Отчет о командировке: нюансы обнародования на портале Є-Data

Отчет о количестве и объемах расходов на служебные командировки: форма

Информацию об использовании публичных средств обнародуют на едином веб-портале использования публичных средств в соответствии с требованиями Закона № 183.

В частности, в течение 35 дней после окончания отчетного квартала (для ІІ квартала это — 05.08.2018 г.) следует обнародовать информацию о (абз. 8 п. 1 ч. 1 ст. 3 Закона № 183):

• количестве служебных командировок, в том числе с указанием количества заграничных командировок;
• общем объеме расходов на служебные командировки, в том числе с указанием объема расходов на заграничные командировки.

Указанную информацию обнародуют ежеквартально (абз. 9 п. 1 ч. 1 ст. 3 Закона № 183). Подают такую информацию в табличной форме в виде Отчета о количестве и объемах расходов на служебные командировки (далее — Отчет).

Форму Отчета можно найти на сайте портала Є-Data по следующей ссылке: «https://spending.gov.ua → службовий вхід → звіти → +звіт». После заполнения полей «тип отчетного периода», «отчетный период» и выбора в поле «тип отчета» позиции «командировки», сайт направит вас на страницу с размещенным на ней шаблоном Отчета (см. рис. 1).

НА ЗАМЕТКУ. На данный момент указанная форма Отчета не утверждена ни одним нормативным документом. Минфин еще 20.11.2017 г. на своем официальном сайте опубликовал проект приказа, которым должны быть утверждены формы отчетности для использования на портале. Но соответствующий приказ до сих пор не принят.

Что указываем? Из Закона № 183 и названия Отчета следует, что в нем необходимо указать именно информацию о служебных командировках. То есть о поездках, оформленных в соответствии с требованиями Инструкции № 59.

А как быть с курсами повышения квалификации, которые не являются служебными командировками, следует ли указывать по ним информацию в Отчете? Ответа на этот вопрос в законодательстве нет. Поэтому давайте разбираться самостоятельно. Напомним, что отличия между служебными командировками и курсами повышения квалификации мы рассматривали в консультации «Курсы повышения квалификации: гарантии + бухучет» (см. газету «Бухгалтерия: бюджет», № 17–18/2018, с. 15). Тогда мы подчеркнули: курсы и служебная командировка — две абсолютно разных поездки.

Так, на курсах работник исключительно учится, а в служебной командировке — выполняет служебное задание (работает). В силу этого вопросы поездок на курсы и в служебные командировки регулируются отдельными нормативными документами, которыми установлены разные гарантии и компенсации.

Поэтому, если подходить формально, то информацию о курсах повышения квалификации указывать в Отчете не нужно, поскольку они не являются служебными командировками.

Но, с другой стороны, мы бы советовали вам информацию о курсах повышения квалификации все же отражать в Отчете. По этому поводу у нас есть три аргумента.

Аргумент 1. Надо исходить из самой сути портала. Так, создание портала Є-Data направлено на освещение информации об использовании публичных средств. Поскольку оплата курсов повышения квалификации осуществляется за счет бюджетных средств, то указанная информация должна быть обнародована.

Аргумент 2. Хоть курсы и не являются служебными командировками, но расходы по ним осуществляют по «командировочным» КЭКР — 2250 «Расходы на командировку» (п.п. 2.2.5 Инструкции № 333). Кроме того, после завершения курсов (как и после завершения служебной командировки) отчитываются за использованные средства путем предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Аргумент 3. Ответственность предусмотрена только при необнародовании информации вообще (об ответственности подробнее см. далее). Поэтому лучше обнародовать информацию о курсах, чем не обнародовать ее вообще.

Отчет: заполнение

Казалось бы, в Отчете всего несколько граф, поэтому проблем с его заполнением быть не должно. Но это только на первый взгляд. Поэтому далее рассмотрим наиболее распространенные вопросы по заполнению Отчета.

Если командировок не было Надо ли обнародовать Отчет, если в отчетном квартале не было командировок? Прямого ответа на вопрос законодательство не дает.

Но ответ можно найти в Инструкции пользователя (далее — Инструкция), размещенной администрацией портала Є-Data на официальном сайте: https://spending.gov.ua1.

Итак, если в отчетном квартале командировок не было, Отчет придется все же обнародовать, но с нулевыми показателями.

А если командировки в отчетном квартале были, то обратим внимание на такие моменты.

Количество командировок — за квартал Следующий вопрос таков: в Отчете информацию следует указывать по каждому кварталу отдельно или нарастающим итогом? Вопрос возник не из праздного любопытства, ведь в Законе № 183 ответа на него нет, сказано только: информацию обнародуют ежеквартально. Однако финансовую отчетность, например, обнародуют нарастающим итогом. Как же быть с Отчетом?

Ответ опять находим в Инструкции, где указано, что Отчет подается отдельно по кварталу без нарастающего итога. Итак, в Отчете за ІІ квартал 2018 года следует привести информацию по командировкам, состоявшимся в течение этого квартала.

