Строки звітування про відрядження: повертаємося до старих правил

В газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 30/2023, с. 8 ми коментували зміни до Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI (далі — ПКУ), які набрали чинності 01.08.2023.

Зокрема, було змінено абз. 17 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

ЦИТАТА. «Суми та склад витрат на відрядження, порядок звітування про використання коштів, виданих на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабінетом Міністрів України. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суму, встановлену цим підпунктом».

(оновлений абз. 17 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ)

Документом Кабміну, яким визначено «відрядні» питання, є постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (далі — постанова № 98). І щодо звітування в ній на той момент було сказано тільки це: залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, підлягає поверненню працівником на відповідний рахунок підприємства, установи, організації, що їх видали (у разі відрядження за кордон — у грошових одиницях, в яких було видано аванс), у встановленому законодавством порядку.

Що то за «законодавство», на той момент не було цілком зрозуміло, але все вказувало на те, що ми повертаємося до старих правил звітування. Власне, так і сталося. Отже, постановою КМУ від 25.08.2023 № 913 внесено такі зміни до постанови № 98.

1. Строки. Пункт 5 постанови № 98 доповнено абзацами такого змісту:

«Звіт про використання коштів, виданих на відрядження, разом із підтвердними документами працівник зобов’язаний подати до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи. У зазначений строк також повертається сума надміру витрачених коштів.

У разі коли відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи.

У разі коли під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, керівник підприємства, установи чи організації за наявності поважних причин може продовжити строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, до 20 банківських днів».

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Це ті строки звітування, які містить Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59). Отже, строки звітування, які встановленні в ПКУ з 01.04.2023, бюджетники не застосовують! Вони, як і раніше, керуються в цьому питанні постановою № 98 та Інструкцією № 59.

2. Документи. Щодо підтвердних документів також є зміни.

По-перше, уточнено, що витрати відшкодовуються за наявності підтвердних документів, поданих у паперовій або електронній формі (абз. 1 п. 7 постанови № 98).

По-друге, уточнено, що відшкодовуються витрати на оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я відрядженого працівника або його цивільної відповідальності (в разі використання транспортного засобу) за наявності підтверджувальних документів (раніше — оригіналу такого поліса з відміткою) про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування. Аналогічні зміни внесено й до абз. 1 п. 8 постанови № 98.

Постанова № 913 набирала чинності з дня її офіційного опублікування — 29.08.2023.