«НОВИЙ БЮДЖЕТНИЙ ОБЛІК»:
Гаджети для школярів: що оприбутковуємо, а що ні

Версия для печати

01 октября, 2023

Тема: Інші об’єкти обліку, загальні питання бухобліку Інші питання

Марина Дорошенко, експертка газети

Право власності Відразу визначимося з правом власності на ноутбуки-трансформери. Тут діє просте правило: «хто платить, той і музику замовляє». Якщо рахунок на оплату товарно-матеріальної цінності виписано на фізособу, то й право власності має ця особа. У нашому випадку платниками є батьки, тож і власниками набутих речей є саме вони — не школа.

Та оскільки право власності передбачає не лише користування й володіння, а й розпоряджання майном (ст. 317 ЦКУ), то це майно може бути безоплатно передане іншій фізичній або юридичній особі. Тож батьки можуть подарувати придбане школі. Але підставою оприбуткувати таке майно, звичайно, має бути документ. У ЦКУ зазначено, що це має бути договір — договір про пожертву. Цей документ укладають сторони, між якими виникають правові відносини за фактом безоплатного отримання майна. Такий договір може бути укладено як у двосторонньому, так і в тристоронньому порядку — залежно від учасників.

Дарування Відповідно до ч. 3 ст. 729 ЦКУ, до договору про пожертву застосовують положення про договір дарування, якщо інше не встановлено законом. Звернімося до гл. 55 ЦКУ, де йдеться про дарування, адже по суті предметом відносин між надавачем та отримувачем є дарунок.

Предметом договору дарування можуть бути (ст. 718 ЦКУ):

• рухомі речі, зокрема гроші й цінні папери;
• нерухомість;
• майнові права, якими дарувальник володіє або які можуть виникнути в нього в майбутньому.

Договір дарування можна укладати як письмово, так і усно — залежно від предмета дарування (ст. 719 ЦКУ). Якщо предметом дарування є цінна рухома річ або майнове право, договір укладають обов’язково в письмовій формі, а в разі передання нерухомості договір має бути ще й нотаріально посвідчений. Зазвичай такий документ іменують договором про надання благодійної допомоги.

Ноутбук-трансформер є цінною рухомою річчю, тому договір має бути укладено в письмовій формі. Якщо немає такого документа, пристрої не є подарованими та вважаються власністю батьків — не активами школи.

А от із подарованою інтерактивною дошкою та вчительським ноутбуком інша справа. Тут уже, напевне, між учасниками укладено договір і підписано акт приймання-передачі, що є підставою для школи або відділу освіти оприбуткувати активи як комунальне майно. Таку благодійну допомогу може бути надано закладам освіти як у грошовій, так і в натуральній формі — як товари, роботи, послуги (ч. 1 ст. 5 Закону про благодійність, п. 2 Порядку № 1222).

Зберігання Якщо є потреба використовувати пристрої лише на уроках і зберігати їх у школі, то це також має бути оформлено належним чином. Але тут зауважимо, що йдеться не лише про зручність, а й про відповідальність.

Речі, які установа отримує в тимчасове користування, мають бути відображені в обліку. Зробити це треба хоча б для того, щоби під час інвентаризації мати обґрунтування щодо предметів, які не обліковують на балансі. Згідно з вимогами п. 6 розд. I Положення № 879, обов’язковій інвентаризації підлягають матеріальні цінності, які перебувають на обліку, але не належать установі. Проведення інвентаризації суцільним порядком передбачає фіксацію фактичної наявності цінностей, а значить, під час інвентаризації невраховані цінності буде визнано надлишками та оприбутковано.

Є думка, що документом, на підставі якого працівник установи може принести й використовувати цінності, є заява. Зазвичай її складають у випадку, коли працівник установи використовує особисті речі на робочому місці. Однак власне заява не є приводом відобразити цінності в обліку, навіть якщо цей облік позабалансовий. Проте, щоби працівник установи міг використовувати особисті речі на робочому місці, обов’язково треба оформити договірні відносини між працівником та установою. А тим паче, якщо це особисті речі сторонніх людей — батьків, які фактично є поклажодавцями, а діти яких — користувачами.

Договір, про який ідеться, — це договір відповідального зберігання з правом використання. Підставою для бухгалтерського обліку речей, зазначених у договорі, буде Акт приймання-передачі до договору. Такий акт обов’язково має містити дату передання особистих речей у користування установі, перелік та їхню вартість.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Вартість переданих речей має бути обов’язково зафіксована в договорі та акті передусім для цілей бухгалтерського обліку, а також для того, щоби відшкодувати збиток у разі псування особистої речі поклажодавця. Якщо речі, що їх передають, нові, визначити їхню вартість можна на підставі документів на їх придбання, але в будь-якому разі установлюють її за домовленістю установи та працівника на підставі цін на аналогічні товари та з урахуванням зносу.

Порядок укладання договору зберігання врегульовано в гл. 66 ЦКУ. Неважко здогадатися, що за договором зберігання одна сторона (установа) зобов’язується зберігати річ, передану другою стороною (працівником), і в зазначений термін повернути її збереженою (ст. 936 ЦКУ). Особливість договору в нашому випадку — окремо надане право використовувати предмет зберігання в діяльності. Такий договір зберігання обов’язково укладають письмово на безоплатній основі.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Письмова форма договору вважається дотриманою, якщо прийняття речі на зберігання посвідчене розпискою, квитанцією або іншим документом, що його підписав зберігач (установа) (ч. 1 ст. 937 ЦКУ).

