Які документи не можна оформлювати за допомогою факсиміле
На ЗІР ДПС1, відповідаючи на запитання, чи передбачено законодавством України використання факсиміле для оформлення первинних документів, які є підставою для податкового обліку, вказала на документи, під час підписання яких не можна факсимільно відтворювати підпис.
Згідно з абз. 1 п. 44.1 Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI (далі — ПКУ) для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків заборонено формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абз. 1 п. 44.1 ПКУ.
Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі — Закон № 996).
Частиною 2 ст. 9 Закону № 996 визначено, що первинні документи можуть бути складені в паперовій або в електронній формі і в них мають бути обов’язкові реквізити, зокрема особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Згідно з абз. 2 п. 1.2 гл. 1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом МФУ від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88), первинні документи — це документи, створені в письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції.
Відповідно до абз. 1 і 2 п. 2.4 гл. 2 Положення № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладають відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Використання під час оформлення первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається в порядку, установленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
При цьому приписами частини третьої ст. 207 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 № 435-IV передбачено, що використання під час вчинення правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином регулюється сторонами.
Тобто використання факсимільного відтворення підпису під час оформлення первинних документів за письмовою згодою сторін, у якій містяться зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, не порушує законодавства України, крім випадків застосування первинних документів, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.
Наприклад, документами, які не можуть бути оформлені за допомогою факсиміле, зокрема, є бухгалтерська, податкова та фінансова звітність, податкові накладні, банківські розрахункові документи, касові документи підприємства.
