«Безготівкові зміни» дібралися до Інструкції № 59

Версия для печати

28 мая, 2020

Тема:

Статтю взято з газети "Медчна бухгалтерія" № 11/2020

Тетяна Кондратенко, юрист газети

Спочатку вкотре нагадаємо, що на законодавчому рівні порядок відрядження визначено лише для установ, які повністю або частково фінансуються з державного бюджету.

Нормативну базу для відряджень бюджетників становлять, зокрема:

1) Інструкція № 591;

2) постанова № 982.

Інструкція № 59 та КНП Зауважимо, що для КНП Інструкція № 59 обов’язкова тільки в разі направлення працівників у службові відрядження за бюджетні кошти в межах виконання заходів, передбачених бюджетною програмою (лист Мінфіну від 24.05.2019 р. № 05230-15-2/13698). Якщо ж підприємство 1) не отримувало бюджетних коштів на відрядження або 2) направляє працівників у службові відрядження за кошти, отримані від господарської діяльності, то норм згаданої Інструкції № 59 не потрібно беззаперечно дотримуватися — слід керуватися нормами ПКУ3.

Таким чином, може бути кілька варіантів.

Варіант 1 КНП може розробити власне Положення про відрядження (як додаток до колективного договору або до трудового договору з працівником).

Таке Положення може як ґрунтуватися на Інструкції № 59 (використовують її як орієнтир), так і містити нові правила. Проте обов’язково пам’ятайте, що в будь-якому разі Положення про відрядження має відповідати нормам чинного законодавства. Зокрема, у ч. 2 ст. 5 Закону про колективні договори4 встановлено, що умови колективних договорів або угод, які погіршують порівняно з чинним законодавством становище працівників, є недійсними і заборонено включати їх до договорів та угод. Ця ж норма продубльована щодо трудових договорів у ст. 9 КЗпП5. Тож нові умови, які ви передбачили у своєму Положенні про відрядження, не мають бути більш жорсткими, ніж ті, які встановлені Інструкцією № 59 та ПКУ. Також зазначене Положення про відрядження слід ретельно перевірити на відповідність нормам ст. 121 КЗпП, зокрема щодо:

• відшкодування витрат працівнику та одержання ним інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями;
• виплати відрядженим працівникам добових за час перебування у відрядженні, вартості проїзду до місця призначення і назад та витрат на найм житлового приміщення в порядку і розмірах, установлених законодавством;
• зберігання протягом усього часу відрядження місця роботи (посади) відрядженого працівника.

Варіант 2 КНП може зазначити у внутрішніх нормативно-правових актах, приміром у колективному договорі, що питання, які виникають у зв’язку з відрядженнями працівників, вирішують на основі Інструкції № 59. Зрозуміло, що такий варіант простіший для підприємства та більш прийнятний для перевіряльників.

Отже, як ви вже зрозуміли, без Інструкції № 59 вам все одно ні туди ні сюди, хоча ви й підприємство. Відзначимо, що, як правило, більшість КНП все-таки у своїх документах, що регулюють питання відрядження, прописує аналогічні норми зі згаданою Інструкцією.

Нарешті перейдемо до нововведень.

Мінфін 13.04.2020 р. коментованим наказом затвердив зміни до Інструкції № 59.

Передісторія У 2019 році Кабмін затвердив зміни, що стосуються безготівкових виплат відрядженим працівникам. Відповідні зміни внесено постановою № 9186 і постановою № 10277 до постанови № 98.

Аванс у безготівковій формі Як відомо, підприємство має обов’язок забезпечити працівника, якого направляють у відрядження, авансом. Пункт 4 розд. І Інструкції № 59 передбачав, що такі кошти відряджуваний міг отримати як готівкою, так і в безготівковій формі. Проте згаданий вище пункт викладено в новій редакції, відповідно до якої «аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток». Відповідно, невикористаний залишок коштів працівник вносить на рахунок підприємства (оновлені п. 11 розд. ІІ, п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Проте деякі категорії осіб усе-таки мають право отримувати аванс у готівковій формі. Це, зокрема, працівники, яких у відрядження направляють державні органи і військові формування, а також утворені ними у визначеному порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

Комісійні витрати та винагороди підлягають відшкодуванню Абзац 3 оновленого п. 4 розд. І Інструкції № 59 установлює, що працівнику за умови документального підтвердження оплати відшкодовують комісійні витрати в разі обміну валюти, а також суми комісійної винагороди за надані банком послуги. Зокрема, відрядженому працівнику відшкодовують витрати, пов’язані:

• з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника;
• поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства;
• переказом грошових коштів електронними засобами — у безготівковій формі;
• проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки;
• отриманням готівки із застосуванням платіжної картки;
• конвертацією готівкової іноземної валюти в національну валюту держави відрядження;
• отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.

Наказ про відрядження: що нового? Направляють працівника у відрядження, як і раніше, наказом (розпорядженням) керівника. У цьому документі тепер необхідно зазначати не лише пункт призначення, найменування підприємства, куди відряджено працівника, строк і мету відрядження, а й завдання (за потреби), джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження, а також, якщо потрібно, інші ключові моменти (вид транспорту, інформацію про додаткові обмеження щодо сум та мети використання коштів, наданих на відрядження, якщо керівник їх установив). Те саме стосується й наказу про відрядження за кордон.

Майте на увазі, що супровіднику (не більше ніж одному) відрядженого працівника, якщо той має інвалідність I групи внаслідок порушення опорно-рухового апарату та зору, відшкодовують не лише документально підтверджені витрати, а й добові (п. 13 розд. ІІ Інструкції № 59).

Зміни в закордонних відрядженнях Інструкцією № 59 тепер чітко визначено валюту авансу. Підприємство, що відряджає працівника за кордон, може надати йому аванс:

• у національній валюті держави, до якої відряджається працівник;
• доларах США / євро;
• гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, установленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

У такій самій валюті підприємство перераховує добові працівнику в закордонному відрядженні.

Відрядженому працівнику необхідно, окрім іншого, відшкодувати суму податку на додану вартість, включену до рахунку на оплату вартості проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, за наявності оригіналів підтвердних документів щодо оплати.

Як і в разі відрядження по Україні, добові витрати відшкодовують також супровіднику (не більше ніж одному) відрядженого за кордон працівника, якщо той має інвалідність I групи внаслідок порушення опорно-рухового апарату та зору.

Зверніть увагу: якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплату здійснюють у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження, а не на день погашення заборгованості, як це було в попередній редакції Інструкції № 59.

Обмінний курс для звіту Коментований наказ доповнив п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59 положенням щодо визначення курсу обміну валюти під час складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження. Зокрема:

• якщо витрати підтверджені документально — курс визначають відповідно до фактичного обмінного курсу, який застосував банк;
• якщо немає підтвердних документів про обмін валюти — курс визначають з огляду на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Нацбанком на день затвердження звіту.

Коментовані зміни набрали чинності 12.05.2020 р.