Зберігач і поклажодавець можуть зазначити строк, на який передається майно. Якщо термін у договорі не зазначено — договір буде вважатися безстроковим, а повернути річ установа в такому разі зобов’язана на вимогу поклажодавця.

Під час складання договору зберігання, щоб у майбутньому уникнути будь-яких суперечок, радимо передбачити такі умови:

1) предмет договору (опис речі із зазначеною вартістю);

2) строк дії договору;

3) характер договору (безоплатний);

4) права та обов’язки сторін, зокрема право установи користуватися річчю за згодою працівника та обов’язок установи на першу вимогу працівника повернути річ, навіть якщо строк її зберігання не закінчився;

5) відповідальність установи за втрату або пошкодження речі.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! За втрату або пошкодження речі, прийнятої на зберігання, відповідальність несе зберігач, тобто установа (ч. 1 ст. 950 ЦКУ).

Збитки, завдані втратою або пошкодженням речі, відшкодовує установа:

1) у разі втрати речі — у розмірі її вартості;

2) у разі пошкодження речі — у розмірі суми, на яку знизилася її вартість.

Але не слід плутати пошкодження, які користувач, тобто школяр, може завдати пристрою через недбалість. У такому разі відповідальність лягає на плечі власника.

Зауважимо також, що укладання договору зберігання, хай навіть і з наданням права користування, не дає можливості здійснювати експлуатаційні витрати, тобто ремонтувати, купувати витратні матеріали тощо.

Сама природа договору зберігання не передбачає якихось змін властивостей предмета договору. Тож робимо висновок, що договір зберігання з правом використання є сенс укладати тільки для тих речей, які з великою ймовірністю не вимагатимуть таких витрат. Тож, перш ніж ухвалити рішення зберігати пристрої в класі, варто врахувати всі ризики, які є, з огляду на вік користувачів.

Бухоблік Із ноутбуками-трансформерами все зрозуміло: у разі прийняття на відповідальне зберігання в обліку відображаємо такі активи на позабалансі — на субрахунку 021 «Активи на відповідальному зберіганні розпорядників бюджетних коштів». Нагадаємо, що для позабалансових рахунків не працює правило подвійного запису, а отже, під час надходження активів на відповідальне зберігання або за договором позички запис роблять тільки за дебетом відповідного позабалансового рахунку, а під час їх повернення — тільки за кредитом.

Для обліку матеріальних цінностей, що перебувають на відповідальному зберіганні, використовують меморіальний ордер № 16 «Накопичувальна відомість позабалансового обліку». У цьому документі бюджетні установи ведуть облік надходження й вибуття в розрізі об’єктів позабалансового обліку.

Якщо під час проведення інвентаризації комісія встановила матеріальні цінності, які не перебувають на обліку та щодо яких не було надано документів, що підтверджують факт передання особистих речей у користування, їх слід оприбуткувати та відобразити у Звіряльній відомості як лишки. У такому випадку особисте стає власністю бюджетної установи.

Подаровані ж речі — інтерактивну дошку та вчительський ноутбук — в обліку відображаємо як благодійну допомогу.

У разі отримання об’єктів, які відповідають визначенню основних засобів, комісія установи складає Акт приймання-передачі основних засобів (форма затверджена наказом № 818). До нього додають усі надані благодійником документи, які підтверджують вартість придбання (якщо вони є).

Якщо документів немає, то первісною вартістю наданих благодійниками активів є їхня справедлива вартість на дату отримання (п. 7 розд. ІІ НС 121 «Основні засоби»). Її можна визначати з огляду на ринкові ціни. Крім того, до первісної вартості включають витрати, пов’язані з доведенням об’єкта до стану, придатного до експлуатації, якщо такі довелося мати. Наприклад, це можуть бути витрати з монтажу обладнання, доставки його тощо.

У разі отримання «натуралки» бюджетні установи складають і подають до Казначейства довідку про надходження в натуральній формі. Форма довідки наведена в додатку 38 до Порядку № 1407 і в додатку 25 до Порядку № 938. Зробити це треба не пізніше останнього робочого дня місяця. Казначейство відображає довідки про надходження в натуральній формі в бухгалтерському обліку виконання бюджету як касові надходження й касові видатки. Тож, як і в разі отримання готівкової допомоги, треба внести зміни до кошторису.

Для введення в експлуатацію безоплатно отриманих основних засобів складають Акт введення в експлуатацію основних засобів. Тобто актом приймання-передачі логічно було б оприбуткувати на баланс майно (рахунок 13), а потім актом введення в експлуатацію основних засобів зарахувати на 10-й або 11-й рахунок капінвестиції.

НАГАДАЄМО. Одночасно з нарахуванням витрат (Дт 8014, 8114 — Кт 14) на суму амортизації нараховують доходи: Дт 5111 — Кт 7511. Це роблять для того, щоб у звітності не формувався від’ємний результат діяльності установи у зв’язку з використанням подарованих ОЗ.

Розглянемо приклад.

Приклад. Батьки майбутніх першокласників придбали 20 дитячих ноутбуків-трансформерів вартістю 16 000,00 грн кожен на загальну суму 320 000,00 грн. Інтерактивну дошку вартістю 21 500,00 грн подаровано класу. Придбано кріплення для монтажу дошки на суму 1 000,00 грн. Монтаж дошки здійснив учитель інформатики.

Оскільки виконання домашніх завдань не передбачено в першому класі, батьки погодили з учителькою зберігати пристрої в класі, про що складено відповідний договір.

Бухоблік подарованих і взятих на зберігання активів