ФСС задерживает финансирование на выплату пособий: действия работодателя

Версия для печати

04 ноября, 2019

Тема: Больничные, соцвыплаты Взаимодействие с госорганами, расчеты с бюджетом

Статья взята из газеты "Зарплата и кадровое дело" № 17/2019

Екатерина Скрипкина, заместитель главного редактора газеты «Зарплата и кадровое дело»

От назначения до финансирования: основы

Порядок назначения, расчета и выплаты больничных и декретных четко регламентирован норами действующего законодательства: Закона о соцстраховании, Положения № 131, Порядка № 1266, Порядка № 122. В рассматриваемом случае нам необходимо разобраться только с отдельными этапами данного процесса.

Расчет и начисление Начнем с того, что бухгалтер начисляет уже назначенные и рассчитанные больничные или декретные. При начислении:

• больничных параллельно начисляют ЕСВ (за счет средств работодателя и на оплату первых пяти дней, и на пособие по временной нетрудоспособности) на основании абз. 2 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ, удерживают НДФЛ и ВС на основании п.п. 164.2.1, абз. 2 п.п. 169.1.4, п.п. 1.2 п. 16 1 подразд. 10 разд. XX НКУ;
• декретных параллельно начисляют ЕСВ (за счет средств работодателя независимо от того, что вся сумма декретных финансируется ФСС) на основании абз. 2 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ. НДФЛ и ВС из суммы декретных не удерживают (п.п. 165.1.1, п.п. 1.7 п. 16 1 подразд. 10 разд. XX НКУ).

Соответствующие проводки делают в бухучете.

НЮАНС. Если больничные или декретные начисляют бывшему работнику после расторжения трудового договора, то ЕСВ на такие выплаты не начисляют. В таком случае бывший работник уже не является застрахованным лицом, а работодатель в отношении него не является страхователем. Но НДФЛ и ВС с сумм больничных удерживают. Декретные от налогообложения освобождены.

Оформление и подача заявления-расчета Справиться с расчетом и начислением пособий нужно быстро, поскольку согласно п. 2 Порядка № 12 уже в течение 5 р. дн. после решения комиссии (уполномоченного)нужно подать в ФСС заявление-расчет (приложение 1 к Порядку № 12). Ответственность за нарушение этого срока не предусмотрена, однако тянуть не стоит, поскольку пострадает ваш же работник (помните о задержках ФСС).

Заметьте, что при заполнении заявления-расчета ориентир — документы, на основании которых назначены пособия, и данные бухучета. В заявление-расчет вносим начисленные суммы пособия по временной нетрудоспособности (включая НДФЛ и ВС) и декретных.

Финансирование Из положений п. 8 Порядка № 12 следует, что в общем случае рабочий орган ФСС проверяет заявление-расчет и финансирует работодателя-страхователя в течение 10 р. дн. после поступления такого заявления-расчета. В отдельных случаях после проверки заявления-расчета рабочий орган ФСС может вернуть его работодателю с рекомендациями в случае обнаружения ошибок или дать обоснованный отказ в предоставлении финансирования. Если у специалистов рабочего органа ФСС возникнут вопросы, то они вправе направить работодателю запрос для уточнения информации, приведенной в заявлении-расчете.

Однако в этом году на практике даже в случае отсутствия ошибок в заявлении-расчете и вопросов к работодателю ФСС довольно часто задерживает выплату пособий на срок более месяца, нарушая установленный п. 8 Порядка № 12 срок для финансирования. Не всегда ждать финансирование от ФСС нужно, сложа руки…

Как действовать, если ФСС задерживает финансирование

Если болел сам работник, выплачиваем оплату первых 5 дней болезни В случае болезни работника независимо от сроков получения финансирования работодатель обязан выплатить ему оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности в ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты зарплаты (ч. 2 ст. 32 Закона о соцстраховании). В день выплаты больничных перечислите начисленный на них ЕСВ (абз. 2 ч. 8 ст. 9 Закона о ЕСВ), удержанные с них НДФЛ и ВС (п.п. 168.1.2 НКУ).

Ждем финансирование от ФСС А как быть с пособием по временной потере трудоспособности или декретными? Работодатель не должен выплачивать их за счет своих средств до получения финансирования от ФСС. Если вы выплатите пособия со своего текущего счета, то не сможете впоследствии возместить расходы на выплату пособий после получения финансирования, поскольку возможность перечисления средств с отдельного счета (далее — спецсчет) на текущий счет работодателя не предусмотрена. То есть выплатить пособие можно только после получения средств от ФСС.

