Версія для друку
Яна Ярошенко,
експерт газети «Зарплата та кадрова справа»
Держстату поставили декілька запитань: (1) чи можна внести виправлення до Особової картки працівника за формою № П-2, затвердженої наказом № 4951; (2) як бути, якщо працівник відмовляється поставити підпис в розділі IV «ПРИЗНАЧЕННЯ І ПЕРЕВЕДЕННЯ» цієї форми? Відомство предметно відповіло тільки на перше, а друге — переадресувало Мінсоцполітики. Радує, що головне трудове відомство вже теж визначилося з відповіддю. Так от...
від 25.12.2009 р. № 495/656.
Виправлення допустимі Щодо першого запитання фахівці Держстату зазначають, що форма Особової картки передбачає як можливість доповнення даних про працівника в додаткових рядках, так і їх виправлення на підставі відповідних документів. Тож якщо працівник змінив прізвище, місце проживання, паспортні дані, то нові дані можна внести в чинну Особову картку: заводити нову картку на нього не потрібно.
На жаль, відомство не дає конкретних рекомендацій, як саме слід вносити виправлення. Втім, без відповіді ми вас не залишимо. Згідно з п. 1 наказу № 495 Особова картка за формою № П-2 є формою первинної облікової документації. Отже, помилки в такому документі необхідно виправляти, як передбачено в пп. 4.2 та 4.4 спеціального Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом МФУ від 24.05.1995 р. № 88. Діємо коректурним способом: акуратно закреслюємо старий запис (однією лінією, щоб можна було прочитати виправлене) і над закресленим пишемо новий. Виправлення завіряємо написом «виправлено» та підтверджуємо підписом осіб, які підписали цей документ (працівника кадрової служби та самого працівника, якщо ці дані вносить він), із зазначенням дати виправлення.
У такий спосіб можна виправити дані:
- у реквізиті 1 розділу І — у разі зміни прізвища працівника;
- у реквізиті 11 розділу І — у разі зміни фактичного місця проживання працівника;
- у реквізиті 12 розділу І — у разі зміни місця прописки;
- у реквізитах розділу ІІ — якщо змінюються дані військового обліку щодо військовозобов’язаних та призовників.
Держстат зазначає: виправлення такого роду інформації не є порушенням ведення первинного обліку на підприємстві і не тягне за собою адміністративної відповідальності (тієї, до якої притягують органи Держстату2). Тож «закреслення» в Особовій картці, пов’язані з виправленням таких даних (коли це наслідок певних подій, підтверджений відповідними документами), дозволені й не штрафонебезпечні.
А що робити, якщо потрібно виправити інші дані, наприклад, у реквізитах 4, 5 і 10 розділу І, а також в розділах ІІІ, IV, V? Усе залежить від причин виправлення. Якщо ви актуалізуєте дані, то в Особовій картці для цього передбачені додаткові рядки. Тому «старі» дані не закреслюємо. Якщо ж виправлення пов’язане, наприклад, з опискою, то, вважаємо, виправлення вносять коректурним способом. Рекомендуємо вносити виправлення, щоб в Особовій картці були актуальні відомості про працівника.
Не ставить підпис — складаємо Акт Згідно з абз. 1 п. 2.5 Інструкції від 29.07.2003 р.
№ 58 з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в Особовій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).
Наявність такого підпису працівника в Особовій картці належить до питань, які раніше перевіряли державні інспектори з питань праці (це питання включене в Акт перевірки, затверджений наказом Мінсоцполітики від 02.07.2012 р. № 390; п. 1.1.11 переліку питань, що підлягають перевірці). З 16.05.2017 р. перелік питань, що перевіряються, обмежується тими, які пов’язані з підставою для інспектування (вичерпний перелік підстав названо в п. 5 Порядку № 2953). Тому відсутність підпису в розділі IV Особової картки може спричинити накладення штрафу перевіряючими з Держпраці тільки тоді, коли під час інспекції будуть, серед іншого, заглядати й до Особової картки. Але знову ж таки, якщо роботодавець виконає припис інспектора праці, тобто підпис в Особовій картці буде поставлено, то жодних штрафів не буде зважаючи на п. 28 Порядку № 295.
Але все ж залишається питання: а що робити, якщо працівник відмовляється ставити «ознайомлювальний» підпис? Як ми вже зазначили, Держстат «перевів стрілки» на Мінсоцполітики, переадресувавши запит. Профільне відомство відповіло:
ЦИТАТА. «<…>
Стосовно відмови працівника ознайомлюватись під розписку в особистій картці про призначення на роботу, переведення або звільнення повідомляємо, що чинним законодавством не передбачено нормативно-правового акта, який підтверджує дії працівника або відмову у їх вчиненні, не зафіксованих у письмовій формі.
Разом з тим, на нашу думку, з метою фіксації та підтвердження дій працівника посадовими особами підприємств, установ та організацій можливе складання акта в довільній формі».
(витяг з листа Мінсоцполітики від 12.12.2016 р. № 1648/0/101-16/284)
Отже, Мінсоцполітики радить: про відмову працівника ставити підпис в розділі IV Особової картки бажано скласти Акт (у довільній формі), при цьому відмітку в Особовій картці робити не потрібно. Такий Акт зберігайте в особовій справі працівника. Ну що ж, підказки є, відомствам спасибі.
Висловимо і свою думку щодо важливості наявності підпису працівника в розділі IV Особової картки. Усі призначення та переведення затверджуються наказами (розпорядженнями) керівника, з якими працівників окремо ознайомлюють під підпис. Тож якщо відсутній підпис в Особовій картці — не страшно, головне, щоб він був у наказі (розпорядженні). Якщо працівник відмовляється ознайомлюватися з наказом, не згоден з переведенням або призначенням, то під знаком питання законність такого переведення або призначення, адже тільки у виняткових випадках роботодавець може діяти в односторонньому порядку (наприклад, згідно з ч. 2 ст. 33 КпАП). Тому, на наш погляд, якщо відсутні спори з працівником та зафіксовано ознайомлення працівника з наказом, незаповнена графа з підписом у розділі IV Особової картки не повинна стати приводом для будь-яких покарань.
