Електронні трудові книжки: що робити з 10.06.2021 р.?

Законом України від 05.02.2021 р. № 1217-IX (набрав чинності 10.06.2021 р.) внесено зміни до низки законодавчих актів з метою запровадження електронних трудових книжок.

Зверніть увагу: на повний перехід дано 5 років (п. 2 розд. ІІ Закону № 1217). ПФУ за погодженням з Мінсоцполітики ще має затвердити певний порядок та черговість надання відомостей в ПФУ.

10 червня 2021 року По-перше, після 10.06.2021 р. при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати, зокрема, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб (далі — Реєстр ЗО) (оновлена ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 р., далі — КЗпП). Форма відомостей наразі розробляється.

По-друге, якщо до 10.06.2021 р. роботодавець не надав скан-копій трудових книжок до ПФУ, то облік трудової діяльності працівників продовжує відображатися в трудових книжках. Але їх поступово (до 10.06.2026 р.) необхідно відсканувати та передати до ПФУ (згода працівника на обробку його персональних даних не обов’язкова, але не виключно, що в деяких органах ПФУ її будуть вимагати). Після завершення робіт із внесення відомостей про трудову діяльність до Реєстру ЗО наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис (що необхідно зафіксувати). Якщо до 10.06.2021 р. роботодавець надав скан-копії трудових книжок до ПФУ, то ці трудові книжки потрібно видати працівникам «на руки».

Звільнення після 10.06.2021 р. Якщо скан-копія трудової книжки працівника, який звільняється:

• наявна в ПФУ, то він повинен мати «на руках» трудову книжку. Тож у день звільнення необхідно видати копію наказу (розпорядження) про звільнення. Докладно про видачу копії такого наказу ми розповімо в найближчих номерах газети «Бухгалтерія: бюджет». Також на вимогу працівника роботодавцю необхідно внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника (оновлена ч. 1 ст. 47 КЗпП);
• немає в ПФУ, то у роботодавця продовжує зберігатися трудова книжка працівника. Тож під час звільнення до неї необхідно внести відповідні записи. Але в день звільнення йому необхідно видати копію наказу (розпорядження) про звільнення (оновлена ч. 1 ст. 47 КЗпП). Рекомендовано щодо таких працівників подавати скан-копії трудових книжок із записом про звільнення.

Докладніше див. у газеті «Зарплата та кадрова справа», № 11/2021, с. 5. Також цю тему будемо розглядати в наступних номерах газети «Бухгалтерія: бюджет».