

в «компенсирующих» НН согласно пп. 198.5 и 199.1 НКУ стр. VII–IX не заполняют;
в НН, составленных на операции, освобожденные от обложения НДС, стр. II–VIII не заполняют;
в раздел А НН также вносят данные о возвратной (залоговой) таре. Стоимость тары определяется в договоре (контракте) как возвратная (залоговая) и не включается в базу налогообложения, а указывается в стр. X как общая сумма средств, подлежащих уплате.

Александра Паненко, консультант