Извлечение из протокола оценки деятельности главбуха: нужно ли его хранить?
В конце апреля завершилось ежегодное оценивание выполнения главным бухгалтером бюджетного учреждения своих полномочий, проводимое органами Казначейства. По его результатам от Казначейства получили извлечение из протокола оценки деятельности главбуха нашего учреждения. Нужно ли хранить такой документ? Если да, то где и в течение какого срока?
(письмо ГКСУ от 08.08.2018 г. № 15-14/175-13094 (извлечение), письмо МФУ от 10.08.2018 г. № 04320-15/23-2607/2482)
Версия для печати
Оценивание Казначейство обеспечивает организацию и координацию деятельности главных бухгалтеров бюджетных учреждений и контроль за выполнением ими своих полномочий путем оценивания их деятельности. Оценивание проводится один раз в год до 1 мая. Документом, регламентирующим этот вопрос, является Порядок № 15371. Оценивание проводится в два этапа:
- внутреннее оценивание, проводимое непосредственно бухгалтером путем подачи в орган Казначейства Анкеты о выполнении главным бухгалтером бюджетного учреждения своих полномочий. Особенности составления и подачи такой анкеты мы рассматривали в газете «Бухгалтерия: бюджет», № 7/2018, с. 7;
- внешнее оценивание, осуществляемое органом Казначейства. Для проведения оценки в Казначействе создается специальная Комиссия.
По результатам работы Комиссии составляется протокол, извлечение из которого вместе с сопроводительным письмом направляется главному бухгалтеру и руководителю бюджетного учреждения для принятия соответствующего решения (далее — извлечение из протокола) (п. 15 Порядка № 1537).
О каком решении идет речь? Если главный бухгалтер получил неудовлетворительную оценку, то в течение 2 месяцев со дня получения извлечения из протокола руководитель должен уведомить орган Казначейства о принятых мерах по результатам оценивания (п. 17 Порядка № 1537). Но нет указаний на дальнейшие действия, если главбух получил положительную оценку. На наш взгляд, в таком случае руководителю учреждения следует рассмотреть вопрос о дополнительном поощрении главбуха.
Нужно ли хранить? Как видим, извлечение из протокола — не просто бумажка. На его основании руководитель учреждения принимает соответствующее решение. Поэтому, на наш взгляд, во избежание в дальнейшем спорных ситуаций хранить этот документ нужно. Но где и в течение какого срока?
Хранение Сроки хранения документов, создаваемых в деятельности учреждения, регламентированы Перечнем № 578/52. Но дело в том, что им не предусмотрены сроки хранения именно для извлечения из протокола.
Поэтому данный вопрос каждому учреждению следует решить самостоятельно, определив место и срок хранения извлечения из протокола в собственной номенклатуре дел и инструкции по делопроизводству.
При этом, по нашему мнению, можно выбрать один из вариантов:
- по аналогии с результатами оценивания служебной деятельности госслужащих и ежегодного оценивания должностных лиц местного самоуправления хранить извлечение из протокола в личном деле главбуха в течение срока, предусмотренного для хранения личного дела (согласно п. 493 Перечня № 578/5 личное дело хранят 75 лет). Именно к этому варианту склоняется Госказначейство в письме от 08.08.2018 г. № 15-14/175-13094 и Минфин в письме от 10.08.2018 г. № 04320-15/23-2607/2482;
- воспользоваться п. 9 Перечня № 578/5. Он предусматривает, что постановления, решения, протоколы, стенограммы заседаний коллегиальных исполнительных органов центральных и местных органов исполнительной власти, других государственных органов и организаций; документы (справки, доклады, докладные записки и т. п.) к ним в других организациях хранят, пока не исчезнет необходимость. Но с этим «пока не исчезнет необходимость» вопрос сложный, ведь не ясно, когда она исчезнет для извлечения из протокола. Поэтому советуем воспользоваться первым вариантом.
В любом случае ответственность за неправильно выбранный срок хранения извлечения из протокола не грозит, ведь срок его хранения четко не определен.