Здесь стоит отметить, что существует несогласованность норм Порядка № 12 и ч. 2 ст. 32 Закона о соцстраховании, касающихся сроков выплаты пособия по временной нетрудоспособности и декретных. Согласно Порядку № 12 работодатель осуществляет выплату пособия по временной нетрудоспособности и декретных только после получения финансирования. А в соответствии с ч. 2 ст. 32 Закона о соцстрахованиибольничные и декретные нужно выплатить в ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты зарплаты.

Соблюсти упомянутую норму Закона о соцстраховании возможно только в том случае, если финансирование от ФСС поступит на спецсчет до ближайшей даты выплаты зарплаты. Но учитывая, что на подачу заявления-расчета в рабочий орган ФСС дается 5 р. дн. с даты назначения пособия и еще 10 р. дн. на рассмотрение заявления-расчета (да еще и задержки на практике), выполнить требование ч. 2 ст. 32 Закона о соцстраховании практически невозможно.

И все же ФСС за формальный (но нереализуемый на практике) подход, о чем свидетельствуют разъяснения, приведенные в письмах от 01.10.2018 г. № 2.4-16-3103, от 12.10.2018 г. № 5-14/н-1347з-1733 («ЗКД», № 11/2019, с. 12). То есть за то, что должны быть соблюдены сроки, установленные ч. 2 ст. 32 Закона о соцстраховании. Радует, что Минсоцполитики соглашается с тем, что работодатель должен выплатить пособия после получения финансирования в ближайший срок, установленный для выплаты зарплаты (см. письмо от 12.06.2019 г. № 313/0/247-19). Как бы там ни было, ответственность за несоблюдение этих сроков не установлена. Поэтому ждем финансирования, только потом выплачиваем пособия (кстати, можно не дожидаться ближайшего срока выплаты зарплаты, а выплатить пособие сразу после получения финансирования от ФСС). Но это не значит, что можно расслабиться до того, как поступят средства от ФСС на спецсчет.

Если долго ждем финансирования... Нужно решить вопрос с уплатой ЕСВ, НДФЛ и ВС. Ведь предельный срок уплаты может настать до того, как вы получите финансирование от ФСС.

По общему правилу, если доходы начислены, но не выплачены, нужно уплатить:

ЕСВ — не позднее 20 числа (горным предприятиям — не позднее 28 числа) месяца, следующего за месяцем начисления (абз. 1 ч. 8 ст. 9 Закона о ЕСВ). Если предельный срок приходится на выходной или праздничный день, то им считается первый рабочий день, следующий за выходным или праздничным днем (п. 11 разд. IV Инструкции № 4493);

Итак, если финансирование от ФСС так и не получено, а предельный срок уплаты уже настал, то уплатите со своего текущего счета ЕСВ — 20 (28) числа месяца, следующего за месяцем начисления больничных (декретных), (за исключением, когда больничные (декретные) начислены уволенному лицу).

Что касается НДФЛ и ВС, то налоговики на сегодняшний день лояльны к работодателям. Они считают, что эти платежи нужно уплатить после получения средств от ФСС при выплате пособия по временной нетрудоспособности.

НА ЗАМЕТКУ. Осторожным работодателям рекомендуем уплатить НФДЛ и ВС не позднее 30 числа месяца, следующего за месяцем начисления больничных (с декретных НДФЛ и ВС не удерживаем). После получения средств от ФСС на выплату больничных повторно перечисляем НДФЛ и ВС со спецсчета. В результате таких действий у вас образуется переплата по НДФЛ и ВС, которую можно учесть при следующей уплате этих платежей в бюджет. Обратите внимание: перебросить средства со спецсчета на текущий счет для возмещения ранее понесенных расходов со своего текущего счета на уплату НДФЛ и ВС нельзя.

У работодателя закономерно может возникнуть вопрос: что ему грозит, если нарушить срок уплаты НДФЛ и ВС, т. е. уплатить платежи только при выплате пособий со спецсчета? Если верить разъяснениям налоговиков на сегодняшний день, то ничего не грозит.

Но формально за нарушение сроков уплаты НДФЛ и ВС налоговому агенту грозит штраф в размере 25 % суммы налога (сбора), подлежащего уплате в бюджет (п. 127.1 НКУ). Вместе с тем, штраф не применяется, когда неуплата (неперечисление) НДФЛ самостоятельно выявляется налоговым агентом при проведении перерасчета этого налога, предусмотренного п. 169.4 НКУ, и исправляется в следующих налоговых периодах в течение отчетного года. То есть когда вы уплачиваете НДФЛ и ВС при выплате пособия со спецсчета, считается, что вы справились и угрозы штрафа уже нет (главное, чтобы уплата прошла в том же году, на который приходится предельный срок уплаты). Пени, вероятнее всего, тоже не будет, поскольку ее начисление начинается после истечения 90 к. дн., следующих за последним днем предельного срока уплаты налогового обязательства. Админштраф согласно ст. 163 4 КоАП должностным лицам не грозит после того, как НДФЛ и ВС будет уплачен со спецсчета.

