Смена главного бухгалтера: кого и когда следует уведомить?

Смена главбуха (а это, как правило, второе лицо на предприятии) — дело важное и ответственное, поэтому читатель задал правильный вопрос, ведь каждый субъект хозяйствования хоть раз в жизни столкнется с такой ситуацией. Поэтому предлагаем краткий путеводитель по смене главбуха.

Налоговый орган В эту инстанцию придется обратиться дважды .

Во-первых, следует подать Уведомление о приеме на работу нового главного бухгалтера, как, собственно, и любого нового сотрудника (кроме директора), до начала его работы в соответствии с ч. 3 ст. 24 КЗоТ, в порядке и по форме, установленным постановлением № 413 1.

Во-вторых, согласно п. 66.4 НКУ в 10-дневный срок со дня назначения нового главбуха следует подать заявление (для юридических лиц и обособленных подразделений) по форме № 1-ОПП (приложение 5 к Порядку № 1588 2).

Форма № 1-ОПП подается с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (абз. 1 п. 9.3 разд. IX Порядка № 1588). При этом заполняются разделы 1, 2, 4 и 10 заявления по форме № 1-ОПП, информация об учредителях не подается. Обратите внимание, что если место главбуха какое-то время будет пустовать, в разделе 10 «ГОЛОВНИЙ БУХГАЛТЕР (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків): прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта» следует указать сведения о руководителе, т. е. продублировать данные из раздела 9. Ведь в таком случае ведение бухучета и составление отчетности осуществляются непосредственно руководителем предприятия согласно абз. 5 ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете. Соответствующие разъяснения налоговики предоставляли в категории 116.01 ЗIР.

Также следует учесть один нюанс. Юрлица, которые подали в налоговый орган регистрационное заявление плательщика НДС 3(о регистрации, перерегистрации или внесении изменений) и в этом заявлении заполнили данные о новом главбухе, при условии, что это заявление удовлетворено налоговой, могут не подавать форму № 1-ОПП (абз. 2 п. 9.3 разд. IX Порядка № 1588). Такая ситуация может произойти, например, когда смена главбуха совпадет с регистрацией юрлица-общесистемщика в качестве плательщика НДС, при изменении местонахождения плательщика НДС (перерегистрация). В таком случае юрлицо, подавая форму № 1-ПДВ, одновременно убивает двух зайцев. Хотя, конечно, можно перестраховаться и подать обе формы.

ВАЖНО! За непредоставление сведений о лицах, ответственных за ведение бухучета и/или составление налоговой отчетности самозанятым лицам, грозит штраф в размере 340 грн, юрлицам — в размере 1020 грн (абз. 2 п. 117.1 НКУ). При неустранении нарушения или за те же действия, совершенные в течение года повторно, штраф для самозанятых лиц составляет уже 680 грн, для юрлиц — 2040 грн.

Банк В соответствии с п. 9 разд. I Инструкции № 492 4при открытии текущего счета в обслуживающий банк подается Перечень распорядителей счета (те, кто открывал счета до 04.04.2019 г., подавал нотариально удостоверенную карточку с образцами подписей). При смене лиц, имеющих право распоряжаться счетом и подписывать расчетные документы (таким лицом является главбух), следует подать/направить в банк обновленный Перечень распорядителей и документы, подтверждающие их полномочия.

По поводу формы и реквизитов этого Перечня Нацбанк в письмах от 06.05.2019 г. № 57-0007/24014 и от 07.02.2019 г. № 57-0007/7109 разъяснил следующее:

• Перечень может предоставляться клиентом в произвольной форме, если банк не предусмотрел иное своими внутренними документами;
• Перечень подается/направляется в банк в бумажной/электронной форме (с помощью средств информационных, телекоммуникационных, информационно-телекоммуникационных систем) в порядке, определенном внутренними документами банка (прием Перечня, направленного в электронной форме, подтверждается электронной подписью уполномоченного работника банка);
• Перечень должен содержать обязательные для заполнения реквизиты, в частности фамилию, имя, отчество (при наличии) распорядителя (ей) счетом, а также его (их) собственноручную (ые) подпись (и). Если Перечень подается в бумажной форме, он заверяется подписью руководителя (уполномоченного лица);
• внутренними документами банка может быть предусмотрено удостоверение подписи распорядителей счета в Перечне уполномоченным работником банка.

