Переход с одной офисной программы на другую: документальное оформление и учет

Версия для печати

04 июля, 2018

Тема: Необоротные активы

Документальное оформление списания

Если субъект хозяйствования обнаружил, что компьютерную программу пора уже заменить, такое решение следует оформить соответствующим приказом. У практиков иногда возникает вопрос: на какую дату можно заменить компьютерную программу по ведению бухгалтерского учета? Эти вопросы предприятие решает исключительно по собственному усмотрению. С позиции удобства имеет смысл осуществлять замену (если позволяют обстоятельства) по состоянию на конец квартала или месяца. Так легче переносить остатки из одной программы в другую. При этом желательно, чтобы в старой программе были распечатаны все регистры перед перенесением и после переноса остатков. В новой программе также имеет смысл составить регистр, который фиксировал бы занесенные остатки.

Как правило, компьютерная программа относится к объектам нематериальных активов, применительно к которым решение о списании принимает специально созданная комиссия предприятия, назначенная приказом (распоряжением) собственника или уполномоченного органа (должностного лица), который осуществляет руководство предприятием (п. 3 Порядка № 7321).

Скажем, комиссия может прийти к выводу, что компьютерная программа, которую использует бухгалтер, морально устарела и не позволяет вести бухгалтерский учет надлежащим образом. На этом основании бухгалтерскую компьютерную программу можно списать с баланса.

В то же время следует учесть, что 100 % износ сам по себе не является основанием для ликвидации объекта нематериальных активов, что в свое время подтверждал и Минфин в письме от 21.07.2004 г. № 31-17310-01-29/13178.

Итак, вначале руководитель предприятия издает приказ о создании комиссии, которая принимает решение о списании необоротных активов, в том числе и нематериальных активов (компьютерной программы).

Созданная комиссия, среди прочего:

• проводит осмотр компьютерной программы, изучает документацию;
• устанавливает причины, на основании которых принимается решение о том, что компьютерная программа не будет приносить в дальнейшем экономические выгоды от ее использования;
• составляет и подписывает акты на списание компьютерной программы.

По результатам осмотра подлежащей списанию компьютерной программы комиссия оформляет протокол, в котором указывает всю необходимую информацию, касающуюся операции списания.

На основании этого протокола руководитель предприятия издает распоряжение (приказ) о выводе компьютерной программы из хозяйственного оборота. В этом приказе можно также указать сведения о вводе в хозяйственный оборот новой компьютерной программы, приобретенной взамен старой. И обязательно установить срок ее полезного использования, иначе программа не будет амортизироваться в учете (п. 25 П(С)БУ 8 «Нематериальные активы»).

Списание компьютерной программы комиссия оформляет Актом выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-3 «Акт вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів»), который составляют в двух экземплярах (п. 1.7 Методрекомендаций № 13272).

Оприходование новой программы

Документальное оформление Если приобретенная взамен старой новая компьютерная программа классифицируется как объект нематериальных активов, ее оприходование оформляют типовыми формами, утвержденными приказом № 7323.

В частности, составляют:

• форму № НА-1 «Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів»;
• форму № НА-2 «Інвентарна картка обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів».

Бухгалтерский учет С позиции учета также важно определить, к каким объектам относится компьютерная программа. В большинстве случаев компьютерные программы относятся к нематериальным активам.

В частности, если по условиям лицензионного договора субъект хозяйствования получает права конечного пользователя, он может отразить такой объект на субсчете 125 «Авторское право и смежные с ним права». В бухгалтерском учете на компьютерную программу начисляют амортизацию в течение срока полезного использования, который определяет само предприятие. Этот срок обычно указывают в приказе о вводе компьютерной программы в хозяйственный оборот.

НДС В части НДС следует учесть, что операции по поставке программной продукции временно, с 1 января 2013 года по 1 января 2023 года, освобождаются от обложения НДС (п. 261 подразд. 2 разд. XX НКУ). Поэтому НДС при приобретении компьютерных программ обычно не возникает.

