Чи передбачено терміни повернення коштів підприємством працівнику, який витратив власні кошти на господарські потреби (послуги) або у відрядженні?

Відповідь на це запитання надали податківці в Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі.

Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження та строки подачі Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) встановлено нормами п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI (далі — ПКУ) та п. 19 розд. ІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148 (далі — Положення № 148).

Звіт складається та подається у строки, визначені п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями та від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (п.п. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 ПКУ).

У разі придбання працівником товарів для потреб підприємства, використання коштів (у тому числі власних) у відрядженні подається у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби Звіт за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (у редакції наказу МФУ від 09.05.2023 № 239), а також підтвердні документи, що засвідчують суму таких витрат.

Тобто відповідно до поданого Звіту суб’єкт господарювання повинен відшкодувати витрати, понесені працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні.

При цьому питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань належать до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником і врегульовані Цивільним кодексом України від 16.01.2003 № 435-IV. Зазначені питання не регулюються нормами ПКУ та Положення № 148 і не належать до компетенції контролюючих органів.