Аудит трудових книжок перед скануванням. Перевіряємо першу сторінку
Фхівці ГУ ПФУ у Вінницькій області повідомляють, що перед скануванням трудових книжок необхідно провести їх ретельний аудит. З чого його розпочати?
Перш за все перевіримо першу сторінку (титульний аркуш):
1. Звіряємо паспортні дані
На першій сторінці трудової книжки зазначаються відомості про працівника. Отож, на відповідність паспортним даним необхідно перевірити такі записи в трудовій:
- прізвище, ім’я та по батькові працівника;
- дату народження.
Окрім того, зверніть увагу на наявність:
- підпису власника трудової книжки, яким він завірив правильність внесених даних;
- підпису особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
- печатки закладу, де трудову заповнили вперше.
2. Перевіряємо записи про зміни ПІБ
У разі зміни працівником прізвища, імені, по батькові роботодавець зобов’язаний внести відповідні записи до його трудової книжки. Підстава — документи, що підтверджують зміни:
- паспорт;
- свідоцтво про шлюб;
- свідоцтво про зміну прізвища, імені чи по батькові тощо.
Зміни вносять на першій сторінці трудової книжки. Роблять це так:
- однією рискою закреслюють колишнє прізвище і записують нове;
- на внутрішньому боці обкладинки вказують інформацію про документ, на підставі якого зроблено запис, з його реквізитами;
- запис завіряють підписом відповідальної особи і печаткою підприємства.
Як усунути виявлені помилки?
- Помилка у записі ПІБ чи даті народження. Такий бланк трудової книжки вважають зіпсованим, складають акт на його списання та оформляють трудову на іншому бланку. Якщо помилився попередній роботодавець – працівнику необхідно звернутись до нього для виправлення помилки. В разі ліквідації попереднього місця роботи, виправити ситуацію необхідно в судовому порядку.
- Не внесено запис про зміну ПІБ. Наразі ви є останнім роботодавцем та маєте внести відповідні зміни.
ДОВІДКОВО:
- Про порядок надання скан-копій трудових книжок роботодавцями переглянути тут
- Як роботодавцю підготуватись до переходу на електронні трудові книжки? — див. за посиланням
- Оцифрування трудових книжок. Вимоги до скан-копій за посиланням