Следовательно, после смены главбуха не забудьте посетить свой банк и обновить перечень распорядителей счета. Учитывайте, что банки могут требовать личного присутствия нового главбуха для удостоверения его подписи банковским работником.

КЭП (АЦСК) При увольнении главбуха следует обязательно отменить квалифицированный сертификат открытого ключа, т. е. электронную подпись (КЭП 5). Для этого следует обратиться в аккредитованные центры сертификации ключей, например в АЦСК ГНС Украины, органы юстиции и т. п. Для отмены квалифицированного сертификата открытого ключа нужно подать соответствующее заявление, и КЭП должна быть отменена не позднее чем в течение двух часов (ч. 1 ст. 25 Закона о доверительных услугах 6).

Так, например, согласно информации на сайте ЦСК Украина отмена осуществляется на основании заявления, поданного в письменной форме или в форме электронного документа. Заявление может подать как руководитель юрлица (или уполномоченное им лицо с документом, удостоверяющим личность, и нотариальной доверенностью), так и сотрудник юрлица с документом, удостоверяющим личность (только для отмены своей КЭП). Так что бывший главбух может самостоятельно отменить свою подпись перед увольнением.

Главное — после отмены КЭП не упустить время и получить КЭП для нового главбуха, чтобы не возникло трудностей при подаче очередной налоговой отчетности.

ЕГР По общему правилу главбух, в отличие от руководителя, не относится к лицам, данные о которых должны содержаться в ЕГР. Но в то же время главный бухгалтер может быть наделен правом подписи и совершать действия от имени юрлица, в том числе подписывать договоры, подавать документы для госрегистрации и т. п. (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закона о госрегистрации 7). Если же главбух внесен в ЕГР в качестве подписанта (не как главбуха), при увольнении его следует исключить из ЕГР, зарегистрировав соответствующие изменения.

Для этого нужно нотариально удостоверить подписи на протоколе (решении) уполномоченного органа (в ООО/ОДО 8это — общее собрание участников), заполнить заявление о государственной регистрации (сейчас — форма № 2). В форме № 2 на первой странице следует поставить отметку напротив строки «Зміна особи, яка може вчиняти дії від імені юридичної особи, або відомостей про таку особу», а данные нужно заполнить на странице 7 и поставить отметку «виключення», которая будет означать исключение подписанта из ЕГР. Ну и, конечно, без админсбора не обойтись.

Отмена доверенностей Этот пункт чем-то похож на предыдущий и довольно часто встречается у субъектов хозяйствования с большим договорооборотом. Если на главбуха во время его работы были выданы доверенности, в частности на заключение договоров, советуем их отменить. Хотя напрямую такой обязанности законодательство не содержит, это является правом доверителя, но настойчиво рекомендуем этим правом воспользоваться.

В соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 248 ГКУ представительство по доверенности прекращается в случае отмены доверенности выдавшим ее лицом. При этом доверитель должен немедленно уведомить об отмене доверенности представителя, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность (ч. 2 ст. 249 ГКУ).

Ну а если доверенность была удостоверена нотариально, для ее отмены придется обратиться к нотариусу. При этом прекращение действия нотариально удостоверенной доверенности подлежит обязательной регистрации в Едином реестре доверенностей (гл. 4 разд. II Порядка № 296 9). А значит, воспользоваться отмененной доверенностью при заключении нотариальной сделки бывшему главбуху не удастся, ведь при удостоверении договора нотариус проверяет в том числе действительность доверенности, на основании которой действует представитель.

НА ЗАМЕТКУ. Законодательство не обязывает уведомлять о смене главбуха ПФУ, ФССУ 10, другие фонды соцстрахования, органы статистики и т. п.

Екатерина Литвиненко, юрист