Сумма командировок В абз. 8 п. 1 ч. 1 ст. 3 Закона № 183 сказано, что следует обнародовать информацию об общем объеме расходов на служебные командировки. Но как понимать «общий объем расходов»? Это должны быть расходы на оплату дней командировки + прочие расходы (оплата проезда, проживания и пр.) или только прочие расходы (оплата проезда, проживания и пр.)?

Ответим: исходя из сути Отчета в нем следует отражать информацию только по расходам, осуществленным по КЭКР 2250 «Расходы на командировку» (оплата проезда, проживания, суточные и пр). Сумму оплаты дней командировки в Отчете не отражают, поскольку они являются расходами на оплату труда, осуществляемыми по КЭКР 2111 «Заработная плата».

Создание портала Є-Data направлено на освещение информации об использовании публичных средств (не о планировании, а именно об использовании публичных средств). Поэтому на портале обнародуют суммы фактически понесенных расходов, в частности на командировку.

«Переходящие» командировки Часто бывает, что период командировки работника охватывает не один, а два календарных квартала, например, командировка началась 25 июня, а закончилась 2 июля.

Возникает вопрос, к какому Отчету относится такая командировка: к Отчету за ІІ квартал или к Отчету за ІІІ квартал? К сожалению, Закон № 183 не содержит ответа на этот вопрос, как ни содержит его и Инструкция. Поэтому давайте рассуждать сами.

Расходы за командировку возмещаются работнику на основании Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (форма утверждена приказом МФУ от 28.09.2015 г. № 841), который тот предоставляет в бухгалтерскую службу в течение 5 банковских дней после возвращения из командировки. Следовательно, все понесенные командировочные расходы будут известны по завершении такой командировки. Именно на основании Отчетов об использовании средств, выданных на командировку или под отчет,бухгалтерия определяет и вносит суммы расходов по командировкам в бухучет.

Следовательно, и вносить в Отчет информацию нужно в тот период, в котором она отражена в бухучете. Поэтому, если Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по командировке, которая началась 25 июня, а закончилась 2 июля, утвержден в июле, то такую командировку отражают в Отчете за ІІІ квартал 2018 года.

Где брать информацию? Забот у бухгалтеров обычно и так хватает, поэтому когда «на горизонте» возникают очередные обязанности, первая мысль — как упростить себе жизнь и сделать все максимально легко. Поэтому, с одной стороны, для формирования информации по командировкам можно было бы «завести» отдельный журнал или ведомость, в которой указывать каждое такое событие и общую сумму расходов на него. Но! С другой стороны, это дополнительная работа. Поэтому давайте рассуждать, где взять информацию для обнародования из существующих источников.

Вариант 1. Мемориальный ордер № 8 «Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами» (далее — м/о № 8)2.

Количество осуществленных командировок можно попробовать определить также по м/о № 8. Для этого посчитайте количество авансовых отчетов, которым соответствует КЭКР 2250.

Вариант 2. Аналитические счета к субсчету 2116. Можно предусмотреть такую аналитику: 2116/1 «Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами по командировке» и 2116/2 «Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами по средствам, выданным на хознужды». Тогда после составления оборотно-сальдовой ведомости по субсчету 2116/1 сразу будет видно сумму командировочных расходов.

Но количество командировок также придется считать по количеству авансовых отчетов за отчетный период в м/о № 8.

Ответственность

Как видим, несмотря на достаточно длительное время существования портала, до сих пор много вопросов остаются не урегулированными нормативно.

Поэтому напомним: административная ответственность предусмотрена только за необнародование информации вообще (ст. 2123 КоАП). В таком случае на виновных лиц налагается штраф в размере от 425 до 850 грн (за повторное в течение года совершение нарушения — от 1020,00 грн до 1360,00 грн или общественные работы на срок от 20 до 30 часов). За несвоевременное обнародование, обнародование недостоверной, неточной или неполной информации ответственности пока нет.

Подробнее об ответственности читайте в материале «Веб-портал “Е-Data” переведен в промышленную эксплуатацию: есть чего бояться?» // «Бухгалтерия: бюджет, № 37/2017, с. 25. Также подробную информацию об административной ответственности можно найти на самом портале по следующей ссылке: https://spending.gov.ua → Допомога → Інструкція користувача → Нормативно-правова база функціонування Порталу → Відповідальність.

НА ЗАМЕТКУ. Вы можете задать эти или любые другие вопросы о деятельности портала Є-Data его администраторам через форму обратной связи (форма обратной связи доступна по ссылке: https://spending.gov.ua → допомога) Также можно позвонить по номеру горячей линии (044) 206 69 99 (работает с 9.00 до 18.00) или отправить свой вопрос или обращение по электронному адресу: e-data@minfin.gov.ua.

 

Использованные документы

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.1984 г. № 8073-X.

Закон № 183 — Закон Украины «Об открытости использования публичных средств» от 11.02.2015 г. № 183-VIII.

Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.1998 г. № 59.

Инструкция № 333 — Инструкция по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденная приказом МФУ от 12.03.2012 г. № 333.