Мінекономіки роз’яснило, чи обов’язковий штатний розпис після скасування Господарського кодексу

28 серпня 2025 року втратив чинність Господарський кодекс України від 16.01.2003 № 436-IV (далі — ГКУ) на підставі Закону України «Про особливості регулювання діяльності юридичних осіб окремих організаційно-правових форм у перехідний період та об’єднань юридичних осіб» від 09.01.2025 № 4196-IX.

На рівні закону лише в ч. 3 ст. 64 ГКУ було вказано, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Натомість у Кодексі законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII узагалі немає поняття «штатного розпису».

Мінекономіки з урахуванням факту скасування ГКУ в листі від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09 зробило висновок, що все-таки штатний розпис лишається обов’язковим документом на підприємстві з огляду на таке.

Форма Типового штатного розпису, затверджена наказом МФУ від 28.01.2002 № 57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» (у редакції наказу МФУ від 26.11.2012 № 1220), обов’язкова лише для підприємств, установ, організацій бюджетної сфери.

Водночас наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі — Правила).

Згідно з п. 1 розд. І Правил вони встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності (далі — установи).

Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.

Відповідно до п. 2 гл. 1 розд. II «Документування управлінської інформації» Правил управлінські документи установи за їхньою назвою, формою та складом реквізитів мають відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається Національним класифікатором України НК 010:2021 «Класифікатор управлінської документації», затвердженим наказом Мінеконом, торгівлі та СГ від 12.03.2021 № 526 (далі — Класифікатор управлінської документації).

Пунктом 3 гл. 1 розд. ІІ Правил визначено організаційно-розпорядчу документацію, що є одним із класів управлінської документації, яка поділяється на: організаційну, що містить правила, норми, які визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад установи, функціональний зміст діяльності установи та її підрозділів (положення або статут установи, положення про структурні підрозділи установи, посадові інструкції, штатні розписи, договори тощо); розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань (постанови, рішення, накази, розпорядження); інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої ухвалюють певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо).

Також у п. 3 гл. 7 «Затвердження управлінських документів» розд. ІI Правил установлено, що посадова особа особисто затверджує документи, які не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання (положення (статути) установи, протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції, програми, нормативи тощо).

У разі призначення або звільнення працівника зазначають повну дату (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок і доплат (п. 7 гл. 10 розд. ІI Правил).

Класифікатором управлінської документації, який установлює класифікаційну схему управлінської документації та застосовується юридичними особами незалежно від організаційно-правової форми та форми власності, передбачено назву уніфікованої форми документа «Структура і штатна чисельність» із кодовим позначенням 0101006.

Крім того, наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144, який набрав чинності 01.09.2021, затверджено Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — Національний стандарт).

Відповідно до п. 1.1 розд. 1 Національного стандарту цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації (далі — документи), зокрема на: організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо); розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня й масштабу діяльності та форми власності.

Уніфікована форма штатного розпису розміщена в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, який схвалено протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України від 22.11.2015 № 7.