Пример 1. ООО «Каскад» приобрело новую версию компьютерной программы «1С: Бухгалтерия» за 6600 грн (без НДС) на условиях лицензии конечного пользователя. Компьютерную программу предприятие планирует использовать в течение 5 лет, амортизация на него начисляется прямолинейным методом (ежемесячно в сумме 110 грн).

Учет этих операций покажем в табл. 1.

Таблица 1. Учет операций приобретения компьютерной программы (на условиях конечного пользователя)

НА ЗАМЕТКУ. В том случае, когда предприятие получает по договору именно экземпляр компьютерной программы, а не лицензию конечного пользователя, его тоже можно квалифицировать как объект нематериальных активов, но уже именно как компьютерную программу. Учет такой компьютерной программы ведут в том же порядке, который рассмотрен выше, с той лишь разницей, что ее отражают на субсчете 127 «Прочие нематериальные активы». На это обратил внимание Минфин в письме от 13.07.2009 г. № 31-34000-20-10/18896.

Списание компьютерной программы

Бухгалтерский учет После оприходования новой компьютерной программы и ввода ее в хозяйственный оборот, «старую» можно списать. Далее мы будем исходить из того, что компьютерная программа числилась в составе нематериальных активов.

Здесь следует обратить внимание на то, что перед ликвидацией действующего объекта нематериальных активов необходимо начислить амортизацию за текущий месяц. И только после этого можно определять остаточную стоимость такого объекта в целях списания его на расходы (п. 30 П(С)БУ 8 «Нематериальные активы»).

При ликвидации компьютерной программы ее остаточную стоимость включают в состав прочих расходов и отражают на субсчете 976 «Списание необоротных активов» (п. 35 П(С)БУ 8 «Нематериальные активы», п. 29 П(С)БУ 16 «Расходы»). Субсчет 976 можно использовать и для отражения расходов, связанных с начислением налоговых обязательств по НДС на операцию ликвидации.

НДС Согласно абз. «д» п.п. 14.1.191 НКУ ликвидация налогоплательщиком по собственному желанию необоротных активов, которые находятся у такого плательщика, считается поставкой. Однако в специальной норме п. 189.9 НКУ, которая регламентирует порядок налогообложения данных операций, говорится только о ликвидации основных производственных или непроизводственных средств. То есть отдельный порядок исчисления налоговых обязательств по операции ликвидации нематериальных активов в НКУ не указан.

Между тем налоговики предписывают начислять налоговые обязательства в этом случае на основании абз. «г» п. 198.5 НКУ ввиду того, что нематериальный актив не используется в хозяйственной деятельности (см. разъяснение в категории 101.04 ЗІР).

Однако налоговые обязательства по нормам п. 198.5 НКУ начисляются только в том случае, если необоротные активы (в т. ч. и нематериальные) приобретались с НДС. А компьютерные программы с недавних пор поставляются как раз без начисления НДС. Если вы приобретали программу без НДС, то и налоговые обязательства при их ликвидации начислять не нужно. Если вы приобретали компьютерную программу с НДС, то при ликвидации придется начислить НО исходя из балансовой (остаточной) стоимости такой программы по состоянию на начало отчетного (налогового) периода, в котором она ликвидирована (п. 189.1 НКУ).

Пример 2. ООО «Каскад» ликвидирует бухгалтерскую компьютерную программу устаревшей версии, первоначальная стоимость которой составляла 5000 грн, сумма начисленной амортизации — 4500 грн, ликвидационная стоимость — 0 грн. Компьютерная программа приобреталась по стоимости без НДС.

Как повлияют эти операции на учет, покажем в табл. 2.

Таблица 2. Учет операций ликвидации компьютерной программы

Как видим, учет операций замены компьютерной программы в целом несложен, так что можете спокойно модернизировать свои программы для процветания бизнеса.

Влада Карпова, к. э. н., консультант