Крок 2. Якщо заборгованість помилково не відобразили в бухобліку установи, то на підставі акта звірки і бухгалтерської довідки виправляють таку помилку.
Я
Як зареєструвати прострочене зобов’язання? Відповідає Казначейство
(коментар до листа ДКСУ від 22.05.2020 р. № 16-04-01/8933)
Версія для друку
Тема:
Статтю взято з газети "Бухгалтерія: бюджет" № 44/2020
Любов Крута, експерт газети «Бухгалтерія: бюджет»
Життя надто непередбачуване, і навіть у моменти найбільшої впевненості все може перевернутися догори дриґом. Буває, що і кошти є, і документи оформлено, аж раз — і через якусь забудькуватість час на сплату зобов’язань сплив. А бувають і з виділенням коштів затримки, і помилки в документах можуть затягнути реєстрацію зобов’язань.
Зараз у період проведення річної інвентаризації ці всі неточності якраз і спливають. Адже при інвентаризації заборгованостей кредитори надають своїм дебіторам виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованість (п. 7.2 Положення № 8791).
Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом МФУ від 02.09.2014 р. № 879.
Тобто якщо в установі є кредиторська заборгованість, то їй від контрагента надійде така виписка. Цей документ передають інвентаризаційній комісії (робочій інвентаризаційній комісії) для підтвердження реальності заборгованості. Дебітори мають підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення.
Визнану заборгованість доцільно вчасно погашати, щоб не втрапити на санкції. Але за наданими постачальником накладною, актом, рахунком тощо можна зареєструвати в Казначействі зобов'язання лише в нормативно обумовлені строки.
Так, згідно з п. 2.2 Порядку № 3092 розпорядники бюджетних коштів протягом 7 робочих днів з дати взяття бюджетного зобов’язання подають до відповідного органу Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів і оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання. Тобто в разі придбання товарів, робіт і послуг строк на реєстрацію договорів у Казначействі в загальному випадку — 7 робочих днів.
Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 р. № 309.
ВИНЯТОК. Інакший момент відліку цього строку застосовується тільки у випадках, коли була процедура закупівлі/спрощена закупівля товарів, робіт і послуг. Тоді реєстр із супутніми документами подають протягом 7 робочих днів із дати оприлюднення звіту про результати проведення процедури закупівлі/звіту про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель у разі наявності в обліку органу Казначейства кошторису (плану використання бюджетних коштів) або протягом 7 робочих днів з дати взяття на облік органом Казначейства кошторису (плану використання бюджетних коштів).
Протягом 7 робочих днів з дати прийняття до виконання бюджетного фінансового зобов’язання, якщо інше не передбачено бюджетним зобов’язанням, подають до відповідного органу Казначейства Реєстр фінансових зобов’язань за формою згідно з додатком 2 до Порядку № 309 на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях, а також оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання та бюджетного фінансового зобов’язання (п.п. 2.4 Порядку № 309).
Що ж робити, коли за установою є борг, строк для прийняття зобов’язань за ним вже сплив, але установа має можливість погасити його? Відповідає на це запитання Казначейство в листі, що коментується.
З листа, що коментується, порядок дій виглядає таким чином.
Крок 1. Провести звірку зобов’язань з контрагентом. У результаті оформлюють акт звірки, який фіксує факт наявності заборгованості установи і суму боргу. Акт підписують обов’язково обидві сторони.
Казначейство в листі наголошує: у разі виявлення непогашеної кредиторської заборгованості, зафіксованої сторонами в акті звірки, така заборгованість має відображатися в бухобліку в тому звітному періоді, у якому вона була виявлена. Тобто при виявленні в поточному році кредиторської заборгованості, яка виникла та не була погашена в минулому бюджетному періоді, така заборгованість має відображатися бюджетною установою в бухобліку в поточному бюджетному періоді. Відзначимо, що це справедливо тільки для тих ситуацій, коли кредиторська заборгованість взагалі помилково не була відображена в бухобліку. Певно, що така ситуація і стала приводом для звернення до Казначейства. Проте якщо заборгованість вже була відображена в обліку, повторно її не нараховують (задля уникнення задвоєнь).
Крок 3. Для реєстрації бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань в органах Казначейства щодо погашення простроченої заборгованості установа подає документи, що підтверджують факт взяття зобов’язань (договір), та акт звірки, підписаний сторонами.
Отже, як бачимо, з цієї, на перший погляд, безвихідної ситуації цілком можна знайти правомірний вихід.