А вот если нарушить предельные сроки уплаты ЕСВ (хотя для уплаты ЕСВ деньги от ФСС ждать не нужно), то:

• работодателю грозит штраф в размере 20 % несвоевременно уплаченных сумм (п. 2 ч. 11 ст. 25 Закона о ЕСВ, п.п. 2 п. 2 разд. VII Инструкции № 449). Кроме того, на сумму недоимки начисляется пеня из расчета 0,1 % на сумму фактически уплаченной недоимки за каждый день просрочки платежа (ч. 10 ст. 25 Закона о ЕСВ, п. 5 разд. VII Инструкции № 449);
• должностным лицам грозит админштраф от 40 до 80 ннмдг (от 680,00 грн до 1360,00 грн) за несвоевременную уплату ЕСВ в сумме, не превышающей 300 ннмдг (288150,00 грн), или от 80 до 120 ннмдг (от 1360,00 грн до 2040,00 грн) за неуплату или несвоевременную уплату ЕСВ в сумме, превышающей 300 ннмдг (288150,00 грн) (ч. 3, 4 ст. 1651 КоАП).

Уведомляем рабочий орган ФСС В течение месяца со дня выплаты пособия работодатель обязан уведомить ФСС о такой выплате, направив в ФСС Уведомление о выплате средств застрахованным лицам (приложение 2 к Порядку № 12). То есть тут все стандартно: пока не получите финансирование от ФСС и не выплатите пособие работнику, Уведомление подавать не о чем.

Заметьте, что ответственность за несвоевременную подачу Уведомления не предусмотрена. Вместе с тем если вы не уведомите о проведенных выплатах в течение 3 месяцев со дня осуществления финансирования, то вас ждет проверка рабочих органов ФСС относительно использования средств Фонда.

При определении сроков подачи Уведомления о проведении выплат следует руководствоваться ст. 254 ГКУ6. Срок, который определен месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока. Это подтверждает ФСС в письме от 01.10.2018 г. № 2.4-16-3103 (см. «ЗКД», № 21/2018, с. 9). Если последний день срока приходится на выходной, праздничный, нерабочий день, определенный в соответствии с законом в месте совершения определенного действия, днем окончания срока является первый за ним рабочий день.

Пример 1. Работник предоставил листок нетрудоспособности 03.06.2019 г., комиссия по социальному страхованию оперативно приняла решение о назначении больничных, а бухгалтерия без промедлений рассчитала, начислила их в бухучете и 06.06.2019 г. подала заявление-расчет в рабочий орган ФСС. Средства на выплату пособия получены от ФСС 23.08.2019 г., а выплачены работнику 27.08.2019 г.

В данном случае Уведомление надо подать не позднее 27.09.2019 г. И если оно не будет подано в течение 3-х месяцев со дня осуществления финансирования (последний день 25.11.2019 г., поскольку 23.11.2019 г. — выходной день, суббота), то возможна проверка ФСС.

Компенсация за несвоевременную выплату Формально пособие по временной нетрудоспособности и декретные подлежат компенсации в случае задержки их выплаты на один и более месяцев (п. 3 Порядка № 1597). Причем компенсация должна выплачиваться за счет средств ФСС (ст. 6 Закона о компенсации8, п. 7 Порядка № 159).

Однако в вопросе выплаты компенсации нужно отталкиваться от того, был ли нарушен срок выплаты, была ли задержка выплаты, ведь ст. 2 Закона о компенсации предусматривает, что «компенсация гражданам потери части доходов в связи с нарушением сроков их выплаты (далее — компенсация) осуществляется в случае задержки…». Как отмечалось выше, работодатель не может выплатить пособия до получения финансирования от ФСС. Срок выплаты пособий наступает после получения финансирования в ближайший срок, установленный для выплаты зарплаты. То есть задержка финансирования от ФСС не влечет за собой выплату компенсации за несвоевременную выплату пособий.

Индексация Здесь разговор короткий: ни больничные, ни декретные не индексируют. Но нужны основания. Конечно, мы их укажем.

То, что пособие по беременности и родам не подлежит индексации, прямо указано в ч. 3 ст. 2 Закона об индексации9.

Как видим, хотя задержка пособия и проблемная ситуация, но пути решения ее есть. Действуйте согласно нашим рекомендациям, и все будет хорошо!