«БУХГАЛТЕРІЯ: БЮДЖЕТ»:
Планування закупівлі на суму, меншу ніж передбачено кошторисом установи: розглядаємо нюанси

Версия для печати

22 февраля, 2025

Тема: Закупівлі за державні кошти

Людмила Линник, консультант газети «Бухгалтерія: бюджет», юрист

Як формується річний план? Нагадаємо, що з 19.10.2022 в умовах воєнного стану для всіх категорій замовників, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі відповідно до Закону № 9221, встановлено обов’язок проводити закупівлі відповідно до Закону з урахуванням Особливостей № 11782 (п. 3 Особливостей № 1178).

Відповідно до п. 14 Особливостей № 1178 закупівля здійснюється замовником на підставі наявної потреби або в разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля включається до річного плану закупівель замовника відповідно до ст. 4 Закону № 922. Тобто річний план формується та оприлюднюється за вимогами Закону № 922. А це означає, що до нього включаються всі закупівлі замовника від 1 копійки і лише процедуру закупівлі слід зазначати згідно з Особливостями № 1178.

Відповідно до абз. 3 ч. 1 ст. 4 Закону № 922 закупівля здійснюється відповідно до річного плану. Планує закупівлі та формує річний план в електронній системі закупівель (далі — ЕЗС) уповноважена особа. Інформація, яка має міститися в річному плані, визначена ч. 2 ст. 4 Закону № 922. Предмет закупівлі визначається замовником відповідно до вимог Закону № 922 і Порядку № 7083. Річний план і зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в ЕСЗ протягом 5 р. дн. із дня затвердження річного плану і змін до нього.

Закупівля Отже, закупівля здійснюється замовником на підставі наявної потреби. Це передбачено і ст. 4 Закону № 922, і п. 14 Особливостей № 1178.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Назва річного плану загалом говорить сама за себе — річний. Це наводить на думку, що замовник має планувати закупівлі на рік. Тобто установа має річний бюджет (кошторис), у якому кошти розплановані на певні цілі, і з огляду на нього формує план закупівель на відповідний рік.

Пункт 6 Особливостей № 1178 забороняє замовнику ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури закупівлі — відкритих торгів/використання е-каталогу (у разі закупівлі товару).

Окремо п. 15 Особливостей № 1178 врегульовано таке: якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена. Замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими Особливостями. Тобто те, що раніше роз’яснювало Мінекономіки, зокрема, у листі від 03.09.2020 № 3304-04/54160-06, в Особливостях № 1178 закріплено на нормативному рівні.

Поняття додаткової потреби в Особливостях № 1178 не наведене. Основна ознака — замовник не міг передбачити її на момент здійснення закупівлі. Тож, як і раніше, слід дотримуватись рекомендацій Мінекономіки, наданих у листі від 03.09.2020 № 3304-04/54160-06 (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 35/2020, с. 11): планувати закупівлю максимально на рік, а додаткова потреба має бути дійсно непередбачуваною та обґрунтованою.

До обставин, що дають підстави вважати закупівлю новою, на думку Мінекономіки, належать:

• виділення додаткових коштів;
• перерозподіл коштів, зекономлених унаслідок проведення процедур закупівель;
• перерозподіл коштів, зекономлених у разі зміни ціни договору про закупівлю в бік зменшення;
• перерозподіл коштів, які було заплановано на закупівлю іншого (их) предмета (ів) закупівлі або фінансування інших видатків;
• скасування закупівлі або визнання її такою, що не відбулась / неукладення договору про закупівлю за результатами проведення закупівлі та необхідність здійснення нової закупівлі;
• розірвання договору про закупівлю та необхідність здійснення нової закупівлі;
• інші подібні випадки (а отже, перелік, зазначений у коментованому листі, не є вичерпним).

Однак з метою максимальної економії, ефективності й прозорості процесу закупівель бажано, щоб замовник затвердив річний план закупівель на початку року і в майбутньому дотримувався його. Однак це не догма. Головне — інформація про кожну заплановану закупівлю вноситься замовником перед проведенням відповідної закупівлі. Тобто внесення закупівлі в річний план завжди передує проведенню закупівлі. Надалі закупівля прив’язується до конкретного рядка плану. Без наявності такого відповідного рядка проведення закупівлі неможливе. Натомість завершення процедури навіть з іншим, ніж очікувалось, результатом не є підставою для зміни річного плану і приведення його до фактичних обставин.

Також Мінекономіки неодноразово наголошувало на тому, що наявність чи відсутність кошторису не стоїть на заваді для планування і початку закупівель (наприклад, див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 35/2020, с. 11), оскільки Законом № 922 не встановлено обов’язку замовника складати й затверджувати річний план закупівель на підставі кошторису (тимчасового кошторису).

І, як ми вже зазначили вище, відповідно до абз. 3 ч. 1 ст. 4 Закону № 922 і п. 14 Особливостей № 1178 закупівля здійснюється відповідно до річного плану. Отже, в кошторисі установи, на нашу думку, з тих чи інших причин сума може бути більша ніж у результаті в річному плані закупівель, адже кошторис загалом може містити такий собі резерв для позапланових випадків, бо знайти певну суму посеред року складніше, ніж запланувати заздалегідь.

Тож, повертаючись до запитання читача, можемо сказати, що здійснити закупівлю на 90 000,00 грн за кошторису, сума якого становить 170 000, 00 грн, можливо, якщо в річному плані передбачено саме цю суму.

Натомість якщо з кошторису не зняти лишки — 80 000, 00 грн, то в разі придбання за цим кодом ще чогось таку нову закупівлю доведеться ретельно обґрунтовувати й доводити, чому з початку року при наявному кошторисі закупівля не була запланована і проведена в повному обсязі.

Тож, повертаючись власне до «природи» річного плану, вкотре нагадаємо, що, хоч це й не передбачено прямо в нормативно-правових актах, розмір фінансування в кошторисі має максимально відповідати запланованим видаткам (закупівлям).